Cada organização deve seguir seu próprio caminho rumo a um espaço de trabalho digital seguro, pois cada empresa tem seus próprios requisitos. No entanto, existem algumas diretrizes que as organizações devem considerar ao criar a estratégia de espaço de trabalho digital.

Primeiro, faça uma avaliação da superfície atual do seu espaço de trabalho digital. O objetivo deve incluir a determinação dos pontos fortes e fracos dos sistemas usados atualmente. Essa avaliação deve abranger toda a empresa e geralmente começa por uma pesquisa com os funcionários para entender as ferramentas em uso, sua opinião sobre o software atual, o que pode ser feito para melhorar o fluxo de trabalho e quais obstáculos eles enfrentam. O espaço de trabalho digital deve se concentrar em remover esses obstáculos e facilitar a realização das tarefas e a comunicação.

Após concluir a avaliação, é importante envolver os líderes das equipes de negócios e de TI em toda a organização para chegar a um acordo sobre uma meta comum e uma visão clara para sua adoção. Sem que todos trabalhem em prol de um objetivo claro e conciso, as chances de adesão por parte dos funcionários são poucas, especialmente daqueles que não entendem quais são os benefícios dessa transformação. Também é essencial que os executivos comuniquem seu apoio para que a adoção seja rápida e que os principais executivos trabalhem para garantir a adesão de todos os níveis nas organizações.

Como o espaço de trabalho digital concentra-se em melhorar a comunicação e a colaboração, esses também devem ser elementos essenciais da implementação de uma estratégia de espaço de trabalho digital. O gerenciamento do projeto deve seguir as próprias diretrizes e utilizar ferramentas de mensagens, intranet, wikis e mídia social corporativa para informar os funcionários sobre o status da implementação do espaço de trabalho digital. Todas essas comunicações devem estar disponíveis para os funcionários, independentemente de onde eles estejam ou de qual dispositivo estejam usando para acessar as comunicações corporativas. Também é muito importante que as comunicações com os funcionários sejam transparentes quanto ao processo e destaquem em que ponto da jornada rumo ao espaço de trabalho digital a organização está, quais problemas ou empecilhos foram descobertos e resolvidos e como todos na organização estão trabalhando juntos para atingir um objetivo comum.

Por fim, certifique-se de que haja treinamento adequado sobre o novo espaço de trabalho digital, tanto para os funcionários atuais quanto para os novos contratados. Uma mudança sempre é estressante, e muitos funcionários ficarão cautelosos quanto a um novo ambiente de trabalho, independentemente dos benefícios percebidos. Um programa de treinamento sólido que forneça as informações necessárias sobre as ferramentas, e por que elas foram escolhidas, pode ajudá-los a entender por que essas mudanças são tão importantes e deixá-los mais à vontade enquanto aprendem. O treinamento e a documentação resultante ajudarão a reduzir os receios dos funcionários atuais e aumentar a eficiência dos novos contratados desde o primeiro dia de trabalho.

Os espaços de trabalho digitais ajudam as organizações a criar relacionamentos sólidos e uma cultura forte, o que pode ajudar a aumentar a produtividade, melhorar o desempenho geral dos negócios e aumentar a fidelidade à empresa. As funções e responsabilidades dos funcionários são cercadas por essa nova experiência digital, colocando-os no centro da transformação corporativa.

As ferramentas de colaboração e comunicação em um espaço de trabalho digital melhoram muito a habilidade da gerência de ouvir os problemas dos funcionários em toda a organização e podem promover um relacionamento mais forte entre a gerência e os funcionários. Quando os funcionários acham que estão sendo ouvidos, eles ficam mais propensos a compartilhar informações que podem fazer a diferença com um único cliente ou em toda a organização.

Como a satisfação e o comprometimento dos funcionários são essenciais para o sucesso da organização, proporcionar a eles uma experiência superior beneficiará a todos na organização, do funcionário de tarefas básicas ao executivo.