O que é o espaço de trabalho digital?
O espaço de trabalho digital é o nome dado à versão moderna e virtual dos espaços de trabalho tradicionais. A experiência do espaço de trabalho digital oferece serviços personalizados e baseados em função, além dos dados, aplicativos e ferramentas de colaboração necessários para que os funcionários trabalhem em qualquer lugar e dispositivo, a qualquer momento. Para conseguir isso, o espaço de trabalho digital utiliza serviços de mobilidade e tecnologia digital para adaptar-se às atividades dos usuários e aumentar o comprometimento dos funcionários.
A empresa de pesquisa Gartner afirma: "O espaço de trabalho digital possibilita formas novas e mais eficazes de trabalho, aumenta o comprometimento e a agilidade dos funcionários e aproveita estilos e tecnologias orientados para o consumidor".
O termo "espaço de trabalho digital" foi lançado em 2009 por Paul Miller, fundador do Digital Workplace Group, para descrever o amplo ecossistema de tecnologias de espaço de trabalho. Uma estratégia de espaço de trabalho digital, como evolução natural dos espaços de trabalho em geral, inclui uma série de tecnologias e ferramentas para atingir as metas de negócios, inclusive:
- Ferramentas e aplicativos de comunicação
- Plataformas de colaboração e envolvimento social
- Sistemas de gerenciamento de conteúdo e conhecimento para compartilhamento interno e externo
- Ferramentas de armazenamento em nuvem para compartilhamento e armazenamento de documentosPlataformas de portal e intranet
- Arquivos de documentaçãoIntegração móvel e gerenciamento de dispositivos móveis
A transformação do espaço de trabalho digital deve ser adaptada aos requisitos exatos de cada organização e manter um forte foco na experiência geral do usuário ou do funcionário. A experiência do espaço de trabalho digital deve simplificar a comunicação e a colaboração, fornecendo um hub centralizado para que os funcionários acessem dados e executem funções de negócios, independentemente do local, do dispositivo utilizado ou da hora do dia.
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Quais são os benefícios de um espaço de trabalho digital?
- Maior colaboração e comunicação. Os aplicativos do espaço de trabalho digital incentivam e facilitam as comunicações lateralmente, entre os funcionários, e verticalmente, entre os funcionários e a gerência. Isso pode ajudar a promover ideias que, de outra forma, não seriam ouvidas. As ferramentas de mensagens permitem que os funcionários ajam rapidamente, e o feedback entre os funcionários pode melhorar sua motivação e sua satisfação.
- Melhorias no desempenho. Novas ferramentas digitais podem identificar indicadores-chave de desempenho, que podem ajudar a melhorar a experiência dos usuários externos e dos funcionários que usam ferramentas do espaço de trabalho digital.
- Maior flexibilidade. Os funcionários com ambientes e jornadas de trabalho flexíveis sentem-se mais satisfeitos com a experiência de trabalho, podem desfrutar de melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional e podem mudar de horário para realizar o trabalho quando estiverem mais preparados. Isso permite que os notívagos ou os madrugadores aproveitem ao máximo seu dia de trabalho.
- Ganhos de produtividade e eficiência. As ferramentas do espaço de trabalho digital permitem que os funcionários façam mais em menos tempo. Além disso, a facilidade de colaboração e comunicação geralmente incentiva os funcionários a colaborar em tempo real para realizar o trabalho, em vez de esperar por trocas de e-mails. Ferramentas fáceis e intuitivas para solicitações de TI simples, como redefinição de senha, também reduzem a sobrecarga da TI e liberam recursos técnicos para tarefas mais produtivas.
- Menores despesas operacionais. A substituição das viagens por reuniões e conferências virtuais com whiteboards interativos representa uma grande economia anual em passagens aéreas, hotel, refeições, aluguel de carros e afins. Além disso, a redução do número de funcionários nas instalações da empresa também se traduz em menores contas mensais relacionadas a imóveis, energia e refrigeração. Além disso, a opção por serviços gerenciados ou SaaS para plataformas de espaço de trabalho digital pode eliminar os servidores locais, o armazenamento e os recursos de TI necessários para operá-los.
- Aumento da receita. As pesquisas mostram que as organizações percebem um aumento significativo da receita com a adoção de uma estratégia de espaço de trabalho digital, impulsionada por custos reduzidos e maior produtividade.
- Aprimoramentos na experiência de usuário do funcionário. Funcionários comprometidos aproveitam perfis de redes sociais, diretórios, feeds de atividades e ferramentas de colaboração para comunicar-se e colaborar, criando um vínculo mais forte entre os funcionários e uma atmosfera de "família" para todos os funcionários, independentemente de onde estejam na hierarquia corporativa. Essa experiência de usuário aprimorada pode diminuir a rotatividade, o que melhora os resultados ao reduzir o tempo gasto com treinamento de novos funcionários ou retomada de habilidades perdidas.
- Aprimoramentos na experiência do cliente. Funcionários mais satisfeitos são melhores defensores da marca, e funcionários contentes com seu local de trabalho compartilharão esse entusiasmo com os clientes que encontrarem.
Por que precisamos do espaço de trabalho digital?
O trabalho não é mais realizado em um só lugar. A pandemia global catalisou uma mudança radical que começou com a introdução dos smartphones entre os executivos. Como os funcionários estão cada vez mais trabalhando em locais remotos, a necessidade de recriar um ambiente de trabalho que aumente o comprometimento dos funcionários e incentive a colaboração e a comunicação tornou-se evidente. Para alcançar esse dinamismo, as organizações estão adotando cada vez mais uma estratégia de espaço de trabalho digital seguro. Um bom espaço de trabalho digital mune os funcionários com tecnologias e ferramentas que podem reduzir os custos operacionais gerais, diminuindo a necessidade do oneroso espaço de escritório.
Como implementar o espaço de trabalho digital?
Cada organização deve seguir seu próprio caminho rumo a um espaço de trabalho digital seguro, pois cada empresa tem seus próprios requisitos. No entanto, existem algumas diretrizes que as organizações devem considerar ao criar a estratégia de espaço de trabalho digital.
Primeiro, faça uma avaliação da superfície atual do seu espaço de trabalho digital. O objetivo deve incluir a determinação dos pontos fortes e fracos dos sistemas usados atualmente. Essa avaliação deve abranger toda a empresa e geralmente começa por uma pesquisa com os funcionários para entender as ferramentas em uso, sua opinião sobre o software atual, o que pode ser feito para melhorar o fluxo de trabalho e quais obstáculos eles enfrentam. O espaço de trabalho digital deve se concentrar em remover esses obstáculos e facilitar a realização das tarefas e a comunicação.
Após concluir a avaliação, é importante envolver os líderes das equipes de negócios e de TI em toda a organização para chegar a um acordo sobre uma meta comum e uma visão clara para sua adoção. Sem que todos trabalhem em prol de um objetivo claro e conciso, as chances de adesão por parte dos funcionários são poucas, especialmente daqueles que não entendem quais são os benefícios dessa transformação. Também é essencial que os executivos comuniquem seu apoio para que a adoção seja rápida e que os principais executivos trabalhem para garantir a adesão de todos os níveis nas organizações.
Como o espaço de trabalho digital concentra-se em melhorar a comunicação e a colaboração, esses também devem ser elementos essenciais da implementação de uma estratégia de espaço de trabalho digital. O gerenciamento do projeto deve seguir as próprias diretrizes e utilizar ferramentas de mensagens, intranet, wikis e mídia social corporativa para informar os funcionários sobre o status da implementação do espaço de trabalho digital. Todas essas comunicações devem estar disponíveis para os funcionários, independentemente de onde eles estejam ou de qual dispositivo estejam usando para acessar as comunicações corporativas. Também é muito importante que as comunicações com os funcionários sejam transparentes quanto ao processo e destaquem em que ponto da jornada rumo ao espaço de trabalho digital a organização está, quais problemas ou empecilhos foram descobertos e resolvidos e como todos na organização estão trabalhando juntos para atingir um objetivo comum.
Por fim, certifique-se de que haja treinamento adequado sobre o novo espaço de trabalho digital, tanto para os funcionários atuais quanto para os novos contratados. Uma mudança sempre é estressante, e muitos funcionários ficarão cautelosos quanto a um novo ambiente de trabalho, independentemente dos benefícios percebidos. Um programa de treinamento sólido que forneça as informações necessárias sobre as ferramentas, e por que elas foram escolhidas, pode ajudá-los a entender por que essas mudanças são tão importantes e deixá-los mais à vontade enquanto aprendem. O treinamento e a documentação resultante ajudarão a reduzir os receios dos funcionários atuais e aumentar a eficiência dos novos contratados desde o primeiro dia de trabalho.
Como o espaço de trabalho digital afeta a experiência do funcionário?
Os espaços de trabalho digitais ajudam as organizações a criar relacionamentos sólidos e uma cultura forte, o que pode ajudar a aumentar a produtividade, melhorar o desempenho geral dos negócios e aumentar a fidelidade à empresa. As funções e responsabilidades dos funcionários são cercadas por essa nova experiência digital, colocando-os no centro da transformação corporativa.
As ferramentas de colaboração e comunicação em um espaço de trabalho digital melhoram muito a habilidade da gerência de ouvir os problemas dos funcionários em toda a organização e podem promover um relacionamento mais forte entre a gerência e os funcionários. Quando os funcionários acham que estão sendo ouvidos, eles ficam mais propensos a compartilhar informações que podem fazer a diferença com um único cliente ou em toda a organização.
Como a satisfação e o comprometimento dos funcionários são essenciais para o sucesso da organização, proporcionar a eles uma experiência superior beneficiará a todos na organização, do funcionário de tarefas básicas ao executivo.
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