Uma força de trabalho distribuída significa que os funcionários da empresa trabalham em vários locais, incluindo suas casas e escritórios satélite. Tradicionalmente conhecida como teletrabalho, a força de trabalho distribuída atual evoluiu rapidamente para ambientes mais colaborativos, em parte, impulsionada pela pandemia de COVID-19 e nutrida por uma nova geração de ferramentas de força de trabalho distribuída, como o Zoom. Uma força de trabalho colocalizada é o oposto de uma força de trabalho distribuída.

As empresas de força de trabalho distribuída podem empregar funcionários em escritórios tradicionais, vendedores móveis e executivos, aqueles que trabalham em um espaço de trabalho compartilhado, como Regus ou We Work. O que todos eles têm em comum é um grupo de ferramentas de software e conectividade que lhes permite trabalhar em projetos compartilhados, realizar virtualmente reuniões ad hoc, agendar chamadas em conferência e compartilhar facilmente os documentos e as pastas necessários para a conclusão de suas funções de trabalho.

Estas são algumas das muitas ferramentas de comunicação e colaboração utilizadas pelas forças de trabalho distribuídas:

• Ferramentas de teleconferência, como Zoom, Skype, Microsoft Teams e WebEx
• Salas de bate-papo, integradas nas ferramentas atuais ou em bate-papos independentes, como o FaceTime
• Compartilhamento de arquivos com base em nuvem, como Dropbox
• Whiteboard e software de compartilhamento de tela
• Telefonia tradicional

O ambiente atual forçou até mesmo as pequenas empresas a adotar uma força de trabalho distribuída, apesar da colocalização tradicional associada às pequenas empresas. Isso fez com que muitas organizações adotassem soluções de local de trabalho remoto pela primeira vez e impulsionou a demanda crescente por plataformas de colaboração e outras ferramentas de força de trabalho distribuídas.

O gerenciamento daforça de trabalho distribuída apresenta novos desafios. Manter os funcionários focados nas tarefas de negócios e manter a produtividade é fundamental para o sucesso contínuo de uma empresa.

A comunicação e a colaboração são essenciais para o gerenciamento. Devido à perda de interação presencial, cada equipe distribuída precisa de um conjunto sólido de ferramentas de reunião digital para manter os funcionários conectados e engajados, para que continuem sentindo que desempenham um papel importante na organização. Seja em uma chamada do Zoom, por meio de um canal do Slack ou compartilhando documentos do Google, essa colaboração e comunicação é a força vital de qualquer força de trabalho distribuída.

Igualmente importante é garantir que os funcionários estejam engajados e motivados para realizar seu trabalho. Trabalhar sozinho em casa pode ter um impacto psicológico sobre os funcionários. Portanto, o RH e a gerência devem se esforçar para interagir com todos os funcionários e incentivá-los a interagir uns com os outros por meio de bate-papos departamentais, boletins informativos e até mesmo competições, por exemplo, arrecadação de fundos para bancos de alimentos locais ou corridas virtuais.

Você não pode gerenciar o que não pode ver e, portanto, o monitoramento da produtividade dos funcionários traz desafios adicionais. Há muitas ferramentas disponíveis para monitorar o engajamento dos funcionários, monitorar o que está em suas telas e garantir que o trabalho esteja realmente sendo executado de acordo com os planos. Veja a seguir algumas dicas para melhorar o gerenciamento remoto.

1. Forneça as ferramentas certas para o sucesso dos funcionários
2. Comunique quaisquer alterações nas responsabilidades devido ao trabalho remoto
3. Estabeleça prazos, receba atualizações regulares sobre as tarefas e não microgerencie
4. Defina regras básicas sobre quando e como interagir por telefone, bate-papo, videoconferência, texto etc.
5. Gerencie! Comunique-se com os funcionários diariamente
6. Mantenha os calendários atualizados: informe aos funcionários quando você estiver disponível para conversar ou se reunir
7. Gere confiança. Estabeleça relacionamentos com cada funcionário por meio de reuniões individuais
8. Honestidade e transparência geram confiança
9. Reconheça e recompense indivíduos e equipes como se eles trabalhassem no mesmo local para manter a cultura da empresa
10. Ofereça oportunidades de treinamento e formação que levem ao crescimento do emprego

As empresas que adotam uma força de trabalho distribuída oferecem benefícios aos funcionários e à organização das seguintes maneiras:

• Espaço de escritório reduzido . Permite economizar em custos imobiliários e possibilita o dimensionamento contínuo à medida que os funcionários são integrados, já que não há dificuldade para encontrar espaço para eles.
• Maior produtividade. A pesquisa mostra que os funcionários que estão em casa trabalham mais tempo do que os funcionários colocalizados.
• Expansão das regiões de contratação. Se todos os funcionários estiverem trabalhando de casa, considere que essa casa poderá estar em qualquer lugar. Os recrutadores podem buscar talentos em uma área geográfica amplamente expandida para encontrar o talento certo

Estes são os benefícios para os funcionários:

• Horário flexível , proporcionando um maior equilíbrio entre vida profissional e pessoal, como preparar refeições para as crianças ou buscá-las na escola
• Elimine o tempo de deslocamento , economizando horas por semana, reduzindo o uso e desgaste dos veículos e reduzindo os custos com o deslocamento
• Aumento da produtividade pessoal , pois os funcionários motivados produzem mais com mais rapidez. Além disso, em um estudo recente, mais da metade dos funcionários disseram que ficam mais satisfeitos em fazer hora extra em um modelo de trabalho distribuído.