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什么是数字化工作空间?

数字化工作空间是传统工作空间的现代虚拟形式。数字化工作空间体验可提供基于角色的个性化服务,以及员工随时随地在任何设备上工作所需的数据、应用和协作工具。为了实现这一目标,数字化工作空间利用移动化服务和数字化技术来适应用户活动,以帮助提高员工参与度。

研究公司 Gartner 表示:“数字化工作空间实现了更有效的新工作方式,提高了员工参与度和敏捷性,并利用以消费者为导向的风格和技术。”

“数字化工作空间”一词是由 Digital Workplace Group 的创始人 Paul Miller 于 2009 年提出,用于描述广泛的工作空间技术生态系统。总体而言,数字化工作空间战略是工作空间的自然演变,它包括许多用于实现业务目标的技术和工具,其中一些包括:

  • 沟通工具和应用
  • 协作和社交互动平台
  • 用于内部和外部共享的内容和知识管理系统
  • 用于文档共享、存储内联网和门户平台的云存储工具
  • 文档归档移动集成和移动设备管理

数字化工作空间转型必须根据每个企业的具体要求进行量身定制,同时密切关注用户或员工的整体体验。数字化工作空间体验应简化通信和协作,同时为员工提供一个集中式中心以访问数据并执行业务功能,而不受位置、所用设备或时间的影响。

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数字化工作空间具有哪些优势?

  1. 加强协作和沟通。数字化工作空间应用鼓励并简化员工之间的横向沟通以及员工与管理层之间的纵向沟通。这有助于形成原本可能听不到的想法。消息传递工具使员工能够迅速采取行动,同时员工之间的反馈可以提高士气和员工满意度。

  2. 提升性能。新的数字化工具可以帮助确定关键绩效指标,从而帮助改善外部用户和使用数字化工作空间工具的员工的用户体验。

  3. 提高灵活性。拥有灵活的工作环境和工作时间的员工对自己的工作体验更满意,他们可以更好地平衡工作与生活,并且可以在准备最充分的时候安排工作。这让夜猫子或早起的人能够充分利用他们的工作日。

  4. 提升工作效率和效益。数字化工作空间工具使员工能够在更短的时间内完成更多的工作,而且协作和沟通的便捷性往往会鼓励员工进行实时协作以完成工作,而不是等待过去几天的电子邮件往来。用于处理简单 IT 请求(如密码重置)的简单易用的工具还可以减轻 IT 负担,从而腾出技术资源来执行更有成效的任务。

  5. 降低运维开销。虚拟会议使得无需再订购机票,交互式白板也取代了常规会议,这意味着每年可以在机票、酒店、餐饮、汽车租赁等方面节省大量资金。减少本地部署员工的数量也可以降低占地空间、电力和散热方面的每月费用。此外,为数字化工作空间平台选择代管服务或 SaaS 可以消除运行这些平台所需的本地部署服务器、存储和 IT 资源。

  6. 增加收入。研究表明,在降低成本和提高工作效率的推动下,企业通过采用数字化工作空间战略实现了收入将大幅增加。

  7. 改进员工使用体验。敬业的员工利用社交资料、目录、活动源和协作工具来进行沟通和协作,从而在员工之间建立更紧密的联系,并为所有员工(无论他们在公司中所处的等级)营造一种“家庭”氛围。这种改进的用户体验可以降低人员流动率,从而通过减少培训新员工或替换失去的技能所花费的时间来提高利润。

  8. 增强客户体验。更快乐的员工是更好的品牌拥护者,关心工作场所的员工会与他们遇到的客户分享这种热情。

我们为何需要数字化工作空间?

工作不再只是在一个地方进行。这场全球疫情让人们惊叹,随着管理层采用智能手机,这场巨变拉开帷幕。由于员工越来越多地在远程地点工作,重新创建一个能够吸引员工并鼓励协作和沟通的工作环境的需求变得日益显著。为了实现这种活力,企业越来越多地采用安全数字化工作空间战略。良好的数字化工作空间可为员工提供技术和工具,从而通过减少对昂贵办公空间的需求来帮助降低总体运维成本。

如何实施数字化工作空间?

每个企业都必须遵循自己的安全数字化工作空间路径,因为他们都有其独特的要求。但是,企业在制定数字化工作空间战略时应考虑一些指导原则。

首先,对您当前的数字化工作空间范围进行评估。目标应包括确定现有系统的优势和劣势。这项评估应该在整个企业范围内进行,并且通常从对员工进行问卷调查开始,以了解当前使用的工具,他们对当前软件的看法,可采取哪些措施来改善他们的工作流,以及阻碍他们前进的障碍。数字化工作空间应侧重于消除这些障碍,使他们的工作和沟通变得更加轻松。

完成评估后,务必让整个企业的业务和 IT 团队负责人就共同目标达成一致,并明确采用的愿景。如果不能做到每个人都朝着一个清晰简明的目标而努力,就很难在整个企业范围内获得员工的认可,尤其是不了解这种转型的好处的员工。高管层传达他们对快速采用的支持,以及高层管理人员努力确保获得企业所有层级的支持也至关重要。

此外,由于数字化工作空间专注于改善沟通和协作,这些也应该是部署数字化工作空间战略的关键要素。项目管理人员应践行他们的主张,并利用消息传递、内联网、Wiki 和企业社交媒体工具来告知员工数字化工作空间的部署状态。所有这些通信方式都应该可供员工使用,而无论他们身在何处,也无论他们使用什么设备访问企业通信。同样至关重要的是,与员工就流程进行非常透明的沟通,并强调企业在迈向数字化工作空间的道路上所处的阶段,已经发现和处理的些问题或障碍,以及每个人如何团结协作实现共同的目标。

最后,确保对现有员工和帮助新员工入职提供关于全新数字化工作空间的充分培训。变革总是充满压力,无论新的工作环境被认为有哪些好处,许多员工都会对其持怀疑态度。一个可靠的培训计划(提供对工具的必要见解以及选择这些工具的原因)可以帮助员工了解为什么这些变化如此重要,并帮助他们提高学习时的舒适度。培训以及由此产生的文档将有助于消除对现有员工的担忧,并帮助新员工从入职第一天起就变得更加高效。

数字化工作空间对员工体验有何影响?

数字化工作空间可以帮助企业建立更深层次的关系和强大的文化,这有助于提高工作效率、改善整体业务绩效并提高公司忠诚度。员工的工作职能被这种新型数字化体验所包围,使员工自身成为企业转型的核心。

数字化工作空间中的协作和沟通工具显著提高了管理层倾听整个企业内员工问题的能力,并且可以增强管理层和员工之间的关系。当员工认为自己得到倾听时,他们更有可能分享会对单个客户或整个企业产生影响的见解。

员工满意度和敬业度对于企业的成功至关重要,因此,提供卓越的员工体验将使企业中的每个人(从任务型员工到管理层)都能受益。

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