什么是分散办公?


企业雇用的员工在多个地点开展工作(包括家中和附属办事处)即为分散办公。分散办公过去称为远程办公,如今已快速发展为更具协作性的环境,这在一定程度上受到了新冠肺炎疫情的驱动,并由新一代分散办公工具(例如,Zoom)提供支持。集中办公与分散办公相反。

分散办公公司可以雇用在传统办公室工作的员工,移动销售人员和高管,以及在共享工作空间(如 Regus 或 We Work)中工作的员工。他们的共同点是,通过一组软件和连接工具来处理共享项目,以虚拟方式召开临时会议,安排电话会议,以及无缝共享完成其工作职能所需的文档和文件夹。

分散办公使用诸多通信和协作工具,其中包括:

  • 电话会议工具,如 Zoom、Skype、Microsoft Teams 和 WebEx
  • 聊天室 - 集成在当前工具中,或单独的聊天工具(如 FaceTime)
  • 云端文件共享,如 Dropbox
  • 白板和屏幕共享软件
  • 传统电话

尽管传统的集中办公与小型企业密切相关,但当前的环境甚至已迫使小型企业采用分散办公。这导致许多企业首次采用远程工作空间解决方案,并推动了对协作平台和其他分散办公工具的需求激增。

 

如何管理分散办公?

分散办公管理带来了新的挑战。让员工专注于业务任务并保持工作效率对于企业的持续成功至关重要。

管理的关键在于沟通和协作。由于无法再面对面互动,每个分散团队都需要一套可靠的数字化会议工具来让员工保持联系和参与,让他们继续感受到自己在企业中发挥着重要作用。无论是采用 Zoom 通话、Slack 频道还是 Google 文档共享,协作和沟通始终是任何分散办公的命脉。

同样重要的是,确保员工积极参与并具有完成工作的动力。独自在家办公会给员工带来心理上的影响,因此,人力资源和管理层必须努力与每位员工接洽,并鼓励他们通过部门聊天、时事通讯甚至竞赛(例如当地食品银行的筹款活动或虚拟趣味跑)来相互沟通交流。

您无法管理看不到的情况,因此,监控员工工作效率会带来额外的挑战。有许多工具可用于监控员工参与度,监控他们屏幕上的内容,以及确保按计划实际执行工作。这里列出了一些有助于改进远程管理的提示。

  1. 提供有助于员工取得成功的合适工具
  2. 传达因远程工作而导致的职责变更
  3. 设定期限并定期获取任务更新信息,不要进行微观管理
  4. 针对通过电话、聊天、视频会议、短信等方式进行互动的时间和方式设定基本规则
  5. 管理!每天与员工进行实际沟通
  6. 让日历保持最新状态 - 让员工知道您何时有空聊天或见面
  7. 建立信任。通过一对一会议与每位员工建立关系
  8. 真诚相待和保持透明有助于建立信任
  9. 与在同一地点工作一样,对个人和团队进行表彰和奖励,以保持公司文化
  10. 提供可促进就业增长的培训和教育机会

 

分散办公有哪些优势?

分散办公公司可在以下方面为员工和组织带来好处:

  • 降低办公空间要求,可以节省占地空间成本,并且可以随着员工加入而无缝扩展,因为无需费力为他们找到可用空间
  • 提高工作效率。研究表明,与集中办公的员工相比,在家办公的员工在工作中投入更多时间
  • 扩大招聘区域。每个员工都可以在家办公,而家可以在任何地方。招聘人员可以在更广阔的地域范围内寻找人才,以找到合适的员工

为员工带来的好处包括

  • 灵活的工作时间,有助于更好地平衡工作/生活,例如为孩子准备餐点或在学校接孩子
  • 消除通勤时间,从而降低每周工作时间、减少车辆磨损以及节省通勤费用
  • 提高个人工作效率,因为积极的员工能更快地完成更多的工作。 超过一半的员工在最近的一项研究中还表示,他们非常乐意加班工作,同时以分布式方式工作。

 

分散办公有哪些业务挑战?

网络安全给分散办公带来了巨大的风险。曾经在受信任的网络环境中使用公司提供的计算机和智能手机工作的员工现在几乎可以在任何地点工作,最好的情况是在配备 VPN 的家庭网络中利用办公设备,最坏的情况是在当地咖啡店中通过不安全的 Wi-Fi 连接使用员工拥有的智能手机或平板电脑。此外,丢失或被盗的设备可能包含能够访问企业资源的登录信息。公司应采用移动设备管理计划。

无法面对面交流可能会影响绩效和士气。大多数员工都喜欢同事的陪伴,无论是在会议室里一起工作,还是享受周五下午的活动,为成功的一周画上句号。此外,许多员工和经理认为面对面交流更加有效,而且非常怀念常规的面对面互动。沟通是克服这些挑战的关键,同样重要的还有提供合适的工具来进行同事间交流以及经理与员工之间的讨论。

由于业务、监管和法规问题频繁发生变化,需定期规划合规性培训。除了与人力资源相关的正常培训,还需讲解网络安全最佳实践,以及 PCI、HIPAA、GDPR 等政府法规,对此可结合利用微学习和传统培训课程,以满足不同成员的需求。

管理始终是一项挑战,而且分散办公本身可能适合对员工项目进行微观管理。但是,授予员工自主权并对按时完成任务的员工给予奖励,而不是每小时按时报到,这将提高员工和经理的信心。为员工提供工作和成长的空间,同时继续实施管理。

 

分散办公与“在家办公”有何不同?

分散办公是指多名员工在不同地点工作,可能是远程办公室、总部设施、家庭办公室或现场。该模式并不排除现场团队,而是表明员工位于多个地点,并非在同一屋檐下。

在家办公则意味着这一点;员工的主要工作场所是家庭办公室。在家办公的员工可以是位于同一地点的团队(通常在单一设施内工作)的成员,也可以是处于不同地理位置的员工团队的成员。

在家办公通常是指个人,而分散办公形式是一项涵盖多名或全部员工的企业级战略。

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