Was ist ein digitaler Arbeitsplatz?
Die virtuelle, moderne Version herkömmlicher Arbeitsplätze wird als digitaler Arbeitsplatz bezeichnet. Der digitale Arbeitsplatz bietet personalisierte, rollenbasierte Services sowie die erforderlichen Daten, Anwendungen und Collaboration-Tools, sodass Mitarbeiter jederzeit standort- sowie geräteunabhängig arbeiten können. Dazu nutzt er Mobilitätsservices und digitale Technologien, um sich an Anwenderaktivitäten anzupassen und so das Mitarbeiterengagement zu verbessern.
Laut dem Forschungsunternehmen Gartner unterstützen digitale Arbeitsplätze neue, effektivere Arbeitsmethoden, steigern sowohl Mitarbeiterengagement als auch -agilität und machen sich verbraucherorientierte Stile und Technologien zunutze.
Der Begriff „digitaler Arbeitsplatz“ wurde 2009 von Paul Miller, dem Gründer der Digital Workplace Group, eingeführt, um das große Ökosystem von Arbeitsplatztechnologien zu beschreiben. Eine Strategie für digitale Arbeitsplätze als natürliche Weiterentwicklung von Arbeitsplätzen im Allgemeinen umfasst eine Reihe von Technologien und Tools, mit denen bestimmte Business-Ziele erreicht werden sollen. Zu diesen Technologien und Tools gehören u. a.:
- Kommunikationstools und -anwendungen
- Plattformen für Zusammenarbeit und soziale Interaktion
- Content- und Wissensmanagementsysteme für interne und externe Freigaben
- Cloud-Storage-Tools für Dokumentfreigabe und -speicherung Intranet- und Portalplattformen
- Dokumentationsarchive Mobile Integration und Mobile Device Management
Unternehmen müssen die Transformation zum digitalen Arbeitsplatz genau auf ihre jeweiligen Anforderungen abstimmen und gleichzeitig die allgemeine Anwender- oder Mitarbeitererfahrung im Blick behalten. Digitale Arbeitsplätze sollen Kommunikation und Zusammenarbeit vereinfachen und Mitarbeitern einen zentralen Hub für den Zugriff auf Daten und die Ausführung von Business-Funktionen bieten – unabhängig von Standort, genutzten Geräten oder Tageszeit.
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Welche Vorteile bietet ein digitaler Arbeitsplatz?
- Verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation: Anwendungen für digitale Arbeitsplätze unterstützen und vereinfachen die laterale Kommunikation zwischen Mitarbeitern sowie die vertikale Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Management. Dies trägt dazu bei, Ideen zu fördern, die andernfalls nicht gehört worden wären. Dank Messaging-Tools können Mitarbeiter schnell agieren und gegenseitiges Feedback steigert die Arbeitsmoral und Mitarbeiterzufriedenheit.
- Performanceverbesserungen: Neue digitale Tools helfen dabei, Leistungskennzahlen zu ermitteln, die die Anwendererfahrung durch Tools für digitale Arbeitsplätze sowohl für externe Anwender als auch Angestellte verbessern.
- Mehr Flexibilität: Mitarbeiter mit flexiblen Arbeitsumgebungen und Arbeitsplänen sind zufriedener mit ihrer Arbeitserfahrung, haben eine bessere Work-Life-Balance und verschieben ihre Aufgaben auf den für sie günstigsten Zeitpunkt. So können Nachtmenschen oder Frühaufsteher ihre Arbeitstage bestmöglich gestalten.
- Höhere Produktivität und Effizienz: Dank Tools für digitale Arbeitsplätze erreichen Mitarbeiter mehr in kürzerer Zeit. Die unkomplizierte Zusammenarbeit und Kommunikation ermutigt sie oftmals dazu, gemeinsam in Echtzeit an ihren Aufgaben zu arbeiten, anstatt wie bislang per E-Mail zu kommunizieren. Anwenderfreundliche Tools für einfache IT-Anfragen wie das Zurücksetzen von Kennwörtern entlasten die IT außerdem, sodass technische Ressourcen für produktivere Aufgaben zur Verfügung stehen.
- Geringere Betriebskosten: Indem Sie Geschäftsreisen durch virtuelle Meetings und Konferenzen mit interaktiven Whiteboards ersetzen, erzielen Sie jährlich große Einsparungen bei Flügen, Hotels, Verpflegung, Mietwagen usw. Darüber hinaus führen weniger Mitarbeiter vor Ort zu niedrigeren monatlichen Immobilien-, Strom- und Kühlungskosten. Wenn Sie sich zudem bei Plattformen für digitale Arbeitsplätze für Managed Services oder SaaS entscheiden, benötigen Sie keine On-Premises-Server, Storage-Lösungen und IT-Ressourcen.
- Umsatzsteigerungen: Untersuchungen zeigen, dass Unternehmen durch die Einführung einer Strategie für digitale Arbeitsplätze einen drastischen Umsatzanstieg verzeichnen, der auf niedrigere Kosten und höhere Produktivität zurückzuführen ist.
- Verbesserte Mitarbeitererfahrungen: Engagierte Arbeitskräfte nutzen soziale Profile, Verzeichnisse, Aktivitätsfeeds und Collaboration-Tools, um zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Dadurch entsteht eine stärkere Bindung zwischen Mitarbeitern und eine „familiäre“ Atmosphäre für alle, unabhängig von ihrer Position in der Unternehmenshierarchie. Diese verbesserte Anwendererfahrung führt zu einer geringeren Fluktuationsrate und besseren Geschäftsergebnissen, da der Aufwand für das Schulen neuer Mitarbeiter oder das Ersetzen verloren gegangener Kenntnisse reduziert wird.
- Verbesserte Kundenerfahrungen: Zufriedenere Mitarbeiter sind bessere Markenbotschafter und Angestellte, denen ihr Arbeitsplatz am Herzen liegt, werden ihre Begeisterung mit Kunden teilen.
Warum benötige ich einen digitalen Arbeitsplatz?
Arbeitsplätze sind nicht mehr ortsgebunden. Die globale Pandemie hat den grundlegenden Wandel, der mit der Einführung von Smartphones in der Führungsetage begann, beschleunigt. Da Mitarbeiter zunehmend an Remote-Standorten arbeiten, ist es unerlässlich, neue Arbeitsumgebungen aufzubauen, die Arbeitskräfte einbeziehen und Zusammenarbeit sowie Kommunikation fördern. Um diese Dynamik zu erreichen, setzen Unternehmen zunehmend auf eine sichere Strategie für digitale Arbeitsplätze. Ein guter digitaler Arbeitsplatz stellt Mitarbeitern Technologien und Tools bereit, die den Bedarf an teuren Büroräumen reduzieren und somit die Gesamtbetriebskosten senken.
Wie wird ein digitaler Arbeitsplatz implementiert?
Unternehmen müssen ihren eigenen Weg zu einem sicheren digitalen Arbeitsplatz gehen, da sie alle individuelle Anforderungen aufweisen. Es gibt jedoch einige Richtlinien, die sie bei der Entwicklung ihrer Strategie für digitale Arbeitsplätze berücksichtigen sollten.
Führen Sie zunächst ein Assessment Ihrer aktuellen digitalen Arbeitsplatzumgebung durch. Ziel ist es u. a., Stärken und Schwächen bestehender Systeme zu bestimmen. Diese Evaluierung sollte unternehmensweit erfolgen und beginnt häufig mit einer Mitarbeiterumfrage, um die aktuell verwendeten Tools, Meinungen zur derzeitigen Software, Verbesserungsvorschläge für Workflows sowie etwaige Hindernisse zu erfassen. Digitale Arbeitsplätze müssen diese Hindernisse beseitigen und sowohl Aufgaben als auch Kommunikation deutlich vereinfachen.
Nach Abschluss des Assessments ist es wichtig, Business- und IT-Teamleiter aus dem gesamten Unternehmen einzubeziehen, um ein gemeinsames Ziel und eine klare Vision für die Umsetzung zu vereinbaren. Wenn nicht alle auf ein klares und prägnantes Ziel hinarbeiten, ist die Chance auf eine unternehmensweite Mitarbeiterakzeptanz gering – insbesondere bei denjenigen, die die Vorteile dieser Transformation nicht verstehen. Es ist auch wichtig, dass die Führungsebene ihre Unterstützung für eine schnelle Einführung kommuniziert und sicherstellt, dass die Entscheidung auf allen Unternehmensebenen mitgetragen wird.
Da digitale Arbeitsplätze darauf abzielen, Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern, sollten diese Elemente auch eine wesentliche Rolle bei der Einführung einer Strategie für digitale Arbeitsplätze spielen. Das Projektmanagement muss seinen Worten Taten folgen lassen und Mitarbeiter mithilfe von Messaging, Intranet, Wikis und unternehmensspezifischen Social-Media-Tools über den Status der Einführung digitaler Arbeitsplätze informieren. Mitarbeiter sollten unabhängig von Standort oder Gerät auf sämtliche Unternehmenskommunikation zugreifen können. Zudem ist es von entscheidender Bedeutung, die Kommunikation mit Mitarbeitern hinsichtlich des Prozesses sehr transparent zu gestalten und aufzuzeigen, wo sich das Unternehmen auf dem Weg zum digitalen Arbeitsplatz befindet, welche Probleme oder Hindernisse ermittelt und beseitigt wurden und wie alle zusammen auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.
Stellen Sie schließlich sicher, dass sowohl vorhandene Angestellte als auch neue Mitarbeiter angemessene Schulungen zum neuen digitalen Arbeitsplatz erhalten. Veränderungen sind immer mit Stress verbunden und viele Mitarbeiter werden einer neuen Arbeitsumgebung unabhängig von den jeweiligen Vorteilen misstrauisch gegenüberstehen. Ein solides Schulungsprogramm, das die notwendigen Informationen zu Tools und deren Auswahl enthält, hilft Mitarbeitern dabei, die Bedeutung dieser Änderungen nachzuvollziehen und den Lernprozess zu verbessern. Mit Schulungen und entsprechenden Dokumentationen werden die Befürchtungen vorhandener Arbeitskräfte abgebaut und neue Mitarbeiter können vom ersten Tag an effektiver arbeiten.
Wie wirkt sich ein digitaler Arbeitsplatz auf die Mitarbeitererfahrung aus?
Digitale Arbeitsplätze unterstützen Unternehmen dabei, engere Beziehungen und eine robuste Kultur aufzubauen, was zu mehr Produktivität, einer besseren allgemeinen Business-Performance und einer stärkeren Mitarbeiterbindung führt. Diese neue digitale Erfahrung erstreckt sich über sämtliche Aufgabenbereiche von Mitarbeitern und stellt sie in den Mittelpunkt der Enterprise-Transformation.
Durch Collaboration- und Kommunikationstools an digitalen Arbeitsplätzen kann das Management besser auf Probleme von Mitarbeitern aus dem gesamten Unternehmen eingehen und eine engere Bindung zu ihnen aufbauen. Wenn Angestellte das Gefühl haben, gehört zu werden, werden sie sich eher mitteilen und Informationen liefern, die bei einzelnen Kunden oder im ganzen Unternehmen den entscheidenden Unterschied machen.
Da Mitarbeiterzufriedenheit und -engagement so wichtig für den Unternehmenserfolg sind, kommen erstklassige Mitarbeitererfahrungen allen zugute – von Sachbearbeitern bis zu Führungskräften.
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