Was sind dezentrale Arbeitskräfte?


Man spricht von dezentralen Arbeitskräften, wenn ein Unternehmen Mitarbeiter einsetzt, die an mehreren Standorten, z.B. zu Hause und in Zweigstellen, arbeiten. Die dezentralen Mitarbeiter von heute, traditionell als Telearbeiter bezeichnet, sind rasch zu Umgebungen für bessere Zusammenarbeit übergegangen. Diese Entwicklung ist zum Teil auf die COVID-19-Pandemie zurückzuführen und wird von einer neuen Generation von Tools für dezentrales Arbeiten wie Zoom unterstützt. Das Gegenteil von dezentralem Arbeiten ist die Arbeit in einem zentralen Büro.

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Unternehmen, die sich für dezentrales Arbeiten entschieden haben, beschäftigen Mitarbeiter in herkömmlichen Büros, mobile Vertriebsmitarbeiter und Führungskräfte, die Coworking-Arbeitsumgebungen wie Regus oder We Work nutzen. Sie alle verwenden Software- und Konnektivitätstools, um gemeinsam an Projekten zu arbeiten, virtuelle Ad-hoc-Meetings abzuhalten, Telefonkonferenzen zu planen sowie Dokumente und Ordner im Rahmen ihrer Tätigkeit nahtlos freizugeben.

Einige der vielen Kommunikations- und Collaboration-Tools, die von dezentralen Arbeitskräften genutzt werden, sind:

  • Tools für Telekonferenzen wie Zoom, Skype, Microsoft Teams und WebEx,
  • Chat-Räume, entweder in aktuelle Tools integriert oder eigenständige Chat-Tools wie FaceTime,
  • Cloud-basierte Dateifreigabe wie Dropbox,
  • Software für Whiteboard- und Bildschirm-Sharing,
  • herkömmliche Telefonie.

Das derzeitige Umfeld hat selbst kleine Unternehmen gezwungen, das traditionelle Büro zu verlassen und auf dezentrales Arbeiten umzustellen. Dies führte in vielen Unternehmen zum erstmaligen Einsatz von Lösungen für Remote-Arbeitsplätze und ließ die Nachfrage nach Collaboration-Plattformen und anderen Tools für dezentrales Arbeiten sprunghaft ansteigen.

 

Wie sieht das Management dezentraler Arbeitskräfte aus?

Das Management dezentraler Arbeitskräfte bringt neue Herausforderungen mit sich. Die Konzentration der Mitarbeiter auf geschäftliche Aufgaben und die Aufrechterhaltung der Produktivität sind entscheidend für den dauerhaften Erfolg eines Unternehmens.

Entscheidend für ein erfolgreiches Management sind Kommunikation und Zusammenarbeit. Aufgrund der fehlenden persönlichen Interaktion benötigt jedes dezentrale Team solide Tools für digitale Meetings. Damit bleiben Mitarbeiter in Kontakt und eingebunden und haben auch weiterhin das Gefühl, eine wichtige Rolle im Unternehmen zu spielen. Ob Zoom-Anruf, Slack-Kanal oder die Freigabe von Google-Dokumenten – Zusammenarbeit und Kommunikation sind das A und O für dezentrales Arbeiten.

Ebenso wichtig sind engagierte und motivierte Mitarbeiter. Allein von zu Hause zu arbeiten, bleibt nicht ohne psychische Auswirkungen. Daher müssen Personalabteilung und Management den Kontakt zu jedem Mitarbeiter pflegen. Und sie müssen den Kontakt unter den Mitarbeitern über Chats, Newsletter oder sogar Wettbewerbe, z.B. Spendenaktionen für die Tafel oder virtuelle Volksläufe, anregen.

Sie können nicht verwalten, was Sie nicht sehen. Die Überwachung der Mitarbeiterproduktivität bringt daher zusätzliche Herausforderungen mit sich. Es gibt zahlreiche Tools, um Mitarbeiterengagement und Bildschirminhalte zu überwachen und auch sonst sicherzustellen, dass die Arbeit tatsächlich nach Plan erledigt wird. Mit diesen Tipps lässt sich das Remote-Management verbessern.

  1. Stellen Sie die richtigen Tools für den Erfolg Ihrer Mitarbeiter bereit.
  2. Kommunizieren Sie Änderungen in den Verantwortlichkeiten, die sich aus der Remote-Arbeit ergeben.
  3. Legen Sie Fristen fest und lassen Sie sich regelmäßig über den Fortschritt von Aufgaben informieren, ohne Mikromanagement zu betreiben.
  4. Legen Sie Grundregeln für die Interaktion per Telefon, Chat, Videokonferenz, Text usw. fest (wann und wie).
  5. Managen Sie! Kommunizieren Sie wirklich täglich mit Mitarbeitern.
  6. Halten Sie Ihre Kalender auf dem neuesten Stand. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter wissen, wann Sie für Chats oder Meetings zur Verfügung stehen.
  7. Schaffen Sie Vertrauen. Bauen Sie in Einzelgesprächen eine Beziehung zu jedem Mitarbeiter auf.
  8. Ehrlichkeit und Transparenz schaffen Vertrauen.
  9. Halten Sie die Unternehmenskultur aufrecht, indem Sie Mitarbeiter und Teams wertschätzen und belohnen, als ob sie am selben Ort arbeiteten.
  10. Stellen Sie Schulungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten bereit, die zu Stellenzuwachs führen können.

 

Welche Vorteile bietet dezentrales Arbeiten?

Dezentrales Arbeiten bringt Vorteile sowohl für Mitarbeiter als auch für Unternehmen mit sich:

  • Weniger benötigte Bürofläche, sodass Immobilienkosten eingespart werden. Neue Mitarbeiter können nahtlos hinzugefügt werden, da kein physischer Platz für sie gefunden werden muss.
  • Höhere Produktivität. Untersuchungen haben gezeigt, dass Mitarbeiter im Homeoffice mehr Zeit in die Arbeit investieren als Mitarbeiter, die im zentralen Büro arbeiten.
  • Erweitertes geografisches Einzugsgebiet. Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, können sich überall befinden. Personalbeschaffern steht ein wesentlich größeres geografisches Gebiet für die Suche nach den richtigen Fachkräften zur Verfügung.

Vorteile für Mitarbeiter:

  • Flexible Arbeitszeiten für eine bessere Work-Life-Balance, um z.B. die Kinder von der Schule abholen oder ihnen Mahlzeiten zubereiten zu können
  • Kein Pendeln, d.h. Zeit- und Geldersparnis und weniger Fahrzeugverschleiß
  • Höhere persönliche Produktivität, da motivierte Mitarbeiter schneller mehr erledigen. In einer aktuellen Studie gab außerdem mehr als die Hälfte der Mitarbeiter an, dass sie im Rahmen von dezentralem Arbeiten gerne bereit wären, Überstunden zu machen.

 

Die Herausforderungen des dezentralen Arbeitens

Dezentrales Arbeiten bedeutet ein großes Risiko für Cyber-Security. Mitarbeiter, die früher in einer vertrauenswürdigen Netzwerkumgebung auf firmeneigenen Computern und Smartphones gearbeitet haben, arbeiten heute praktisch an jedem Ort. Im Idealfall nutzen sie Bürogeräte in einem mit VPN ausgestatteten Heimnetzwerk, schlimmstenfalls ein persönliches Smartphone oder Tablet mit unsicherer WLAN-Verbindung im Café nebenan. Darüber hinaus können verloren gegangene oder gestohlene Geräte Anmeldeinformationen enthalten, über die der Zugriff auf Unternehmensressourcen möglich ist. Unternehmen sollten einen Plan für Mobile Device Management implementieren.

Der fehlende persönliche Kontakt kann sich negativ auf Performance und Moral auswirken. Die meisten Mitarbeiter genießen die Gesellschaft ihrer Kollegen, sei es in einem Konferenzraum oder bei einer Veranstaltung am Freitagnachmittag, um eine erfolgreiche Arbeitswoche ausklingen zu lassen. Außerdem können viele Mitarbeiter und Manager besser eine Beziehung von Angesicht zu Angesicht aufbauen und vermissen die regelmäßigen persönlichen Gespräche. Konnektivität ist der Schlüssel zur Bewältigung dieser Herausforderungen, ebenso wie die richtigen Tools für Interaktionen zwischen Kollegen und Gespräche zwischen Managern und Mitarbeitern.

Da häufige Änderungen bei Business, Governance und regulatorischen Vorgaben die Regel sind, sollten Sie regelmäßig Compliance-Schulungen einplanen. Neben normalen HR-Schulungen sollten auch Best Practices für Cyber-Security, behördliche Auflagen wie PCI, HIPAA, DSGVO usw. Berücksichtigung finden. Dabei empfiehlt sich eine Kombination aus Mikrolernen und herkömmlichen Schulungen, um die Anforderungen der verschiedenen Beteiligten zu erfüllen.

Management ist immer eine Herausforderung. Und dezentrales Arbeiten kann schnell zum Mikromanagement von Mitarbeiterprojekten verleiten. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern jedoch ein gewisses Maß an Autonomie zugestehen und sie für das Einhalten von Terminen belohnen, ohne akribisch die Einhaltung der Arbeitszeit zu überwachen, stärken Sie das Vertrauen von Mitarbeitern und Managern. Geben Sie Ihren Mitarbeitern Freiraum zum Arbeiten und für die persönliche Weiterentwicklung, während Sie sie gleichzeitig führen.

 

Inwiefern unterscheidet sich dezentrales Arbeiten vom „Arbeiten zu Hause“?

Dezentrales Arbeiten bedeutet, dass mehrere Mitarbeiter an verschiedenen Standorten arbeiten, z.B. an Remote-Standorten, in der Unternehmenszentrale, im Homeoffice oder im Außendienst. Es schließt nicht aus, dass Teams vor Ort arbeiten, sondern bedeutet vielmehr, dass sich Mitarbeiter an mehreren Standorten befinden und nicht unter einem Dach.

Arbeiten zu Hause heißt, dass Mitarbeiter hauptsächlich im Homeoffice arbeiten. Ein Mitarbeiter, der von zu Hause aus arbeitet, könnte Teil eines Teams sein, das in der Regel an einem einzigen Standort arbeitet. Ebenso kann er Mitglied einer geografisch verteilten Belegschaft sein.

Arbeiten zu Hause bezieht sich in der Regel auf eine einzelne Person, während dezentrales Arbeiten eine unternehmensweite Strategie ist, die viele oder alle Mitarbeiter umfasst.

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