Von dezentralen Arbeitskräften ist die Rede, wenn ein Unternehmen Mitarbeiter einsetzt, die an mehreren Standorten arbeiten, z.B. zu Hause und in Zweigstellen. Moderne dezentrale Arbeitskräfte werden traditionell als Telearbeiter bezeichnet und sind schnell zu kollaborativeren Umgebungen übergegangen. Diese Entwicklung ist zum Teil auf die COVID-19-Pandemie zurückzuführen und wird von einer neuen Generation von Tools für dezentrales Arbeiten (z.B. Zoom) unterstützt. Das Gegenteil von dezentralem Arbeiten ist die Arbeit in einem zentralen Büro.

Unternehmen, die sich für dezentrales Arbeiten entschieden haben, beschäftigen sowohl Mitarbeiter in herkömmlichen Büros als auch mobile Vertriebsmitarbeiter und Führungskräfte, die Co-Working-Spaces wie Regus oder We Work nutzen. Sie alle verwenden Software- und Konnektivitätstools, um gemeinsam an Projekten zu arbeiten, virtuelle Ad-hoc-Meetings abzuhalten, Telefonkonferenzen zu planen und Dokumente sowie Ordner im Zuge ihrer Tätigkeitsbereiche nahtlos untereinander auszutauschen.

Zu den Kommunikations- und Collaboration-Tools dezentraler Arbeitskräfte gehören u.a.:

• Tools für Telekonferenzen, z.B. Zoom, Skype, Microsoft Teams und WebEx
• Chaträume, entweder in aktuelle Tools integriert oder eigenständige Chattools, z.B. FaceTime
• Cloud-basierte Dateifreigabe, z.B. Dropbox
• Software für Whiteboard- und Bildschirmfreigabe
• Herkömmliche Telefonie

Die derzeitige Situation hat selbst kleine Unternehmen dazu gezwungen, herkömmliche Büros aufzugeben und auf dezentrales Arbeiten umzustellen. Viele Unternehmen haben dadurch erstmals Remote-Arbeitslösungen eingeführt, weshalb die Nachfrage nach Collaboration-Plattformen und anderen Tools für dezentrales Arbeiten sprunghaft anstieg.

Das Management dezentraler Arbeitskräfte bringt neue Herausforderungen mit sich. Die Konzentration von Mitarbeitern auf geschäftliche Aufgaben und die Aufrechterhaltung der Produktivität sind für den dauerhaften Erfolg eines Unternehmens ausschlaggebend.

Kommunikation und Zusammenarbeit sind der Schlüssel für ein erfolgreiches Management. Aufgrund der fehlenden persönlichen Interaktion benötigen dezentrale Teams zuverlässige Tools für digitale Meetings. Damit bleiben Mitarbeiter vernetzt und eingebunden und haben auch weiterhin das Gefühl, eine wichtige Rolle im Unternehmen zu spielen. Egal ob Zoom-Anruf, Slack-Kanal oder die Freigabe von Google-Dokumenten – Zusammenarbeit und Kommunikation sind das A und O für dezentrales Arbeiten.

Ebenso wichtig sind engagierte und motivierte Mitarbeiter. Allein von zu Hause aus zu arbeiten, bleibt unter Umständen nicht ohne psychische Auswirkungen. Daher müssen Personalabteilung und Management den Kontakt zu jedem Mitarbeiter pflegen. Darüber hinaus sollte der Kontakt unter Mitarbeitern über Chats, Newsletter oder sogar Wettbewerbe gefördert werden, z.B. Spendenaktionen für die Tafel oder virtuelle Volksläufe.

Sie können nicht verwalten, was Sie nicht sehen. Die Überwachung der Mitarbeiterproduktivität bringt daher zusätzliche Herausforderungen mit sich. Es gibt zahlreiche Tools, um Mitarbeiterengagement und Bildschirminhalte zu überwachen und im Wesentlichen sicherzustellen, dass Aufgaben planmäßig erledigt werden. Im Folgenden erhalten Sie einige Tipps für ein verbessertes Remote-Management.

1. Stellen Sie die richtigen Tools für den Erfolg Ihrer Mitarbeiter bereit.
2. Kommunizieren Sie Änderungen in Bezug auf Verantwortlichkeiten, die sich aus der Remote-Arbeit ergeben.
3. Legen Sie Fristen fest und lassen Sie sich regelmäßig über den Fortschritt von Aufgaben informieren, ohne Mikromanagement zu betreiben.
4. Definieren Sie Grundregeln für die Interaktion per Telefon, Chat, Videokonferenz, Text usw. (wann und wie).
5. Verwalten Sie! Kommunizieren Sie täglich mit Ihren Mitarbeitern.
6. Halten Sie Ihre Kalender auf dem neuesten Stand. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter wissen, wann Sie für Chats oder Meetings zur Verfügung stehen.
7. Schaffen Sie Vertrauen. Bauen Sie in Einzelgesprächen eine Beziehung zu Ihren Mitarbeitern auf.
8. Ehrlichkeit und Transparenz schaffen Vertrauen.
9. Pflegen Sie Ihre Unternehmenskultur, indem Sie Mitarbeiter und Teams so wertschätzen und belohnen, als ob sie am selben Ort arbeiteten.
10. Bieten Sie Schulungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten, die zu Stellenzuwachs führen können.

Dezentrales Arbeiten bringt Vorteile mit sich – sowohl für Mitarbeiter als auch Unternehmen:

• Weniger benötigte Bürofläche, sodass Immobilienkosten eingespart werden. Neue Mitarbeiter können nahtlos integriert werden, da kein physischer Arbeitsplatz für sie gefunden werden muss.
• Höhere Produktivität: Untersuchungen haben gezeigt, dass Mitarbeiter im Homeoffice mehr Zeit in ihre Arbeit investieren als Mitarbeiter, die in zentralen Büros arbeiten.
• Erweitertes geografisches Einzugsgebiet: Homeoffice-Mitarbeiter können sich überall befinden. Personalverantwortlichen steht dabei ein wesentlich größeres geografisches Gebiet für die Suche nach den richtigen Fachkräften zur Verfügung.

Vorteile für Mitarbeiter:

• Flexible Arbeitszeiten für eine bessere Work-Life-Balance, z.B. um die Kinder von der Schule abholen oder ihnen Mahlzeiten zubereiten zu können
• Kein Pendeln, d.h. Zeit- und Geldersparnis und weniger Fahrzeugverschleiß
• Höhere persönliche Produktivität, da motivierte Mitarbeiter mehr Aufgaben in kürzerer Zeit erledigen. In einer aktuellen Studie gab außerdem mehr als die Hälfte der Mitarbeiter an, dass sie im Zuge von dezentralem Arbeiten gerne bereit wären, Überstunden zu machen.