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¿Qué es la gestión de escritorios?

La gestión de escritorios es el proceso de gestionar sistemáticamente todos los ordenadores de una organización, incluidos los ordenadores de sobremesa, los portátiles, las tabletas y otros dispositivos informáticos de usuario final. La gestión de escritorios forma parte del campo más amplio de la gestión de sistemas, que incluye todos los sistemas y servicios de TI utilizados por una organización.

Las funciones de gestión de escritorios incluyen instalaciones, traslados, adiciones y cambios (IMAC); protección y corrección ante virus y correo no deseado; gestión de parches y funciones de soporte técnico tradicionales, como el restablecimiento de contraseñas y la gestión y el control de aplicaciones no autorizadas que se hayan instalado en dispositivos propiedad de la empresa.

Más allá de la gestión de dispositivos, la gestión de escritorios puede abarcar la gestión de identidades y accesos (IAM), la administración de servicios de inicio de sesión único, la distribución de aplicaciones y la gestión de cuentas de usuario. Las organizaciones modernas utilizan una solución de gestión de escritorios, ya sea administrada por personal interno o externalizada a una organización de soporte y mantenimiento de terceros.

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¿Cómo funciona la gestión de escritorios?

Las soluciones de gestión de escritorios empresariales varían de un proveedor a otro, pero la mayoría incluyen un conjunto uniforme de funciones básicas, como las siguientes:

Gestión de dispositivos o gestión de dispositivos móviles (MDM): incluye la gestión del ciclo de vida de los dispositivos de usuario final, los haya aprovisionado la organización o sean propiedad del empleado usados en el trabajo (BYOD). Esto incluye invariablemente una interfaz de gestión de escritorios que permite a un administrador de escritorios remotos retirar sistemas, acceder de forma remota a estos o borrarlos, así como mantener el inventario y el sistema operativo actualizado.

Gestión de aplicaciones o gestión de aplicaciones móviles (MAM): una herramienta basada en políticas que controla la ubicación de las aplicaciones en las listas de elementos permitidos y no permitidos, y que puede hacer que las aplicaciones autorizadas estén disponibles para que los usuarios las descarguen desde una tienda de aplicaciones empresariales.

Gestión de identidades y accesos (IAM): garantiza que solo los usuarios, dispositivos y aplicaciones autorizados tengan acceso a los recursos corporativos, incluidos los programas y los datos. La IAM se vincula con el inicio de sesión único (SSO), la autenticación y la gestión de certificados, y puede utilizar herramientas de inteligencia artificial que calculan el riesgo de un usuario en particular en función de su comportamiento (por ejemplo, si un empleado del almacén intenta acceder a archivos del departamento de Recursos Humanos que normalmente no necesita para desempeñar su trabajo).

Incautación: separación de las aplicaciones empresariales y las personales en los dispositivos (normalmente en teléfonos) mediante el uso de aplicaciones protegidas con contraseña para evitar la filtración o el robo de datos confidenciales.

Control de contenido: mediante el uso de políticas aplicadas a documentos y otro contenido con el objetivo de respaldar la seguridad y la auditoría de cualquier información confidencial o patentada. Esto puede incluir la creación y gestión de un catálogo de documentos empresariales para conceder acceso a los usuarios autorizados.

Las principales funciones de las soluciones de gestión de escritorios se pueden resumir de la siguiente manera:

  • Aprovisionamiento
  • Auditoría, generación de informes y seguimiento
  • Prevención de robos y pérdidas
  • Compatibilidad con dispositivos
  • Compatibilidad con software
  • Soporte de TI para usuarios remotos

Las soluciones de gestión de escritorios suelen requerir la instalación de algún tipo de interfaz de gestión de escritorios en los dispositivos gestionados.

¿Qué es la gestión de escritorios remotos?

El entorno empresarial actual incluye cada vez más a los teletrabajadores, ya sea por la pandemia o por otros motivos corporativos. Esto acrecienta la importancia de la gestión de los escritorios remotos, ya que los empleados ágiles dependen de la disponibilidad del acceso a herramientas de colaboración y comunicación que abarcan desde teléfonos móviles hasta tabletas y portátiles.
 
Las herramientas de gestión de escritorios remotos realizan funciones esenciales de gestión de escritorios para los usuarios remotos, como el mantenimiento de máquinas remotas, la protección frente a virus y programas de secuestro o funciones de visibilidad de los dispositivos conectados a la red corporativa (ya sean dispositivos de la empresa o BYOD). También garantizan que los parches para los sistemas operativos y las aplicaciones del usuario se distribuyan e instalen de manera oportuna.

¿Por qué es importante la gestión de escritorios?

A medida que aumenta el número de usuarios (y el número de dispositivos por usuario), la necesidad de gestionar, proteger y dar soporte a un número cada vez mayor de dispositivos gana cada vez más importancia. Ahora que los dispositivos BYOD son cada vez más numerosos, las organizaciones deben protegerse de las amenazas involuntarias, así como asegurarse de que se distribuyen e instalan los parches y de que solo los dispositivos y los usuarios autorizados tienen acceso a los recursos corporativos.

¿Cuáles son las ventajas de la gestión de escritorios?

  1. Productividad: al automatizar las funciones clave de mantenimiento y garantizar de forma proactiva el funcionamiento adecuado de los dispositivos de la red corporativa, el software de gestión de escritorios libera valiosos recursos de TI para que puedan centrarse en actividades que generen ingresos en lugar de en batallar con los dispositivos de los usuarios y los problemas de configuración.
  2. Mejoras en la seguridad: la aplicación de prácticas recomendadas de seguridad en toda la empresa ayuda a garantizar que los dispositivos no se conviertan en puntos de robo de datos y que los programas de secuestro se mantengan a raya.
  3. Colaboración: los empleados cada vez más dispersos exigen mejores herramientas de colaboración y comunicación, especialmente en el caso de los usuarios que trabajan en equipo. La capacidad para compartir información, archivos y recursos en tiempo real se ve reforzada por el software de gestión de escritorios remotos, que se integra con los servicios de directorio corporativo para permitir el uso compartido y seguro de información, así como una conectividad también segura para personas y grupos.
  4. Inicio de sesión único (SSO): la integración del almacenamiento de contraseñas, el cifrado y el SSO mitigan los principales problemas de los usuarios y reducen drásticamente las llamadas al servicio de soporte técnico.
  5. Acceso basado en funciones: crear y gestionar cuentas con privilegios ayuda a garantizar que cada usuario tenga todos los derechos que necesita (y nada más que esos) para desempeñar su trabajo.
  6. Acceso centralizado a la información y las credenciales.
  7. Ahorro de costes: el incremento de la productividad y la automatización de las tareas rutinarias libera valiosos fondos para destinarlos a proyectos más creativos y mejora la imagen del departamento de TI en toda la organización.

¿Qué es una interfaz de gestión de escritorios?

La interfaz de gestión de escritorios (DMI) es un marco de trabajo estándar y aceptado en todo el sector que se utiliza para la gestión, el mantenimiento, el inventario y el seguimiento de los componentes de hardware y software. Presenta una única consola y opera desde ubicaciones centralizadas. El estándar Common Information Model (CIM) es fruto del grupo Desktop Management Task Force (DMTF), cuyo objetivo es automatizar la gestión de sistemas. La DMI es verdaderamente importante en los entornos de red o remotos en los que se gestionan muchos ordenadores.

 

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