Cada organización debe seguir su propio camino hacia un espacio de trabajo digital seguro, ya que cada empresa tiene unos requisitos únicos. Sin embargo, existen algunas directrices que las organizaciones deben tener en cuenta a la hora de crear su estrategia de espacio de trabajo digital.

En primer lugar, deben evaluar los componentes de su espacio de trabajo digital actual. El objetivo debe incluir determinar los puntos fuertes y débiles de los sistemas implementados en ese momento. Esta evaluación debe abarcar toda la empresa y, a menudo, comienza con una encuesta a los empleados para comprender las herramientas que se utilizan actualmente, lo que opinan sobre el software actual y lo que se puede hacer para mejorar el flujo de sus trabajos, y los obstáculos que se interponen en su camino. El espacio de trabajo digital debe centrarse en eliminar esos obstáculos y facilitarles el trabajo (y las comunicaciones) lo máximo posible.

Una vez completada la evaluación, es importante involucrar a los responsables de los equipos de TI y de la empresa en toda la organización para que se pongan de acuerdo sobre un objetivo común y una visión clara para adoptarlo. Si no colaboran todos juntos para lograr un objetivo claro y conciso, es muy poco probable que los empleados de toda la empresa lo apoyen, en especial aquellos que no entiendan las ventajas de esa transformación. También es fundamental que los directivos comuniquen su apoyo para que haya una adopción rápida, y que los directivos de más alto rango colaboren para garantizar la aceptación en todos los niveles de la organización.

Además, dado que los espacios de trabajo digitales se centran en mejorar las comunicaciones y la colaboración, estos dos aspectos también deberían ser elementos esenciales de la implementación de una estrategia de espacio de trabajo digital. Los responsables de la gestión del proyecto deben predicar con el ejemplo y utilizar las herramientas de mensajería, intranet, guías y redes sociales empresariales para informar a los empleados sobre el estado de la implementación del espacio de trabajo digital. Todas estas comunicaciones deben estar disponibles para los empleados, independientemente de dónde se encuentren o del dispositivo que utilicen para acceder a las comunicaciones corporativas. También es de vital importancia que las comunicaciones con los empleados sean muy transparentes sobre el proceso y destaquen en qué punto se encuentra la organización en la transición hacia un espacio de trabajo digital, qué problemas o inconvenientes se han detectado y abordado, y cómo colaboran todos para lograr un objetivo común.

Por último, asegúrese de que haya una formación adecuada sobre el nuevo espacio de trabajo digital, tanto para los empleados existentes como para ayudar a incorporar nuevos empleados. Los cambios siempre son estresantes, y muchos empleados recelarán de un nuevo entorno de trabajo, sean cuales sean las ventajas que se perciban. Un programa de formación sólido que proporcione la información necesaria sobre las herramientas, y por qué se han elegido, puede ayudar a los empleados a comprender por qué son tan importantes esos cambios y sentirse más cómodos mientras aprenden. La formación, y la documentación resultante, ayudarán a compensar los temores de los empleados existentes y ayudarán a los nuevos a ser más eficaces desde el primer día de trabajo.

Los espacios de trabajo digitales ayudan a las organizaciones a establecer relaciones más estrechas y una cultura sólida. A su vez, estos aspectos pueden ayudar a incrementar la productividad, mejorar el rendimiento empresarial general y aumentar la fidelidad hacia la empresa. Las funciones de los empleados están rodeadas de esta nueva experiencia digital, lo que les sitúa en el centro de la transformación empresarial.

Las herramientas de colaboración y comunicación en un espacio de trabajo digital mejoran en gran medida la capacidad de los directivos de escuchar los problemas de los empleados de toda la organización y pueden fomentar una relación más estrecha entre directivos y empleados. Cuando los empleados creen que se les escucha, es más probable que compartan información que pueda marcar la diferencia con un solo cliente o en toda la organización.

Dado que la satisfacción y la implicación de los empleados son tan esenciales para el éxito de la organización, ofrecer una experiencia superior a los empleados beneficia a todos los miembros de la organización, desde el trabajador de tareas específicas hasta el directivo.