¿Qué es un espacio de trabajo digital?
Un espacio de trabajo digital es el nombre que se le da a la versión moderna y virtual de los lugares de trabajo tradicionales. La experiencia del espacio de trabajo digital proporciona servicios personalizados y basados en funciones, así como los datos, las herramientas de colaboración y las aplicaciones que necesitan los empleados para trabajar desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo y en cualquier momento. Para lograrlo, los espacios de trabajo digitales utilizan servicios de movilidad y tecnología digital para adaptarse a las actividades de los usuarios y ayudar a aumentar la implicación de los empleados.
Según la empresa de investigación Gartner: «El espacio de trabajo digital hace posibles nuevas formas de trabajar más eficaces; aumenta la implicación y la agilidad de los empleados, y aprovecha los estilos y tecnologías orientados al consumidor».
El término «área de trabajo digital» lo introdujo en 2009 Paul Miller, fundador de Digital Workplace Group, para describir el amplio ecosistema de las tecnologías para el espacio de trabajo. Una estrategia de espacio de trabajo digital, considerada una evolución natural de los espacios de trabajo en general, incluye una serie de tecnologías y herramientas para lograr los objetivos empresariales. Estas son algunas de ellas:
- Aplicaciones y herramientas de comunicación
- Plataformas de interacción social y colaboración
- Sistemas de gestión de contenidos y conocimientos para uso compartido interno y externo
- Herramientas de almacenamiento en la nube para compartir y almacenar documentos Plataformas de intranet y para portales
- Archivos de documentación Integración móvil y gestión de dispositivos móviles
La transformación del espacio de trabajo digital debe adaptarse a los requisitos exactos de cada organización y, al mismo tiempo, centrarse en la experiencia general del usuario o el empleado. La experiencia del espacio de trabajo digital debe simplificar las comunicaciones y la colaboración, así como proporcionar una única ubicación centralizada para que los empleados accedan a los datos y ejecuten funciones empresariales, independientemente de la ubicación, el dispositivo utilizado o la hora del día.
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¿Cuáles son las ventajas de un espacio de trabajo digital?
- Aumento de las comunicaciones y mayor colaboración. Las aplicaciones del espacio de trabajo digital fomentan y facilitan las comunicaciones laterales, entre los empleados, y verticales, entre los empleados y los directivos. Esta capacidad puede ayudar a promover ideas que, de otro modo, habrían pasado desapercibidas. Las herramientas de mensajería permiten a los empleados actuar con rapidez, y las opiniones que comparten pueden mejorar su ánimo y su satisfacción.
- Mejoras en el rendimiento. Las nuevas herramientas digitales pueden ayudar a identificar indicadores clave de rendimiento que, a su vez, pueden ayudar a mejorar la experiencia de usuario, tanto en el caso de los usuarios externos como en el de los empleados que utilizan herramientas del espacio de trabajo digital.
- Mayor flexibilidad. Los empleados con entornos y horarios de trabajo flexibles están más satisfechos con su experiencia laboral, pueden conciliar mejor la vida laboral y la familiar, y pueden cambiar el horario para trabajar cuando están más preparados. De este modo, los empleados trasnochadores o los madrugadores pueden sacar el máximo partido a sus jornadas laborables.
- Mejoras en cuanto a productividad y eficiencia. Las herramientas del espacio de trabajo digital permiten a los empleados completar más tareas en menos tiempo, y la facilidad para colaborar y comunicarse a menudo anima a los trabajadores a colaborar en tiempo real para realizar su trabajo en lugar de hacerlo mediante lentas cadenas de correos electrónicos como ocurría anteriormente. Al disponer de herramientas fáciles de usar para tareas sencillas de TI, como restablecer las contraseñas, también se reduce la carga del equipo de TI, de modo que algunos recursos tecnológicos quedan libres para tareas más productivas.
- Reducción de los gastos operativos. Sustituir el gasto en vuelos por reuniones y conferencias virtuales con pizarras interactivas se traduce en grandes ahorros anuales en tarifas aéreas, hoteles, dietas, alquiler de coches, etc. Además, reducir el número de empleados en las instalaciones también se traduce en unas facturas mensuales inferiores por alquileres de inmuebles, electricidad y aire acondicionado. Asimismo, optar por los servicios gestionados o el software como servicio (SaaS) para las plataformas de espacio de trabajo digital puede eliminar los servidores, el almacenamiento y los recursos de TI locales que son necesarios para utilizarlas.
- Incrementos de los ingresos. Los estudios muestran que las organizaciones experimentan un aumento drástico en los ingresos al adoptar una estrategia de espacio de trabajo digital. Un aumento que viene impulsado por la reducción de costes y el aumento de la productividad.
- Mejoras en la experiencia de usuario de los empleados. Los empleados comprometidos aprovechan los perfiles sociales, los directorios, los canales de actividades y las herramientas de colaboración para comunicarse y colaborar, lo que crea un vínculo más estrecho entre ellos y una atmósfera de «familia» para todos los trabajadores, independientemente de su posición en la jerarquía corporativa. Esta experiencia de usuario mejorada puede dar lugar a una menor tasa de rotación, lo que mejora los resultados al reducir el tiempo dedicado a formar nuevos empleados o reemplazar los conocimientos perdidos.
- Mejoras de la experiencia del cliente. Contar con empleados más contentos equivale a contar con mejores defensores de la marca, y los empleados que se preocupan por su espacio de trabajo compartirán ese entusiasmo con los clientes que se crucen en su camino.
¿Por qué necesitamos el espacio de trabajo digital?
Ya no trabajamos en un solo sitio. La pandemia mundial ha culminado el cambio radical que comenzó con la introducción de los teléfonos móviles en el despacho de dirección. Puesto que los empleados trabajan cada vez más desde ubicaciones remotas, se ha hecho patente la necesidad de recrear un entorno de trabajo que atraiga a los empleados y fomente la colaboración y las comunicaciones. Para lograr esa vitalidad, cada vez más organizaciones adoptan una estrategia segura de espacio de trabajo digital. Un buen espacio de trabajo digital proporciona a los empleados tecnología y herramientas que pueden ayudar a reducir los costes operativos generales al reducir la necesidad de contar con una costosa oficina.
¿Cómo se implementa un espacio de trabajo digital?
Cada organización debe seguir su propio camino hacia un espacio de trabajo digital seguro, ya que cada empresa tiene unos requisitos únicos. Sin embargo, existen algunas directrices que las organizaciones deben tener en cuenta a la hora de crear su estrategia de espacio de trabajo digital.
En primer lugar, deben evaluar los componentes de su espacio de trabajo digital actual. El objetivo debe incluir determinar los puntos fuertes y débiles de los sistemas implementados en ese momento. Esta evaluación debe abarcar toda la empresa y, a menudo, comienza con una encuesta a los empleados para comprender las herramientas que se utilizan actualmente, lo que opinan sobre el software actual y lo que se puede hacer para mejorar el flujo de sus trabajos, y los obstáculos que se interponen en su camino. El espacio de trabajo digital debe centrarse en eliminar esos obstáculos y facilitarles el trabajo (y las comunicaciones) lo máximo posible.
Una vez completada la evaluación, es importante involucrar a los responsables de los equipos de TI y de la empresa en toda la organización para que se pongan de acuerdo sobre un objetivo común y una visión clara para adoptarlo. Si no colaboran todos juntos para lograr un objetivo claro y conciso, es muy poco probable que los empleados de toda la empresa lo apoyen, en especial aquellos que no entiendan las ventajas de esa transformación. También es fundamental que los directivos comuniquen su apoyo para que haya una adopción rápida, y que los directivos de más alto rango colaboren para garantizar la aceptación en todos los niveles de la organización.
Además, dado que los espacios de trabajo digitales se centran en mejorar las comunicaciones y la colaboración, estos dos aspectos también deberían ser elementos esenciales de la implementación de una estrategia de espacio de trabajo digital. Los responsables de la gestión del proyecto deben predicar con el ejemplo y utilizar las herramientas de mensajería, intranet, guías y redes sociales empresariales para informar a los empleados sobre el estado de la implementación del espacio de trabajo digital. Todas estas comunicaciones deben estar disponibles para los empleados, independientemente de dónde se encuentren o del dispositivo que utilicen para acceder a las comunicaciones corporativas. También es de vital importancia que las comunicaciones con los empleados sean muy transparentes sobre el proceso y destaquen en qué punto se encuentra la organización en la transición hacia un espacio de trabajo digital, qué problemas o inconvenientes se han detectado y abordado, y cómo colaboran todos para lograr un objetivo común.
Por último, asegúrese de que haya una formación adecuada sobre el nuevo espacio de trabajo digital, tanto para los empleados existentes como para ayudar a incorporar nuevos empleados. Los cambios siempre son estresantes, y muchos empleados recelarán de un nuevo entorno de trabajo, sean cuales sean las ventajas que se perciban. Un programa de formación sólido que proporcione la información necesaria sobre las herramientas, y por qué se han elegido, puede ayudar a los empleados a comprender por qué son tan importantes esos cambios y sentirse más cómodos mientras aprenden. La formación, y la documentación resultante, ayudarán a compensar los temores de los empleados existentes y ayudarán a los nuevos a ser más eficaces desde el primer día de trabajo.
¿Cómo afecta un espacio de trabajo digital a la experiencia de los empleados?
Los espacios de trabajo digitales ayudan a las organizaciones a establecer relaciones más estrechas y una cultura sólida. A su vez, estos aspectos pueden ayudar a incrementar la productividad, mejorar el rendimiento empresarial general y aumentar la fidelidad hacia la empresa. Las funciones de los empleados están rodeadas de esta nueva experiencia digital, lo que les sitúa en el centro de la transformación empresarial.
Las herramientas de colaboración y comunicación en un espacio de trabajo digital mejoran en gran medida la capacidad de los directivos de escuchar los problemas de los empleados de toda la organización y pueden fomentar una relación más estrecha entre directivos y empleados. Cuando los empleados creen que se les escucha, es más probable que compartan información que pueda marcar la diferencia con un solo cliente o en toda la organización.
Dado que la satisfacción y la implicación de los empleados son tan esenciales para el éxito de la organización, ofrecer una experiencia superior a los empleados beneficia a todos los miembros de la organización, desde el trabajador de tareas específicas hasta el directivo.
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