Se habla de «empleados geográficamente dispersos» cuando una empresa tiene empleados que trabajan en varias ubicaciones, incluidos sus hogares y oficinas satélite. Tradicionalmente denominado «teletrabajo», el fenómeno de los empleados geográficamente dispersos de hoy en día ha evolucionado rápidamente hacia entornos más colaborativos, en parte impulsados por la pandemia de COVID-19, en parte por una nueva generación de herramientas para los teletrabajadores, como Zoom. Contar con trabajadores coubicados es lo opuesto a los empleados geográficamente dispersos.

Las empresas que cuentan con empleados geográficamente dispersos pueden emplear trabajadores en oficinas tradicionales, vendedores y ejecutivos móviles, y empleados que trabajan en áreas de trabajo compartidas, como Regus o We Work. Todos ellos tienen en común un grupo de herramientas de software y conectividad que les permiten trabajar en proyectos compartidos, celebrar reuniones puntuales de forma virtual, programar teleconferencias y compartir fácilmente los documentos y carpetas necesarios para llevar a cabo sus tareas.

Algunas de las muchas herramientas de comunicación y colaboración que utilizan los empleados geográficamente dispersos son:

• Herramientas de teleconferencia como Zoom, Skype, Microsoft Teams y WebEx
• Salas de chat, tanto integradas en las herramientas actuales como independientes, como FaceTime
• Uso compartido de archivos basado en la nube, como Dropbox
• Software para compartir pantallas y pizarra
• Telefonía tradicional

El entorno actual ha obligado incluso a las pequeñas empresas a adoptar un enfoque de empleados geográficamente dispersos, a pesar de que estas empresas han estado tradicionalmente asociadas a la coubicación. Esto ha provocado que muchas organizaciones adopten soluciones de teletrabajo por primera vez, así como un aumento vertiginoso de la demanda de plataformas de colaboración y otras herramientas para empleados geográficamente dispersos.

Gestionar los empleados geográficamente dispersos presenta nuevos desafíos. Mantener a los empleados concentrados en las tareas empresariales y mantener la productividad es fundamental para el éxito continuo de una empresa.

Las claves para la gestión son la comunicación y la colaboración. Debido a carencia de interacciones en persona, todos los equipos geográficamente dispersos necesitan un conjunto sólido de herramientas para las reuniones digitales, que mantengan a los empleados conectados e implicados, con el objetivo de que sigan sintiendo que desempeñan un papel importante en la organización. Ya sea en una llamada de Zoom, a través de un canal de Slack o compartiendo documentos de Google, la colaboración y la comunicación son vitales para los empleados geográficamente dispersos.

Igual de importante es garantizar que los empleados estén comprometidos y motivados para realizar su trabajo. Trabajar solos desde casa puede tener un impacto psicológico en los empleados, por lo que los departamentos de recursos humanos y los responsables deben esforzarse por interactuar con todos los empleados, así como animarles a interactuar entre ellos a través de los chats y boletines de los departamentos, e incluso en eventos especiales, como recaudaciones de fondos para bancos de alimentos de la zona o eventos deportivos virtuales informales.

No puede gestionar lo que no ve, por lo que supervisar la productividad de los empleados conlleva desafíos adicionales. Hay muchas herramientas disponibles para supervisar la implicación de los empleados y lo que tienen en la pantalla, y para garantizar que el trabajo se esté realizando según lo previsto. Estos son algunos consejos para mejorar la gestión remota:

1. Proporcione las herramientas adecuadas para garantizar el éxito de los empleados.
2. Comunique cualquier cambio en las responsabilidades causado por el teletrabajo.
3. Establezca plazos y reciba actualizaciones periódicas sobre las tareas; no se dedique a la microgestión.
4. Establezca reglas básicas sobre cuándo y cómo interactuar por teléfono, chat, videoconferencia, correo electrónico, etc.
5. Dedíquese a la gestión y comuníquese de verdad con los empleados a diario.
6. Mantenga los calendarios actualizados: informe a los empleados de cuándo tiene tiempo para una charla o una reunión.
7. Genere confianza. Establezca una buena relación con cada empleado a través de reuniones individuales.
8. La honestidad y la transparencia generan confianza.
9. Reconozca y recompense a las personas y los equipos como si trabajaran en la misma ubicación para mantener la cultura de la empresa.
10. Proporcione oportunidades de formación y aprendizaje que puedan impulsar el crecimiento del empleo.

Este modelo ofrece ventajas tanto a los empleados geográficamente dispersos como a la organización:

• Se requiere menos espacio de oficina, lo que puede ahorrar en costes inmobiliarios y permitir una escalabilidad uniforme a medida que se añaden empleados, ya que no hay que reorganizar para encontrarles sitio.
• Mayor productividad. Los estudios demuestran que los empleados que trabajan desde casa dedican más horas al trabajo que los empleados coubicados.
• Expansión de las zonas de contratación. Si todos los empleados trabajan desde casa, da igual dónde esté la casa. Los responsables de selección de personal pueden buscar profesionales en una zona geográfica muy amplia para encontrar al trabajador idóneo.

Para los empleados, existen ventajas como:

• Un horario flexible que permite una mejor conciliación familiar y laboral; por ejemplo, los trabajadores pueden cocinar para sus hijos o ir a buscarlos a la escuela.
• Se eliminan los desplazamientos, por lo que puede ahorrar horas a la semana, el desgaste de los vehículos y dinero gastado en desplazamientos
• La productividad personal aumenta, ya que los empleados motivados hacen más trabajo más rápido. Según un estudio reciente, más de la mitad de los empleados también afirmaron que les parecería bien hacer horas extra si estuvieran teletrabajando.