Programme VMware relatif à la confidentialité

Notre programme exhaustif de confidentialité garantit la confidentialité de vos données personnelles et leur traitement de manière responsable.

Protection des données personnelles en tant que fournisseur de services

Comment VMware, en tant qu’entité de traitement des données, vous permet de vous conformer aux exigences en matière de protection des données et de confidentialité.

Dispositions contractuelles

Consulter les obligations contractuelles de VMware en matière de protection continue des données personnelles que vous communiquez à ses services.

Sous-entités de traitement des données

Consultez la liste des tiers auxquels VMware fait appel pour fournir des services en son nom et inscrivez-vous pour être averti en cas de modification de la liste.

Produits et services VMware

Les données personnelles collectées et traitées par VMware varient en fonction des services que vous achetez. Lisez attentivement les fiches techniques relatives à la vie privée et l’avis de confidentialité UEM pour en savoir plus sur les informations personnelles traitées par VMware dans le cadre de ses offres de services.

Protection des données personnelles en tant qu’entreprise

Comment VMware, en qualité de contrôleur, se conforme aux exigences de protection et de confidentialité des données.

Avis de confidentialité

Les avis de confidentialité de VMware fournissent le détail des informations personnelles collectées, de leur mode d’utilisation, de leur durée de conservation et des personnes qui y ont accès.

Culture de la confidentialité chez VMware

Les déclarations de confidentialité et les programmes de formation de VMware garantissent que ses collaborateurs savent protéger vos données. Ils peuvent également consulter le délégué à la protection des données au besoin.

Confidentialité intégrée dès la conception et registres de traitement

VMware dispose d’un programme exhaustif relatif à la confidentialité ; il comprend des examens de confidentialité, des registres des activités de traitement et des évaluations d’impact des transferts.

Préférences marketing et droits des personnes concernées

VMware respecte votre vie privée et vous offre choix et contrôle sur vos informations personnelles.

Questions fréquentes

Le « Contenu Client » (ou « Votre Contenu ») désigne tout contenu que vous, en tant que client, ou vos utilisateurs chargez dans un Service Cloud à des fins de traitement, de stockage ou d’hébergement en lien avec votre compte. Dans le contexte des Services de support, le « Contenu Client » désigne tout contenu que vous fournissez à VMware dans le cadre des Services de support. La définition de « Contenu Client » est fournie dans les Conditions générales de VMware. Par exemple, le Contenu Client inclut les données que vous ou vos utilisateurs stockez dans Workspace ONE. À noter que vos informations de compte telles que les noms, noms d’utilisateur, numéros de téléphone et informations de facturation associées à votre compte ne sont pas incluses dans la définition de « Contenu Client », de même que les informations que VMware collecte en lien avec votre utilisation de ses services Cloud. VMware traite ces informations en accord avec son Avis de confidentialité.

Vous conservez la propriété du Contenu Client en toutes circonstances. Vous déterminez les VMware Cloud Services que vous utilisez pour traiter, stocker et héberger le Contenu Client, ainsi que les informations que vous chargez dans le service Cloud en tant que Contenu Client. En outre, VMware n’accédera pas à votre Contenu Client et ne l’utilisera pas à d’autres fins que celles nécessaires pour vous fournir le service Cloud, ou tel que défini et autorisé dans les Conditions générales VMware que vous avez acceptées. Enfin, VMware n’utilise pas le Contenu Client à des fins marketing ou publicitaires.

VMware fournit des solutions d’entreprise qui permettent à ses clients de créer, gérer, sécuriser et exécuter des applications sur plusieurs systèmes et environnements. Même si VMware estime que la nature des offres de services qu’elle propose à ses clients ne justifie généralement pas une demande d’accès direct du gouvernement au Contenu Client, VMware a pris les mesures suivantes pour se conformer à la réglementation Schrems II et pour aider les clients dans leurs propres efforts de conformité concernant les données qu’ils traitent en tant que contrôleur :

Engagements contractuels renforcés concernant les demandes d’accès gouvernementales
VMware a mis à jour la section « Divulgation obligatoire » des Conditions générales VMware pour clarifier le traitement par VMware des demandes d’accès gouvernementales en ajoutant les engagements suivants :

Lorsque la notification au client n’est pas interdite par la loi, VMware :

  • Informera le client : Informera ses clients de toute demande de divulgation du contenu du client.
  • Renverra l’agence gouvernementale vers le client : informera l’autorité publique compétente que VMware est un fournisseur de services agissant au nom du client et que toutes les demandes d’accès au contenu du client doivent être adressées par écrit à la personne que le client a identifiée pour nous, ou au service juridique du client.
  • Limitera l’accès : donnera l’accès au contenu du client uniquement sur autorisation du client. Si le client le demande, nous prendrons, aux frais du client, des mesures raisonnables pour contester toute demande.

S’il est légalement interdit à VMware de notifier le client, VMware :

  • Évaluera la validité juridique : VMware évaluera la demande de divulgation afin de déterminer si elle est juridiquement valide et contraignante.
  • Contestera les demandes illégales : VMware contestera l’ordonnance s’il estime raisonnablement que l’ordonnance n’est pas conforme à la loi applicable.
  • Transparence concernant le processus de traitement des demandes d’accès gouvernementales et des autorités américaines

    Pour aider les clients à mieux comprendre les engagements et le processus de VMware pour le traitement des demandes d’accès gouvernementales, y compris les engagements énoncés dans les Règles d’entreprise contraignantes (REC) de VMware, VMware a élaboré les Principes VMware pour le traitement des demandes gouvernementales d’accès au contenu client.

    En outre, VMware a établi la Déclaration VMware concernant l’application du FISA Section 702 et l’Executive Order 12333 au regard de la décision Schrems II pour répondre aux préoccupations concernant l’accès des agences de renseignement américaines aux données transitant de l’UE vers les États-Unis et pour aider les clients à comprendre l’application probable de deux autorités américaines : l’Executive Order 12333 et le Foreign Intelligence Surveillance Act (FISA) Section 702. VMware est fermement convaincu qu’il est peu probable qu’il soit soumis à la Section 702 ou à l’Executive Order 12333 en ce qui concerne la fourniture des offres de services, compte tenu de la nature des services qu’il fournit.

    Contrats mis à jour avec des sous-entités de traitement des données pour garantir la base juridique du transfert de données personnelles

    Depuis l’invalidation du bouclier de protection des données UE-États-Unis (EU-US Privacy Shield), VMware a mis en place des clauses contractuelles types avec toutes ses sous-entités de traitement des données qui s’appuyaient auparavant sur le bouclier de protection des données UE-États-Unis comme mécanisme de transfert de données. En sa qualité d’entité de traitement des données, VMware s’appuie sur des règles d’entreprise contraignantes pour transférer des données personnelles en dehors de l’UE dans le cadre de la fourniture des offres de services VMware applicables, comme indiqué dans l’Addendum relatif au traitement des données de VMware.

    Mesures techniques et organisationnelles

    VMware confirme son engagement à mettre en œuvre et à maintenir les mesures techniques et organisationnelles appropriées, comme indiqué dans l’Addendum relatif au traitement des données de VMware. Le Centre de confiance VMware présente les certifications et les audits tiers que VMware gère en relation avec ses offres de services. Compte tenu de la nature des offres de services VMware, les clients contrôlent également la façon dont ils configurent les offres de services et peuvent mettre en œuvre tous les contrôles administratifs et techniques nécessaires pour protéger les données traitées dans le cadre de leur utilisation de l’offre de services applicable. Dans de nombreux cas, VMware fournit à la fois des solutions on premise et hébergées parmi lesquelles les clients peuvent choisir lorsqu’ils gèrent leurs systèmes et leur infrastructure.

    Évaluations de l’impact des transferts
    VMware a mis en place un processus d’évaluation de l’impact des transferts, comme précisé dans la FAQ sur les TIA. En outre, VMware a mis à jour ses règles d’entreprise contraignantes pour les entités de traitement, telles qu’approuvées par les autorités de contrôle, en y intégrant l’engagement à effectuer des évaluations d’impact des transferts. Pour en savoir plus, reportez-vous à la procédure d’évaluation de l’impact des transferts de VMware définie dans le cadre de ses Règles d’entreprise contraignantes pour les entités de traitement.

    Transparence concernant les types de données traitées par VMware Service - Fiches techniques
    Le Comité européen de la protection des données (European Data Protection Board, EDPB) dans sa FAQ sur la décision « Schrems II » a souligné qu’il est nécessaire de considérer les types de données transférées comme un facteur pour déterminer s’il existe un niveau de protection adéquat entourant le transfert de données personnelles à l’extérieur l’UE, et que les contrôleurs devraient procéder à une analyse au cas par cas pour déterminer les risques posés par un tel transfert. Pour aider les clients à comprendre les types de données traitées dans le cadre de leur utilisation des offres de services VMware, VMware fournit des Descriptions de service pour chaque offre de services, et met à disposition des fiches techniques pour certaines offres de services dans la section Confidentialité du Centre de confiance VMware. Pour les offres de services Workspace One, VMware met également à disposition l’Avis de confidentialité Workspace One.

VMware engage et utilise des tiers pour fournir des services en son nom dans le cadre de la fourniture d’offres de services VMware ou de services de support et par abonnement. Dans le cadre de l’engagement de tiers qui traitent des données personnelles en tant que sous-entité de traitement des données (tels que ces termes sont définis dans l’Addendum relatif au traitement des données), VMware a mis en œuvre les processus et procédures suivants :

  1. Engagement contractuel et transferts internationaux de données : VMware conclut des accords de traitement des données avec toutes ses sous-entités de traitement des données, qui exigent que les sous-entités de traitement des données maintiennent la confidentialité, la sécurité et la confidentialité des données personnelles selon des conditions qui sont sensiblement similaires aux engagements contractuels que VMware prend avec ses propres clients dans l’Addendum relatif au traitement des données. VMware s’appuie sur les clauses contractuelles types de l’UE, à moins qu’un autre mécanisme de transfert de données légitime ne soit en place et que la sous-entité de traitement des données prenne les engagements contractuels appropriés.

  2. Processus d’examen de la confidentialité et confidentialité dès la conception : VMware a mis en place un processus centralisé de gestion de bout en bout des fournisseurs tiers pour intégrer de nouveaux fournisseurs, y compris le lancement, la réalisation et le suivi d’examens tiers de confidentialité et de sécurité à l’aide d’outils centralisés pour l’aider dans ses efforts de conformité. L’équipe de confidentialité de VMware effectue des examens détaillés de la confidentialité des services fournis par les sous-entités de traitement des données, notamment en déterminant les catégories de données personnelles traitées et les finalités du traitement. Les examens comprennent la mise en œuvre de contrôles de confidentialité pour atténuer les risques associés à l’accès et au traitement des données personnelles par les sous-entités de traitement des données et assurer le respect de la réglementation.

  3. Processus d’examen de la sécurité : VMware maintient une politique et un processus pour effectuer des examens de sécurité des sous-entités de traitement des données. L’équipe de sécurité VMware effectue un examen de sécurité initial de tout nouvelle sous-entité de traitement des données et une surveillance continue en fonction du niveau de risque de sécurité identifié.

  4. Liste des sous-entités de traitement des données et notification des nouvelles sous-entités de traitement des données : VMware tient une liste des sous-entités de traitement des données utilisées par les offres de services individuelles et en relation avec les services de support et par abonnement. VMware informe au préalable de tout nouvel engagement d’une sous-entité de traitement des données les clients qui se sont inscrits pour recevoir une notification relative à un service spécifique.

VMware a mis en place un processus interne de suivi, d’analyse et d’évaluation des nouvelles lois, réglementations, directives contraignantes et décisions qui peuvent s’appliquer à VMware, que ce soit dans le cadre de la fourniture de ses services ou de l’exploitation de son activité. L’équipe chargée de la confidentialité s’appuie sur des conseils externes, des outils de recherche sur la confidentialité externes et des alertes de cabinets d’avocats pour être informée de l’entrée en vigueur de nouvelles lois et réglementations.

Une fois qu’il a été déterminé qu’une loi spécifique sur la confidentialité s’applique à VMware, comme cela s’est par exemple produit avec des lois en Chine, au Japon, en Californie, au Colorado, en Virginie et en Utah, VMware recherche les exigences légales et met en œuvre un plan de projet pour garantir la conformité. Dans le cadre du processus de mise en œuvre, l’équipe de VMware chargée de la confidentialité implique les parties prenantes internes concernées et identifie les processus et les contrôles qui doivent être mis à jour pour se conformer aux nouvelles exigences légales. L’équipe chargée de la confidentialité de VMware s’appuie sur son écosystème de conseils sur la protection de la vie privée (dirigés par des domaines de fonction tels que le marketing, les RH et les ventes) au sein de la société pour faciliter une mise en œuvre rapide et efficace les lois nouvelles ou modifiées.

L’équipe chargée de la confidentialité de VMware exploite également sa formation standard sur la confidentialité et d’autres formations d’entreprise pour s’assurer que tous ses collaborateurs et sous-traitants sont correctement formés sur les nouvelles exigences légales susceptibles d’avoir un impact sur leur activité. Par exemple, dans le cadre de la conformité réglementaire de VMware avec ses règles d’entreprise contraignantes pour les sous-traitants, VMware a intégré les formations nécessaires à sa formation annuelle obligatoire sur la sensibilisation à la sécurité et a mis à jour son Code de conduite pour refléter les nouvelles exigences.

La sécurité de ses Services Cloud est de la plus haute importance pour VMware. Pour plus d’informations sur la manière dont VMware sécurise ses services Cloud, consultez la page du Centre de confiance sur la sécurité. VMware a un programme de gestion de la sécurité des informations aligné avec la norme ISO 27001, revu au moins une fois par an pour garantir que les contrôles, pratiques et procédures appropriés sont en place.

Dans votre utilisation de VMware Cloud Services, vous êtes responsable de la configuration et de la mise en œuvre des contrôles techniques, organisationnels et administratifs nécessaires pour vous permettre de vous conformer à toutes les lois applicables à votre utilisation du service Cloud, qui peuvent dépendre des types de données que vous choisissez de traiter à l’aide du service. Vos responsabilités relatives à la sécurité de votre Contenu Client sont définies dans l’accord applicable et incluent : (a) contrôler l’accès que vous fournissez à vos Utilisateurs ; (b) configurer le Service Cloud de manière appropriée ; (c) garantir la sécurité du Contenu Client lorsqu’il est transféré vers et depuis le Service Cloud ; (d) utiliser une technologie de chiffrement pour protéger le Contenu Client comme vous le jugez nécessaire ; et (e) sauvegarder le Contenu Client.

Nous protégeons les données personnelles en tant que fournisseur de services

En qualité d’entité de traitement des données, VMware a développé un programme de confidentialité complet pour vous permettre, en tant que contrôleur, de vous conformer aux lois sur la protection des données dans le cadre de votre utilisation du service.

Engagements contractuels

Ces accords de confidentialité complètent les Conditions générales de VMware, disponibles dans le Centre de contrats VMware ONE.
Addendum relatif au traitement des données

Addendum relatif au traitement des données

Engagements contractuels de VMware pour protéger la sécurité, la confidentialité et l’intégrité de vos données personnelles.

Sous-entités de traitement des données

La société VMware suit des processus et des procédures définis pour protéger vos données personnelles lorsqu’elle collabore avec des tiers qui fournissent des services en son nom.

Clauses contractuelles types pour les transferts de données internationaux

VMware conclut des accords de traitement des données avec toutes les sous-entités de traitement des données, lesquelles sont tenues de garantir le caractère privé, la sécurité et la confidentialité des données personnelles sous des conditions essentiellement similaires à celles des engagements contractuels de notre Addendum relatif au traitement des données. Pour garantir des transferts de données sûrs, sécurisés et légaux depuis l’EEE, la Suisse ou le Royaume-Uni, et pour protéger les transferts ultérieurs, VMware s’appuie sur les clauses contractuelles types de l’EEE (« CCT de l’EEE »), l’accord de transfert de données international du Royaume-Uni ou l’Addendum du Royaume-Uni aux CCT de l’EEE, sauf si un autre mécanisme de transfert de données légitime est en vigueur.

Liste des sous-entités de traitement des données et notifications

VMware tient une liste des sous-entités de traitement des données utilisées par chaque service VMware.

Vous pouvez être informé qu’une nouvelle sous-entité de traitement des données est engagée par votre service en vous inscrivant pour recevoir une notification.

Produits et services VMware

VMware fournit des fiches techniques pour vous aider à comprendre les données personnelles traitées par ses services, ainsi que des ressources supplémentaires qui présentent ses programmes de gestion unifiée des terminaux et d’utilisation des données.

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Amélioration de nos produits et services

VMware collecte des informations sur l’utilisation des produits et services VMware par les entreprises clientes pour ses programmes d’analyse et d’amélioration de l’expérience client, dans l’objectif d’améliorer ses offres et votre expérience client.

Confidentialité intégrée dès la conception et registres de traitement

Les examens de la confidentialité, les évaluations d’impact des transferts et les registres des activités de traitement font partie intégrante du programme de confidentialité de VMware, conçu pour réduire les risques et garantir la conformité.

Examens de la confidentialité

Produits et services VMware

VMware a mis en œuvre une structure de confidentialité dès la conception dans le cycle de vie de ses produits on premise et de ses services hébergés.

La structure de confidentialité dès la conception inclut :

  • des instructions documentées de présentation d’un produit ou d’un service à un examen de confidentialité ;
  • un conseiller juridique désigné pour mener les examens de confidentialité ;
  • des évaluations de l’impact du traitement des données (selon les besoins).
  • Exigences générales de confidentialité pour la conception de produits et services conformes aux lois applicables sur la protection et la confidentialité des données.

Fournisseurs tiers

VMware a mis en place un processus de gestion centralisée de bout en bout pour intégrer de nouveaux fournisseurs.

L’équipe VMware chargée de la confidentialité examine la confidentialité des services proposés par ces fournisseurs, en effectuant notamment les actions suivantes :

  • Déterminer les catégories de données personnelles traitées et la finalité du traitement.
  • Mettre en œuvre des contrôles de confidentialité pour atténuer les risques associés à l’accès des fournisseurs aux données personnelles et au traitement de celles-ci afin de garantir le respect de la réglementation.

Évaluations de l’impact des transferts

VMware effectue des évaluations d’impact des transferts (Transfer Impact Assessments, TIA) sur les données personnelles transférées depuis l’EEE, le Royaume-Uni et la Suisse vers des pays tiers qui n’ont pas obtenu le statut d’adéquation.

Son processus interne pour mener les TIA repose sur les directives du Comité européen de la protection des données et de l’outil d’évaluation des risques liés aux transferts internationaux du bureau du commissaire à l’information du Royaume-Uni.

Ce que cela implique :

  • Effectuer une analyse au niveau des pays.
  • Collecter des informations supplémentaires auprès des fournisseurs VMware pour évaluer l’accès gouvernemental.
  • Mener des TIA dans le cadre de l’examen de la confidentialité des produits et services VMware, des entités de traitement des données tierces et des fonctions de l’entreprise.

Pour plus d’informations, notamment sur la manière dont VMware traite les demandes d’accès gouvernementales et sur la probabilité de telles demandes, consultez la FAQ sur les TIA.

Registres des activités de traitement

Les registres des activités de traitement (RoPA) indiquent les données personnelles que VMware détient en tant qu’entreprise, ainsi que leur localisation. Créé par l’intermédiaire d’un audit des informations et d’un mappage des données, le RoPA est un registre complet des activités de traitement des données personnelles par VMware qui inclut les informations suivantes :

  • Catégories de données
  • Personnes concernées
  • Objet et base légale du traitement
  • Destinataires des données
  • Calendriers de conservation
  • Description des mesures techniques et organisationnelles et documentation des mesures de protection
  • Activités de traitement effectuées par nos sous-entités de traitement des données

Les RoPA VMware sont régulièrement examinés et mis à jour. VMware autorise l’accès des autorités de protection des données sur demande pour se conformer aux obligations réglementaires.

Culture de la confidentialité chez VMware

Nous faisons chaque jour des choix qui affectent la confidentialité des données. Les règles, la formation et la consultation du délégué à la protection des données de VMware garantissent que chaque décision prise est la bonne.

Règles et pratiques de confidentialité

VMware a mis en place des règles et des pratiques complètes pour garantir que les données personnelles sont protégées de manière adéquate et aider à identifier, prévenir et résoudre les vulnérabilités de sécurité dans ses produits et services. Ces règles et pratiques sont examinées et mises à jour en permanence.

Programme de formation sur la confidentialité

Les collaborateurs de VMware suivent régulièrement des sessions de formation obligatoires sur la confidentialité, aussi bien générales que spécifiques à leur fonction. Des accords de confidentialité sont également requis pour tous les collaborateurs.

Délégué à la protection des données

L’équipe de VMware chargée de la confidentialité engage un délégué à la protection des données, le cas échéant, pour toute question liée à la protection des données personnelles, aux obligations réglementaires et à la conformité, aux évaluations d’impact sur la protection des données, et en tant que point de contact pour les autorités de surveillance.

Prenez le contrôle de la confidentialité de vos données

VMware honore vos choix en matière de protection de vos données personnelles et respecte vos droits à la vie privée.
Préférences de communications marketing

Mettez à jour vos préférences relatives aux communications publicitaires et promotionnelles, notamment pour les invitations à des événements, les bulletins d’information et les offres de programmes de formation.

Formulaire de contact relatif à la confidentialité

Contactez VMware pour obtenir des réponses concernant vos données personnelles ou pour exercer vos droits en vertu de la loi sur la protection de la vie privée.

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