We couldn't find a match for given <KEYWORD>, please try again.

Qu’est-ce qu’un espace de travail numérique ?

Un espace de travail numérique est la version moderne et virtuelle de l’espace de travail traditionnel. L’espace de travail numérique fournit des services personnalisés basés sur les rôles, ainsi que les données, les applications et les outils de collaboration qui permettent aux collaborateurs de travailler partout, à tout moment et sur n’importe quel terminal. Pour répondre à ces besoins, les espaces de travail numériques utilisent des services de mobilité et la technologie numérique. Cela permet de rester en adéquation avec les besoins de l’activité et de renforcer l’implication des collaborateurs.

Selon le cabinet d’études Gartner, « l’espace de travail numérique favorise l’émergence de nouvelles méthodes de travail plus efficaces, renforce l’implication et l’agilité des collaborateurs, et exploite les styles et technologies orientés vers les besoins des consommateurs. »

Le concept d’espace de travail numérique a été introduit en 2009 par Paul Miller, fondateur de Digital Workplace Group, pour décrire le vaste écosystème des technologies liées à l’espace de travail. Une stratégie d’espace de travail numérique, en tant qu’évolution naturelle des lieux de travail dans le sens général du terme, couvre un certain nombre de technologies et d’outils au service des objectifs de l’entreprise. Il s’agit notamment des éléments suivants :

  • Outils et applications de communication
  • Plates-formes de collaboration et d’engagement sur les réseaux sociaux
  • Systèmes de gestion du contenu et des connaissances à partager en interne et en externe
  • Outils de stockage Cloud pour le partage et le stockage de documents Plates-formes intranet et portails
  • Archives documentaires Intégration et gestion des terminaux mobiles.

La transformation de l’espace de travail numérique doit être adaptée précisément aux besoins de chaque entreprise, tout en mettant en avant l’expérience globale des utilisateurs ou des collaborateurs. L’espace de travail numérique doit simplifier les communications et la collaboration, tout en fournissant un hub centralisé permettant aux collaborateurs d’accéder aux données et d’exécuter les opérations métier, quels que soient le lieu, le terminal utilisé ou l’heure de la journée.

Faites évoluer votre environnement pour pérenniser le télétravail

Le rapport La nouvelle ère du télétravail : Tendances en matière de travail en mode distribué

Quels sont les avantages d’un espace de travail numérique ?

  1. Amélioration de la collaboration et des communications. Les applications d’espace de travail numérique favorisent et facilitent les communications latérales entre collaborateurs et verticales avec la direction, ce qui est susceptible de promouvoir des idées qui n’auraient peut-être pas été entendues autrement. Les outils de messagerie permettent aux collaborateurs d’agir rapidement, et les retours entre les collaborateurs permettent d’améliorer le moral et la satisfaction.

  2. Améliorations des performances. Les nouveaux outils numériques contribuent à identifier les indicateurs de performances clés susceptibles d’améliorer l’expérience des utilisateurs externes et des collaborateurs qui utilisent des outils d’espace de travail numérique.

  3. Flexibilité renforcée. Les collaborateurs bénéficiant d’un environnement et d’horaires flexibles sont davantage satisfaits de leurs conditions de travail, bénéficient d’un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée et peuvent travailler en décalage au moment le plus propice. Cette flexibilité permet aux noctambules ou aux lève-tôt de tirer le meilleur parti de leurs journées de travail.

  4. Gains de productivité et d’efficacité. Les outils d’espace de travail numérique permettent d’en faire plus en moins de temps, et permettent souvent aux collaborateurs d’échanger en temps réel plutôt que de communiquer par e-mail comme avant. L’utilisation d’outils simples et conviviaux pour les demandes simples, telles que les réinitialisations de mot de passe, réduit également la charge du département informatique en libérant des ressources techniques pour des tâches plus productives.

  5. Réduction des dépenses opérationnelles. Fini l’avion pour les déplacements professionnels : l’organisation de réunions et de conférences virtuelles avec tableaux blancs interactifs se traduit par d’importantes économies annuelles sur les billets d’avion, frais d’hôtel, repas, locations de voiture, etc. De plus, la réduction des effectifs on premise génère également une baisse des coûts immobiliers, des factures d’électricité et de climatisation. Autre avantage : opter pour des services gérés ou une solution SaaS pour les plates-formes d’espace de travail numérique permet parfois d’éliminer les ressources on premise (serveurs, stockage et calcul) nécessaires à leur fonctionnement.

  6. Augmentation du chiffre d’affaires. Les études montrent que l’adoption par les entreprises d’une stratégie d’espace de travail numérique permet une augmentation spectaculaire de leur chiffre d’affaires, que favorise la réduction des coûts et l’augmentation de la productivité.

  7. Améliorations de l’expérience collaborateur. Les collaborateurs engagés utilisent les profils sociaux, annuaires, flux d’activités et outils de collaboration pour communiquer et collaborer, ce qui renforce les liens et favorise une atmosphère familiale pour l’ensemble des collaborateurs, quel que soit leur niveau hiérarchique. L’amélioration de l’expérience utilisateur peut réduire le taux de rotation parmi les effectifs. Par effet de ricochet, le temps consacré à la formation des nouveaux collaborateurs ou le remplacement des compétences perdues est limité, ce qui contribue à gonfler les résultats.

  8. Améliorations de l’expérience client. Les collaborateurs heureux sont les meilleurs champions de la marque, et les collaborateurs qui se sentent bien dans leur espace de travail partagent cet enthousiasme avec leurs clients.

Pourquoi est-il nécessaire de mettre en place un espace de travail numérique ?

Tous les collaborateurs ne travaillent plus au même endroit. La pandémie mondiale a accéléré l’évolution radicale qui a commencé avec l’utilisation des smartphones par les équipes dirigeantes. Dans la mesure où les collaborateurs travaillent de plus en plus à distance, la nécessité de recréer un environnement de travail qui motive les collaborateurs et favorise la collaboration et les communications est devenue évidente. Pour atteindre ce dynamisme, de plus en plus d’entreprises adoptent une stratégie d’espace de travail numérique sécurisée. Un espace de travail numérique efficace se caractérise par des technologies et des outils susceptibles de réduire les coûts d’exploitation globaux en éliminant les besoins en espaces de bureau coûteux.

Comment mettre en œuvre un espace de travail numérique ?

Dans la mesure où chaque activité a ses propres exigences, chaque entreprise doit suivre sa propre voie vers l’adoption d’un espace de travail numérique sécurisé. Certaines directives communes doivent toutefois être suivies par les entreprises lors de l’élaboration de leur stratégie d’espace de travail numérique.

Commencez par évaluer l’empreinte de votre espace de travail numérique actuel. L’objectif consiste notamment à identifier les points forts et les points faibles des systèmes en place. Cette évaluation, qui doit couvrir l’ensemble de l’entreprise, commence souvent par une enquête menée auprès des collaborateurs. Elle vise à faire le point sur les outils qu’ils utilisent actuellement, leur avis sur les logiciels disponibles et ce qui peut être fait pour améliorer le workflow de leurs tâches, ainsi que les obstacles qui se dressent sur leur chemin. L’espace de travail numérique doit viser à éliminer ces obstacles et à faciliter le travail et les communications des collaborateurs.

Une fois l’évaluation terminée, il est important d’amener les responsables des équipes métiers et informatiques à s’accorder sur un objectif commun et une vision claire de son adoption. En effet, si toutes les parties prenantes ne poursuivent pas un objectif clair et concis, il y a peu de chances que les collaborateurs adhèrent à l’initiative, en particulier ceux qui ne comprennent pas les avantages de cette transformation. Il est également essentiel que les cadres dirigeants communiquent sur leur soutien à une adoption rapide et que la direction de l’entreprise s’efforce de garantir l’adhésion à tous les niveaux de l’organisation.

Ensuite, dans la mesure où les espaces de travail numériques visent à améliorer la communication et la collaboration, ils doivent également être des éléments essentiels du déploiement d’une stratégie. Les chefs de projet doivent mettre en pratique leur credo et utiliser les messages, l’intranet, les wikis et les outils de l’entreprise dédiés aux médias sociaux pour informer les collaborateurs de l’état d’avancement du déploiement de l’espace de travail numérique. Toutes ces communications doivent être accessibles aux collaborateurs, où qu’ils se trouvent et quel que soit le terminal utilisé. Il est également essentiel que les communications destinées aux collaborateurs soient transparentes sur le processus et mettent en évidence l’état d’avancement de l’entreprise concernant l’espace de travail numérique, les problèmes ou les écueils qui ont été détectés et traités, et les moyens mis en œuvre pour travailler ensemble à la réalisation d’un objectif commun.

Enfin, une formation adéquate sur le nouvel espace de travail numérique doit être proposée, à la fois pour les collaborateurs existants et pour faciliter l’intégration des nouvelles recrues. Le changement est toujours source de stress et de nombreux collaborateurs manifesteront leur méfiance vis-à-vis d’un nouvel environnement de travail, quels qu’en soient les avantages perçus. Un programme de formation solide sur les outils, qui motive leur choix, peut aider les collaborateurs à comprendre pourquoi ces changements sont si importants et les aider à vivre leur apprentissage avec plus de sérénité. La formation, et la documentation associée, contribueront à apaiser les craintes des collaborateurs en poste et à aider les nouvelles recrues à gagner en efficacité dès leur premier jour de travail.

Quel est l’impact d’un espace de travail numérique sur l’expérience collaborateur ?

Les espaces de travail numériques aident les entreprises à établir des relations plus étroites et à développer une culture forte, ce qui peut contribuer à augmenter la productivité, à améliorer les performances globales et à accroître le taux de rétention. Les collaborateurs s’appuient dans leurs fonctions sur cette nouvelle expérience numérique, qui les place au cœur de la transformation de l’entreprise.

Les outils de collaboration et de communication dans un espace de travail numérique améliorent considérablement la capacité des équipes dirigeantes à comprendre les problèmes des collaborateurs à l’échelle de l’entreprise et à renforcer ainsi les liens. Les collaborateurs qui pensent être entendus sont davantage enclins à partager des informations susceptibles de faire la différence auprès d’un client ou à l’échelle de l’entreprise.

Étant donné que la satisfaction et l’implication des collaborateurs sont essentielles à la réussite d’une organisation, offrir une expérience collaborateur de niveau supérieur profite à tous les membres de l’entreprise, du personnel d’exécution aux cadres dirigeants.

Solutions et produits connexes

Solutions Anywhere Workspace

Offrez à vos collaborateurs la possibilité de travailler de n’importe où, tout en bénéficiant d’une expérience fluide et sécurisée.

Solutions de télétravail

Affranchissez-vous des distances grâce aux solutions VMware pensées pour le télétravail.

VMware Workspace ONE

Vous permet de fournir et de gérer en toute sécurité tout type d’application sur tout type de terminal.