Dans la mesure où chaque activité a ses propres exigences, chaque entreprise doit suivre sa propre voie vers l’adoption d’un espace de travail numérique sécurisé. Certaines directives communes doivent toutefois être suivies par les entreprises lors de l’élaboration de leur stratégie d’espace de travail numérique.

Commencez par évaluer l’empreinte de votre espace de travail numérique actuel. L’objectif consiste notamment à identifier les points forts et les points faibles des systèmes en place. Cette évaluation, qui doit couvrir l’ensemble de l’entreprise, commence souvent par une enquête menée auprès des collaborateurs. Elle vise à faire le point sur les outils qu’ils utilisent actuellement, leur avis sur les logiciels disponibles et ce qui peut être fait pour améliorer le workflow de leurs tâches, ainsi que les obstacles qui se dressent sur leur chemin. L’espace de travail numérique doit viser à éliminer ces obstacles et à faciliter le travail et les communications des collaborateurs.

Une fois l’évaluation terminée, il est important d’amener les responsables des équipes métiers et informatiques à s’accorder sur un objectif commun et une vision claire de son adoption. En effet, si toutes les parties prenantes ne poursuivent pas un objectif clair et concis, il y a peu de chances que les collaborateurs adhèrent à l’initiative, en particulier ceux qui ne comprennent pas les avantages de cette transformation. Il est également essentiel que les cadres dirigeants communiquent sur leur soutien à une adoption rapide et que la direction de l’entreprise s’efforce de garantir l’adhésion à tous les niveaux de l’organisation.

Ensuite, dans la mesure où les espaces de travail numériques visent à améliorer la communication et la collaboration, ils doivent également être des éléments essentiels du déploiement d’une stratégie. Les chefs de projet doivent mettre en pratique leur credo et utiliser les messages, l’intranet, les wikis et les outils de l’entreprise dédiés aux médias sociaux pour informer les collaborateurs de l’état d’avancement du déploiement de l’espace de travail numérique. Toutes ces communications doivent être accessibles aux collaborateurs, où qu’ils se trouvent et quel que soit le terminal utilisé. Il est également essentiel que les communications destinées aux collaborateurs soient transparentes sur le processus et mettent en évidence l’état d’avancement de l’entreprise concernant l’espace de travail numérique, les problèmes ou les écueils qui ont été détectés et traités, et les moyens mis en œuvre pour travailler ensemble à la réalisation d’un objectif commun.

Enfin, une formation adéquate sur le nouvel espace de travail numérique doit être proposée, à la fois pour les collaborateurs existants et pour faciliter l’intégration des nouvelles recrues. Le changement est toujours source de stress et de nombreux collaborateurs manifesteront leur méfiance vis-à-vis d’un nouvel environnement de travail, quels qu’en soient les avantages perçus. Un programme de formation solide sur les outils, qui motive leur choix, peut aider les collaborateurs à comprendre pourquoi ces changements sont si importants et les aider à vivre leur apprentissage avec plus de sérénité. La formation, et la documentation associée, contribueront à apaiser les craintes des collaborateurs en poste et à aider les nouvelles recrues à gagner en efficacité dès leur premier jour de travail.

Les espaces de travail numériques aident les entreprises à établir des relations plus étroites et à développer une culture forte, ce qui peut contribuer à augmenter la productivité, à améliorer les performances globales et à accroître le taux de rétention. Les collaborateurs s’appuient dans leurs fonctions sur cette nouvelle expérience numérique, qui les place au cœur de la transformation de l’entreprise.

Les outils de collaboration et de communication dans un espace de travail numérique améliorent considérablement la capacité des équipes dirigeantes à comprendre les problèmes des collaborateurs à l’échelle de l’entreprise et à renforcer ainsi les liens. Les collaborateurs qui pensent être entendus sont davantage enclins à partager des informations susceptibles de faire la différence auprès d’un client ou à l’échelle de l’entreprise.

Étant donné que la satisfaction et l’implication des collaborateurs sont essentielles à la réussite d’une organisation, offrir une expérience collaborateur de niveau supérieur profite à tous les membres de l’entreprise, du personnel d’exécution aux cadres dirigeants.