Qu’est-ce qu’un espace de travail numérique ?

Les utilisateurs peuvent accéder aux ressources d’un espace de travail numérique via des applications clientes d’espace de travail numérique. Elles sont généralement disponibles en tant qu’applications natives sur un large éventail de plates-formes de terminaux, mais aussi en tant qu’applications Web, proposant ainsi une interface familière, quels que soient le terminal ou la méthode d’accès.

Fonctionnalités courantes d’un espace de travail numérique :

• Gestion cohérente et unifiée de tous les terminaux, qu’ils soient mobiles ou de bureau
• Authentification unique (SSO) pour une sécurité renforcée
• Sécurité renforcée lors de la navigation sur le Web et de l’accès aux applications SaaS (Software as a Service)
• Virtualisation des applications et des postes de travail des utilisateurs
• Workflows automatisés

Pourquoi l’espace de travail numérique est-il important ?

La récente pandémie de Covid a mis en évidence le besoin de solutions de télétravail pour un personnel de plus en plus dispersé. De plus, de nombreux collaborateurs préfèrent un type spécifique de terminal utilisé pour effectuer une tâche donnée dans la main-d’œuvre, en s’appuyant souvent sur plusieurs terminaux au cours de la journée.

Ce modèle en tout lieu, sur n’importe quel terminal et via n’importe quelle connectivité nécessite un espace de travail numérique offrant la flexibilité nécessaire pour prendre en charge ce large éventail de terminaux.

Avantages d’un espace de travail numérique

Les principaux avantages des espaces de travail numériques pour les collaborateurs sont les suivants :

Augmentation de la productivité des collaborateurs : une étude récente de Stanford a révélé que les collaborateurs travaillant à domicile étaient 13 % plus productifs.

Réduction du taux de roulement des effectifs : la même étude de Stanford a également relevé que les collaborateurs en télétravail étaient plus satisfaits de leurs employeurs alors que leur taux d’attrition avait baissé de 50 % par rapport au groupe de ceux qui ne travaillaient pas avec elle. Ainsi, une meilleure expérience des collaborateurs se traduit directement par une baisse du taux de roulement des effectifs, ce qui permet de garantir la fidélité des collaborateurs talentueux.

Implication des collaborateurs : une plus grande implication se traduit par une productivité accrue et une meilleure expérience des collaborateurs. L’élimination du besoin d’une identification propre à chaque application et la possibilité pour chaque collaborateur d’utiliser le terminal de son choix permettent d’accroître la productivité et l’innovation. Les espaces de travail numériques aident à attirer et à fidéliser les talents essentiels à une époque où de nombreuses compétences sont rares.

Les espaces de travail numériques offrent de nombreux avantages aux entreprises, notamment :

Amélioration du service clients et des notations des promoteurs Internet : les espaces de travail numériques peuvent offrir aux collaborateurs en première ligne tous les outils dont ils ont besoin pour résoudre rapidement les problèmes des clients. Une meilleure expérience des collaborateurs se traduit ensuite en une meilleure expérience client.

Solutions indépendantes de toute technologie : les espaces de travail numériques améliorent la capacité à adopter de nouvelles technologies on premise, dans le Cloud et à la périphérie sans craindre de nuire à l’expérience utilisateur ou à la sécurité de l’entreprise. Les espaces de travail numériques permettent aux utilisateurs d’accéder à n’importe quelle application, quelle que soit son origine. En effet, les applications Web, SaaS, Cloud et locales sont toutes gérées comme un ensemble cohérent.

Sécurité renforcée : la lutte entre la facilité d’accès et une sécurité renforcée continue d’affecter la plupart des entreprises. Étant donné que le périmètre réseau n’existe plus, les collaborateurs doivent pouvoir y accéder en tout lieu, qu’il s’agisse de leur bureau chez eux, d’un café ou d’un aéroport. Les espaces de travail numériques qui offrent une SSO réduisent considérablement le risque d’intrusion ou de perte de données, puisqu’un mot de passe unique représente un risque moindre pour l’entreprise.

La sécurité est en outre améliorée par les espaces de travail numériques qui offrent à l’équipe IT une vue complète sur l’ensemble du trafic réseau. Disposer d’une visibilité sur l’emplacement à partir duquel les utilisateurs se connectent, sur les fichiers auxquels ils accèdent et à partir de quels terminaux peut aider à détecter les menaces potentielles et à les corriger avant que des dommages ne soient causés, qu’ils soient le fait de hackers ou d’erreurs de l’utilisateur. Des outils tels que les contrôles d’accès basés sur les rôles (RBAC) peuvent améliorer la sécurité à l’échelle de l’entreprise.

Réduction des coûts : les logiciels d’espace de travail numérique dans le Cloud peuvent réduire la nécessité d’une infrastructure on premise coûteuse

Quels sont les cas d’usage d’un espace de travail numérique ? 

Presque toutes les entreprises peuvent tirer parti des espaces de travail numériques. Voici quelques utilisations courantes qui illustrent la façon dont les espaces de travail numériques offrent bon un équilibre entre productivité et sécurité à tous les niveaux :

Sous-traitants et partenaires commerciaux : les entreprises s’appuient de plus en plus sur des sous-traitants ou des partenaires commerciaux pour atteindre leurs objectifs quotidiens. Cependant, la gestion de collaborateurs tiers peut s’avérer compliquée, car la plupart peuvent ne pas faire partie de l’annuaire de l’entreprise et ne pas avoir de rôles clairement définis. Les espaces de travail numériques offrent un accès simple et sécurisé à ces collaborateurs tiers, tout en les maintenant productifs et en facilitant leur collaboration avec les membres de l’équipe internes à l’entreprise.

Collaborateurs à distance : le télétravail est là pour rester et les collaborateurs qui travaillaient traditionnellement sur un même site sont de plus en plus mobiles eux aussi. Dans certains cas, c’est simplement parce que la technologie leur permet désormais de travailler dans un café ou dans tout autre lieu hors de leur foyer et de leur bureau. Les espaces de travail numériques peuvent garantir à ce personnel de plus en plus mobile et à distance l’accès sécurisé mais simple aux applications et aux données dont il a besoin pour effectuer ses tâches, qu’il s’agisse d’applications de productivité locales, Web ou SaaS. Les espaces de travail numériques peuvent également utiliser le contexte dans lequel les collaborateurs travaillent pour offrir un accès uniquement aux applications qui ne compromettent pas la sécurité des données sensibles, qu’elles soient protégées par des réglementations HIPAA, PCI DSS ou RGPD.

Données et applications sensibles : qu’elles soient liées à un accord financier, à une procédure juridique ou à une protection réglementaire, certaines informations peuvent être sensibles, contenir des secrets relatifs aux activités d’entreprises ou être concernées par la propriété intellectuelle. Elles doivent donc toujours être protégées. Les espaces de travail numériques permettent de garantir que seules les personnes concernées ont accès à ce type d’informations. Ils servent aussi à s’assurer que toutes les données liées à ces types de transactions et d’échanges sont chiffrées de bout en bout, protégeant ainsi de toute exposition, qu’elle soit intentionnelle ou accidentelle.

Les équipes juridiques peuvent utiliser les espaces de travail numériques comme des « salles de négociation » offrant un accès total à ceux qui en ont besoin et éliminant la possibilité d’accès aux autres personnes.

Espace de travail numérique et lieu de travail numérique

Les termes espace de travail numérique et lieu de travail numérique ne sont pas seulement similaires : ils sont souvent utilisés de manière interchangeable. Cependant, ils sont loin d’être identiques.

Un lieu de travail est le lieu physique où une personne travaille. Il peut s’agir d’un espace de bureau où les collaborateurs se retrouvent pour se réunir, lancer des idées, collaborer et discuter. Un espace de travail numérique est le lieu de travail ou l’environnement numérique collectif qu’une entreprise met en place pour tous ses collaborateurs. Ils peuvent se rassembler virtuellement autour de la machine à café et travailler ensemble, en particulier lorsqu’ils ne peuvent pas collaborer en personne, comme ce fut le cas lors de la récente pandémie de Covid.

Un espace de travail est ce qu’une personne voit lorsqu’elle regarde autour d’elle pendant ses tâches. Il peut s’agir d’un bureau, d’un bureau debout dans l’intimité de sa maison, d’un lieu de co-working ou même d’un salon dans un aéroport durant ses trajets. Un espace de travail est dédié à un individu tandis que les lieux de travail sont réservés à un groupe de personnes.

De même, un lieu de travail numérique est le terme global désignant l’environnement de travail numérique d’une entreprise, dans lequel les collaborateurs à distance et/ou on premise peuvent se rassembler pour travailler ensemble, même s’ils sont à distance. Les espaces de travail numériques sont la stratégie numérique d’une entreprise et résultent souvent d’un processus de transformation digitale.

Les espaces de travail numériques sont également de nature individuelle. Ils constituent un environnement incluant tous les programmes et outils dont un collaborateur a besoin pour effectuer ses tâches. L’espace de travail numérique comprend les plates-formes de terminaux (ordinateurs portables, tablettes et smartphones) et s’étend aux outils de communication, aux logiciels de productivité, aux outils pour les échanges et les réunions ou d’un département à l’autre. Ils sont généralement propres à un individu ou à un rôle dans l’organisation et varient souvent d’une personne à l’autre ou d’un département à l’autre.

Voici quelques différences majeures entre ces deux notions :

Les espaces de travail numériques sont fluides et changent souvent. Les espaces de travail numériques ont tendance à être statiques et fixes à l’échelle de l’entreprise. Un espace de travail numérique est généralement le même pour tous les collaborateurs : une plate-forme pour travailler ensemble tout en exécutant ses tâches séparément. Cependant, les espaces de travail numériques sont adaptés aux besoins individuels et changent à mesure que de nouveaux outils sont introduits dans l’entreprise, que les rôles se modifient ou que de nouveaux processus métier évoluent.

Les espaces de travail numériques ont une forte influence sur l’évolution des lieux de travail numériques. Alors que les collaborateurs utilisent des espaces de travail numériques de manière croissante, les utilisateurs et le département informatique d’une entreprise peuvent déterminer quels aspects de l’espace de travail numérique peuvent être améliorés pour optimiser l’expérience collaborative. De nouveaux outils et applications peuvent être intégrés à l’espace de travail pour améliorer la productivité, les communications et l’expérience utilisateur.

Les espaces de travail numériques englobent les lieux de travail numériques. Le lieu de travail numérique est l’endroit où une personne exécute ses tâches quotidiennes, tandis que l’espace de travail numérique fournit les outils et l’infrastructure de communication qui permettent à des équipes diverses et dispersées de collaborer. Au-delà des lieux de travail numériques, les espaces de travail numériques incluent de nombreux autres composants, tels que des plates-formes de données chiffrées avancées et des systèmes RH en libre-service.