On parle de travail en mode distribué lorsqu’une entreprise fait appel à des collaborateurs qui travaillent sur plusieurs sites, notamment à domicile et dans des bureaux satellites. Traditionnellement appelé télétravail, le travail en mode distribué actuel a rapidement évolué vers des environnements plus collaboratifs, en partie sous l’impulsion de la pandémie de COVID-19, et alimentés par une nouvelle génération d’outils dédiés comme Zoom. Le travail en colocalisation est le contraire du travail en mode distribué.

Dans une configuration de travail en mode distribué, les entreprises peuvent employer des collaborateurs dans des bureaux traditionnels, des commerciaux et des cadres mobiles, ainsi que des collaborateurs travaillant dans un espace de travail partagé (proposé par des sociétés telles que Regus, par exemple). Ces collaborateurs dispersés ont tous en commun un ensemble de logiciels et d’outils de connectivité qui leur permettent de travailler sur des projets partagés, d’organiser virtuellement des réunions ad hoc, de planifier des conférences téléphoniques et de partager facilement les documents et dossiers nécessaires à l’exécution de leurs tâches.

Voici quelques-uns des nombreux outils de communication et de collaboration utilisés dans le cadre du travail en mode distribué :

• Outils de téléconférence tels que Zoom, Skype, Microsoft Teams et WebEx
• Salles de discussion (intégrées aux outils actuels ou messageries instantanées autonomes telles que FaceTime)
• Partage de fichiers dans le Cloud (avec Dropbox, par exemple)
• Tableau blanc et logiciel de partage d’écran
• Téléphonie traditionnelle

Le contexte actuel a contraint même les petites entreprises à adopter le travail en mode distribué, et ce malgré le modèle traditionnel de la colocalisation associé à ce type d’entreprise. Dans cette optique, de nombreuses entreprises ont adopté des solutions d’espace de travail à distance pour la première fois, ce qui a fait monter en flèche la demande en plates-formes de collaboration et autres outils de travail en mode distribué.

La gestion du travail en mode distribué présente de nouveaux défis. Garder les collaborateurs concentrés sur les tâches qui leur incombent et maintenir la productivité est essentiel pour pérenniser la réussite des objectifs d’une entreprise.

La communication et la collaboration sont des composantes essentielles d’une bonne gestion. En raison de la perte des interactions en face-à-face, chaque équipe dispersée a besoin d’un ensemble solide d’outils de réunion numériques pour préserver le lien et l’implication des collaborateurs, et les rassurer ainsi sur l’importance de leur rôle au sein de l’entreprise. Que ce soit dans le cadre d’un appel Zoom, via un canal Slack ou en partageant des documents Google, la collaboration et la communication sont essentielles à tout scénario de travail en mode distribué.

Il est tout aussi important de s’assurer que les collaborateurs sont impliqués et motivés dans l’accomplissement de leurs tâches. Travailler seul à domicile peut avoir des répercussions psychologiques sur les collaborateurs. Les RH et la direction doivent donc s’efforcer de s’impliquer auprès de chaque collaborateur et encourager leurs interactions via des discussions au sein des départements, des bulletins d’information et même l’organisation de concours, avec par exemple des collectes de fonds pour des banques alimentaires locales ou des courses virtuelles.

Gérer ce que l’on ne voit est très difficile, et le contrôle de la productivité des collaborateurs génère donc des défis supplémentaires. De nombreux outils permettent de surveiller l’implication des collaborateurs ou ce qui est affiché sur leurs écrans, et de s’assurer qu’ils remplissent leur mission. Voici quelques conseils pour améliorer la gestion à distance.

1. Fournir les bons outils pour faciliter la réussite des collaborateurs
2. Communiquer tout changement de responsabilité lié au télétravail
3. Fixer des délais et obtenir régulièrement l’état d’avancement des tâches, mais éviter le micromanagement
4. Définir des règles de base pour savoir quand et comment interagir par téléphone, discussion en ligne, vidéoconférence, message, etc.
5. Savoir gérer ! Communiquer chaque jour avec les collaborateurs
6. Actualiser les agendas, informer les collaborateurs de votre disponibilité pour une discussion ou une réunion
7. Établir la confiance. Entretenir le lien avec chaque collaborateur via des rencontres en face-à-face
8. L’honnêteté et la transparence renforcent la confiance
9. Reconnaître et récompenser les personnes et les équipes comme si elles travaillaient au même endroit pour entretenir la culture d’entreprise
10. Développer les opportunités de formation susceptibles de favoriser la croissance de l’emploi

Les entreprises ayant adopté le travail en mode distribué offrent aux collaborateurs, mais aussi à l’entreprise, les avantages suivants :

• Réduction de la surface des espaces de bureau. Les entreprises économisent sur les coûts immobiliers et s’adaptent facilement à mesure qu’elles intègrent de nouveaux collaborateurs, car l’affectation d’espace n’est plus un problème.
• Productivité renforcée. Une étude révèle que les collaborateurs qui travaillent à domicile font plus d’heures que les collaborateurs travaillant dans un espace partagé.
• Élargissement des zones géographiques d’embauche. Si tous les collaborateurs travaillent chez eux, leur domicile peut se trouver partout dans le monde. Ainsi, les recruteurs peuvent prospecter dans des zones très étendues pour trouver les bons talents.

Les avantages pour les collaborateurs sont les suivants :

• Flexibilité horaire. En aménageant leurs horaires, ils parviennent à un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, par exemple pour préparer les repas des enfants ou les récupérer à l’école.
• Suppression des temps de transport. Ils gagnent ainsi plusieurs heures par semaine, ralentissent l’usure de leurs véhicules et économisent sur les frais de déplacement.
• Augmentation de la productivité personnelle . Des collaborateurs motivés travaillent plus rapidement. D’après une étude récente, plus de la moitié des collaborateurs affirment également qu’ils sont heureux de faire des heures supplémentaires en télétravail.