Qu’est-ce qu’un personnel distant ?

 

Il s’agit d’un groupe de collaborateurs d’une entreprise qui travaillent principalement hors site, c’est-à-dire dans un endroit autre que les espaces de bureau traditionnels. Bien qu’il n’y ait pas de consensus sur le nombre minimum de collaborateurs, le terme « personnel à distance » indique généralement que plusieurs collaborateurs travaillent principalement à distance. Dans certaines entreprises, tous les collaborateurs travaillent à distance, et cette approche est parfois appelée « à distance uniquement ». D’autres permettent à la plupart de leurs collaborateurs de travailler principalement à partir d’un autre emplacement, mais imposent à quelques personnes d’effectuer régulièrement leur travail dans un bureau centralisé. Cette approche est appelée « priorité au télétravail ».

 

Qu’est-ce que la gestion du télétravail ?

La gestion du télétravail consiste à diriger et gérer efficacement les collaborateurs à distance. Elle implique généralement une combinaison de communications, de processus et de technologies spécialement conçus pour garantir la productivité du personnel distant. Les entreprises qui s’investissent davantage pour réussir leur gestion du télétravail proposent souvent des formations approfondies sur des thématiques pertinentes, qui s’adressent aussi bien aux responsables qu’à leurs équipes.

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Meilleures pratiques en matière de gestion des collaborateurs distants

Bien géré, le travail à distance peut favoriser un haut niveau de productivité. Voici quelques conseils et meilleures pratiques pour une gestion efficace du télétravail :

  • Définir des directives et des attentes claires : même si vous devez éviter de micro-manager vos collaborateurs, vous ne devez pas non plus les laisser dans le flou concernant vos attentes en matière d’horaires de travail, d’objectifs, de suivi des performances et d’autres aspects importants de leur travail.
  • Mettre en place des contrôles réguliers : créez à la fois des opportunités individuelles et des opportunités d’équipe pour vous contacter régulièrement et partager informations, questions et préoccupations. Ces échanges peuvent être quotidiens ou moins fréquents selon la culture et les besoins de l’équipe.
  • Ne pas se contenter de parler, écouter : assurez-vous que votre communication est multidirectionnelle, c'est-à-dire ne vous contentez pas de transmettre des informations ou des ordres, et soyez réellement à l'écoute des membres de votre équipe. Sollicitez l’avis des collaborateurs sur tous les aspects de l’expérience de télétravail. Communiquez régulièrement avec eux sur leur travail de manière générale, et pas seulement dans le cadre du déroulement des projets.
  • Investir dans la technologie : minimiser l’importance des outils et de l’infrastructure numériques dont vos équipes à distance ont besoin pour faire leur travail pose inévitablement problème. Fournissez aux télétravailleurs des outils dynamiques et conviviaux pour vous réunir, partager des informations et échanger sur tous les autres aspects de leurs activités quotidiennes. Assurez-vous également que ces technologies sont parfaitement adaptées, non seulement au Web, mais aussi aux environnements mobiles.
  • Célébrer les réussites : veillez à reconnaître les bons résultats ; on oublie souvent qu’il est important de célébrer les réalisations individuelles et collectives lorsque les gens ne travaillent pas côte à côte au même endroit.
  • Consacrer du temps aux interactions sociales : même les collaborateurs distants peuvent se réunir en dehors des horaires de travail. Les soirées de jeux virtuels ou les rencontres pendant les « happy hours », par exemple, sont relativement faciles à organiser sur les mêmes plates-formes que celles utilisées pour les activités professionnelles.
  • Faire confiance aux collaborateurs : la gestion du télétravail repose sur la confiance : lorsque les collaborateurs distants craignent que leurs responsables doutent de leur implication ou les surveillent virtuellement de trop près, leurs performances en souffrent. Il est préférable de se concentrer davantage sur les résultats que sur le temps passé au bureau.

 

 

Quels sont les défis liés à la gestion d'une équipe à distance ?

De nombreux défis inhérents à la gestion des collaborateurs distants sont liés au manque d’interactions physiques en face à face. Il peut donc être plus difficile pour les chefs d’équipe et d’autres parties prenantes de ressentir l’ambiance de travail et de déceler les signes avant-coureurs de problèmes courants tels que la baisse de moral, l’épuisement professionnel, les conflits interpersonnels, les problèmes de communication ou le manque de communication.

Voici d’autres problématiques courantes liées à la gestion du télétravail :

 

  • Distraction : les télétravailleurs sont davantage susceptibles de subir des interruptions ou d’être distraits dans leurs tâches quotidiennes, en particulier s’ils travaillent à domicile. Les nombreuses sources possibles de distraction sont, entre autres, la présence d’enfants ou de membres de la famille, l’entretien de la maison ou les tâches ménagères, les bruits extérieurs.
  • Isolement : certains télétravailleurs déclarent être confrontés à l’isolement social, dont les répercussions négatives potentielles sont diverses. Même lorsque les personnes ne se sentent pas isolées, la séparation physique des membres d’une équipe peut également faire obstacle à la promotion d’une culture collaborative saine.
  • Augmentation des revenus : les entreprises dont les collaborateurs sont très impliqués ont multiplié leurs revenus par 2,5 par rapport à celles dont le personnel montre peu d’engagement.
  • Communication : vous devez vous prémunir contre de nombreux problèmes de communication potentiels, notamment les communications pléthoriques (par exemple, un suivi trop constant de l’état d’avancement des projets), les problèmes de communication ou l’exclusion (même fortuite) de certaines personnes de la boucle d’informations.

Les problèmes de gestion du télétravail sont également dus à des défaillances techniques (pannes ou connexions Internet médiocres, par exemple).

 

Quels sont les meilleurs outils de gestion des collaborateurs en télétravail ?

Les meilleurs outils varient parfois en fonction des tâches spécifiques d’une personne ou d’une équipe, mais également en fonction des besoins de l’entreprise ou du secteur. Cela dit, plusieurs types d’outils de gestion du télétravail sont largement considérés comme essentiels. Ces outils relèvent principalement des catégories suivantes :

  • Communication : alors que les messageries restent incontournables dans le monde de l’entreprise, les équipes à distance intègrent presque toujours d’autres canaux de communication dans leur activité, notamment les applications de discussion en ligne (comme Slack) et de collaboration sociale.
  • Réunions : bien qu’ils soient un moyen de communication, les outils de réunion efficaces constituent une catégorie essentielle à part entière ici. Il s’agit des outils de vidéoconférence, des présentations virtuelles, des tableaux blancs, etc.
  • Gestion et suivi des projets : les équipes virtuelles ont besoin de moyens d’afficher et de mettre à jour les tâches et les jalons clés de manière simple et en mode partagé.
  • Partage et stockage de fichiers : les équipes distantes ont besoin de méthodes efficaces et sécurisées pour partager et stocker des documents et d’autres types de fichiers.

 

Quels sont les avantages liés à la gestion du télétravail ?

La gestion des collaborateurs à distance est susceptible d’entraîner la formation d’équipes plus flexibles et dynamiques qui ne sont pas liées à un site physique spécifique pour faire leur travail. Vous pouvez ainsi recruter et constituer des équipes avec des personnes dispersées dans le monde entier. Cette opportunité peut également stimuler la satisfaction et la rétention des collaborateurs qui préfèrent le télétravail au travail dans un bureau traditionnel. Les outils technologiques modernes rendent également la gestion du télétravail bien plus accessible que par le passé.

 

 

Quelle est la différence entre un personnel distant et un personnel mobile ?

« Personnel distant » et « personnel mobile » sont des termes connexes, mais il y a une différence. Un personnel mobile est un type particulier de personnel à distance, qui désigne généralement des collaborateurs travaillant régulièrement sur le terrain ou sur des sites divers. 

 

Un bon exemple est celui des techniciens de maintenance qui effectuent la majeure partie de leur travail sur les sites des clients (lieux de résidence ou bâtiments commerciaux). La gestion du personnel mobile est axée spécifiquement sur la direction des équipes de collaborateurs mobiles. Elle reflète également le fait que de nombreux collaborateurs mobiles ou sur le terrain peuvent effectuer l’intégralité de leur travail en dehors des locaux de l’entreprise, grâce à un ensemble d’infrastructures, de terminaux et d’applications mobiles.

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