1. Collaborazione migliorata. I file e i dati condivisi in una cartella di storage su cloud assicurano la condivisione istantanea tra i membri del team. Molti provider di storage su cloud supportano gli aggiornamenti dei file simultanei da parte di più utenti, per la modifica e la collaborazione in tempo reale. Lo storage su cloud offre un'eccellente alternativa all'invio di file di grandi dimensioni: è sufficiente condividere un link per l'accesso immediato anche ai file e alle cartelle più grandi.
2. Accesso diffuso. Lo storage su cloud è in genere semplice da usare, con upload e download tramite trascinamento in interfacce utente intuitive. Gli utenti possono accedere ai propri dati basati su cloud da qualsiasi dispositivo, ovunque sia disponibile una connessione Internet a banda larga.
3. Sicurezza. I provider di storage su cloud offrono più layer di sicurezza dei dati. Innanzitutto, i dati vengono di solito replicati in più zone di disponibilità come precauzione in caso di guasti. In secondo luogo, i dati sono in genere crittografati per impedire l'accesso non autorizzato, anche nel caso in cui i server del cloud provider siano compromessi.
4. Risparmio sui costi. Lo storage su cloud elimina la necessità di mantenere server, storage e dispositivi di rete on-premise e affida la gestione dello storage in outsourcing al cloud provider. Le aziende non devono utilizzare manodopera e risorse per gestire il ciclo di vita dell'infrastruttura, né preoccuparsi degli aggiornamenti del sistema operativo per questi dispositivi. Gli utenti e le aziende possono usufruire di una spesa mensile prevedibile senza problemi di gestione.
5. Backup automatizzati. Utilizzando le cartelle di storage su cloud per lo storage di tutti i dati, gli utenti e le organizzazioni possono eseguire automaticamente il backup di tutti i dati. Nonostante molti provider di storage su cloud creino cartelle su un'unità fisica locale per l'accesso offline, i dati scritti in una cartella di storage su cloud vengono caricati automaticamente sui server del cloud provider, proteggendo i dati dai guasti dei dispositivi degli utenti.
6. Sincronizzazione multi-dispositivo. I file creati su un dispositivo possono essere sincronizzati con altri dispositivi che utilizzano lo stesso account di storage su cloud quando il dispositivo è acceso e connesso a Internet. Ad esempio, un utente deve solo accendere il laptop prima di partire per un viaggio di lavoro per sincronizzare automaticamente le cartelle scelte con i file creati sul proprio computer desktop. Tutte le modifiche apportate sul laptop verranno automaticamente sincronizzate con il desktop.
7. Scalabilità. Al variare delle esigenze degli utenti o dell'organizzazione, lo storage su cloud può adattarsi al provisioning virtuale istantaneo dello storage richiesto in base alle esigenze. Non è necessario acquistare nuovi dispositivi di storage o server.

Sono due i motivi principali per cui lo storage su cloud è diventato sempre più popolare negli ultimi anni. In primo luogo, i provider di storage su cloud offrono la tranquillità di sapere che i dati sono sottoposti a backup in modo sicuro, pertanto, in caso di guasto di un computer locale, i dati dell'utente sono protetti presso il cloud provider. Molti provider di storage su cloud offrono la possibilità di recuperare i file eliminati accidentalmente dall'utente, nonché la possibilità di recuperare le versioni precedenti di un determinato file.

In secondo luogo, lo storage su cloud offre portabilità e praticità. Una volta archiviati nel cloud, i dati sono accessibili praticamente da qualsiasi dispositivo, ovunque e in qualsiasi momento. Gli utenti possono accedere allo storage su cloud da una postazione self-service in aeroporto, da un desktop dell'ufficio o da uno smartphone da casa. Tutto ciò che serve sono le informazioni corrette sull'account utente.

Lo storage su cloud viene mantenuto su server connessi a Internet. I dati dell'utente vengono spesso scritti su più server per la ridondanza e per prevenire la perdita in caso di guasto. Gli utenti dello storage su cloud si connettono tramite Internet e utilizzano portali web, applicazioni di storage su cloud o API per accedere al proprio storage su cloud. Pertanto, se viene caricato e scaricato un grande volume di dati, occorre assicurare una larghezza di banda (e una ridondanza di rete) sufficiente per supportare l'accesso allo storage su cloud di un'organizzazione.

È importante notare che alcuni provider di storage su cloud applicano agli utenti costi di uscita quando i dati vengono scaricati dal provider, quindi è fondamentale capire tutti i costi implicati nella configurazione di una presenza cloud.

Una volta creato un account, gli utenti possono eseguire il provisioning dello storage su cloud:

scrivendo nelle cartelle di storage su cloud sul proprio dispositivo;

sfruttando un'interfaccia web e pagando a transazione lo storage utilizzato;

tramite servizi in abbonamento che addebitano una tariffa mensile forfettaria;

in modo dinamico dal cloud provider secondo necessità.

Esistono due tipi principali di storage su cloud.

Storage su public cloud

Lo storage su public cloud è disponibile presso un'ampia gamma di terze parti con un modello "as-a-Service". I cloud provider iperscalabili come AWS, Google e Microsoft Azure offrono tutti storage su cloud per le aziende, mentre Google, Dropbox, Box, Apple iDrive, Microsoft OneDrive e una miriade di altre aziende offrono servizi di storage su cloud in abbonamento per privati e aziende.

On-premise (private cloud)

Lo storage su private cloud on-premise viene fornito da dispositivi di Network-Attached Storage o da server che eseguono software di provisioning di storage. Queste offerte di private cloud funzionano allo stesso modo dei cloud provider, offrendo pool di storage virtuali visualizzati come cartelle accessibili agli utenti connessi.

La principale differenza tra private cloud e public cloud è la parte responsabile della manutenzione e dell'upgrade dell'infrastruttura. Con lo storage su public cloud, questa responsabilità è del cloud provider. Con lo storage on-premise, la manutenzione e gli upgrade sono responsabilità dell'organizzazione degli utenti finali. Lo storage su private cloud viene spesso utilizzato da organizzazioni preoccupate per la sicurezza o per esigenze normative o di governance che richiedono lo storage on-premise.