Che cos'è il Digital Workplace?
Digital Workplace è il nome dato all'odierna versione virtuale e moderna dei luoghi di lavoro tradizionali. L'esperienza di Digital Workplace fornisce servizi personalizzati basati sui ruoli, nonché i dati, le applicazioni e gli strumenti di collaborazione necessari per consentire ai dipendenti di lavorare ovunque, su qualsiasi dispositivo e in qualsiasi momento. Per raggiungere questo obiettivo, i Digital Workplace utilizzano i servizi di mobility e la tecnologia digitale per adattarsi alle attività degli utenti e aumentare il coinvolgimento dei dipendenti.
La società di ricerca Gartner afferma: "Il Digital Workplace offre modi nuovi e più efficaci di lavorare; aumenta il coinvolgimento e l'agilità dei dipendenti e sfrutta stili e tecnologie orientati al consumatore".
Il termine Digital Workspace è stato introdotto nel 2009 da Paul Miller, fondatore di Digital Workplace Group, per descrivere l'ampio ecosistema delle tecnologie per l'ambiente di lavoro. Una strategia per il Digital Workplace, come evoluzione naturale dei luoghi di lavoro in generale, include una serie di tecnologie e strumenti per raggiungere gli obiettivi aziendali, tra cui:
- Strumenti e applicazioni di comunicazione.
- Piattaforme di collaborazione e coinvolgimento sui social.
- Sistemi di gestione dei contenuti e della conoscenza per la condivisione interna ed esterna.
- Strumenti di storage su cloud per la condivisione e lo storage dei documenti. Piattaforme Intranet e portale.
- Archivi della documentazione. Integrazione e gestione dei dispositivi mobili.
La trasformazione del Digital Workplace deve essere adattata esattamente ai requisiti di ciascuna organizzazione, tenendo al contempo l'attenzione puntata sull'esperienza complessiva degli utenti o dei dipendenti. L'esperienza del Digital Workplace deve semplificare le comunicazioni e la collaborazione, fornendo al contempo un hub centralizzato per consentire ai dipendenti di accedere ai dati ed eseguire le funzioni aziendali, indipendentemente dalla posizione, dal dispositivo utilizzato o dall'ora del giorno.
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Quali sono i vantaggi del Digital Workplace?
- Collaborazione e comunicazioni migliori. Le applicazioni per il Digital Workplace incoraggiano e semplificano le comunicazioni orizzontalmente tra i dipendenti e verticalmente tra i dipendenti e la dirigenza. Questo può aiutare a promuovere idee che altrimenti non sarebbero state ascoltate. Gli strumenti di messaggistica consentono ai dipendenti di agire rapidamente e il feedback tra i dipendenti può migliorare il morale e la soddisfazione dei dipendenti stessi.
- Miglioramento delle prestazioni. I nuovi strumenti digitali possono aiutare a identificare i Key Performance Indicator che possono contribuire a migliorare la User Experience sia per gli utenti esterni che per i dipendenti che utilizzano gli strumenti del Digital Workplace.
- Maggiore flessibilità. I dipendenti con ambienti e orari di lavoro flessibili sono più soddisfatti della loro esperienza lavorativa, possono avere un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata e possono cambiare orario per svolgere il lavoro quando sono più preparati. Ciò consente ai nottambuli o ai mattinieri di ottenere il massimo dalle loro giornate lavorative.
- Vantaggi in termini di produttività ed efficienza. Gli strumenti per il Digital Workplace consentono ai dipendenti di fare di più in meno tempo e la facilità di collaborazione e comunicazione spesso incoraggia i lavoratori a collaborare in tempo reale per portare a termine il lavoro piuttosto che attendere scambi di e-mail di giorni. Strumenti facili e intuitivi per semplici richieste IT, come la reimpostazione delle password, riducono inoltre il carico IT, liberando risorse tecnologiche per attività più produttive.
- Spese operative ridotte. Sostituire il biglietto aereo con riunioni e conferenze virtuali con lavagne interattive si traduce in notevoli risparmi annuali in biglietti aerei, hotel, pasti, noleggio auto e simili. Inoltre, la riduzione del numero di dipendenti on-premise si traduce in una riduzione delle spese mensili per gli immobili, l'energia e il raffreddamento. Inoltre, scegliere servizi gestiti o SaaS per le piattaforme di Digital Workplace può eliminare i server on-premise, lo storage e le risorse IT necessari per gestirli.
- Aumento del fatturato. La ricerca mostra che le organizzazioni registrano un notevole aumento del fatturato adottando una strategia per il Digital Workplace, grazie alla riduzione dei costi e all'aumento della produttività.
- Miglioramenti della User Experience dei dipendenti. I dipendenti coinvolti sfruttano i profili social, le directory, i feed delle attività e gli strumenti di collaborazione per comunicare e collaborare, il che crea un legame più forte tra i dipendenti e un'atmosfera "familiare" per tutti i lavoratori, indipendentemente dalla loro posizione nell'organigramma aziendale. Questa migliore User Experience può portare a un tasso di turnover inferiore, che migliora i profitti riducendo il tempo dedicato alla formazione di nuovi dipendenti o alla sostituzione delle competenze perse.
- Miglioramenti dell'esperienza del cliente. Dipendenti più felici sono i migliori promotori del marchio e dipendenti che hanno a cuore il loro posto di lavoro condivideranno questo entusiasmo con i clienti che incontrano.
Perché abbiamo bisogno di un Digital Workplace?
Il lavoro non viene più svolto in un unico luogo. La pandemia globale ha fatto da coronamento al cambiamento epocale iniziato con l'introduzione degli smartphone tra i dirigenti. Poiché i dipendenti lavorano sempre più da remoto, è diventata evidente la necessità di ricreare un ambiente di lavoro che li coinvolga e incoraggi la collaborazione e le comunicazioni. Per raggiungere questo obiettivo, le organizzazioni stanno adottando sempre più una strategia per un Digital Workplace sicuro. Un buon Digital Workplace offre ai dipendenti tecnologie e strumenti che possono contribuire a ridurre i costi operativi complessivi, riducendo la necessità di costosi spazi in ufficio.
Come si implementa un Digital Workplace?
Ogni organizzazione deve seguire il proprio percorso verso un Digital Workplace sicuro poiché ogni azienda ha requisiti specifici. Ci sono, tuttavia, alcune linee guida che le organizzazioni dovrebbero prendere in considerazione quando creano la loro strategia per il Digital Workplace.
Innanzitutto, esegui una valutazione dell'attuale footprint del Digital Workplace. L'obiettivo dovrebbe includere la determinazione dei punti di forza e di debolezza dei sistemi attualmente in uso. Questa valutazione dovrebbe riguardare tutta l'azienda e spesso inizia con un sondaggio tra i dipendenti per comprendere gli strumenti in uso, le loro opinioni sul software corrente e cosa si può fare per migliorare il workflow per il loro lavoro e quali ostacoli li bloccano. Il Digital Workplace deve concentrarsi sulla rimozione di questi ostacoli e sulla semplificazione del lavoro e delle comunicazioni.
Dopo aver completato la valutazione, è importante coinvolgere i leader aziendali e dei team IT in tutta l'organizzazione per stabilire un obiettivo comune e una visione chiara per la sua adozione. Senza la partecipazione di tutti al raggiungimento di un obiettivo chiaro e conciso, ci sono poche possibilità di consenso a livello aziendale da parte dei dipendenti, in particolare di quelli che non comprendono i vantaggi di questa trasformazione. È inoltre fondamentale che i dirigenti comunichino il proprio supporto per una rapida adozione e che i dirigenti di alto livello si impegnino a garantire il consenso di tutti i livelli delle organizzazioni.
Quindi, poiché i Digital Workplace sono incentrati sul miglioramento delle comunicazioni e della collaborazione, anche questi dovrebbero essere elementi cruciali per l'attuazione di una strategia per il Digital Workplace. La gestione dei progetti deve mettere in pratica ciò che viene affermato e utilizzare strumenti di messaggistica, intranet, wiki e social media aziendali per informare i dipendenti sullo stato di implementazione del Digital Workplace. Tutte queste comunicazioni devono essere disponibili ai dipendenti indipendentemente da dove si trovano o dal dispositivo che utilizzano per accedere alle comunicazioni aziendali. È inoltre di fondamentale importanza che le comunicazioni con i dipendenti siano molto trasparenti in merito al processo e che evidenzino a che punto si trova l'organizzazione nel percorso verso un Digital Workplace, quali problemi o ostacoli sono stati individuati e risolti e in che modo tutti stanno lavorando insieme verso un obiettivo comune.
Infine, assicurati che ci sia una formazione adeguata sul nuovo Digital Workplace, sia per i dipendenti esistenti sia per aiutare i nuovi assunti. Il cambiamento è sempre stressante e molti dipendenti saranno diffidenti nei confronti di un nuovo ambiente di lavoro, indipendentemente dai vantaggi percepiti. Un solido programma di formazione che fornisce le informazioni necessarie sugli strumenti e il motivo per cui sono stati scelti può aiutare i dipendenti a comprendere il motivo per cui questi cambiamenti sono così importanti e contribuiscono ad aumentare il livello di dimestichezza durante l'apprendimento. La formazione e la relativa documentazione aiuteranno a contrastare i timori dei dipendenti esistenti e aiuteranno i nuovi assunti a diventare più efficienti fin dal primo giorno di lavoro.
In che modo il Digital Workplace influisce sull'esperienza dei dipendenti?
I Digital Workplace aiutano le organizzazioni a costruire relazioni più solide e una cultura forte, che può contribuire ad aumentare la produttività, migliorare le prestazioni aziendali complessive e aumentare la fidelizzazione all'azienda. Le funzioni lavorative dei dipendenti sono circondate da questa nuova esperienza digitale, che mette i dipendenti stessi al centro della trasformazione aziendale.
Gli strumenti di collaborazione e comunicazione in un Digital Workplace migliorano notevolmente la capacità della dirigenza di ascoltare i problemi dei dipendenti in tutta l'organizzazione e possono favorire un rapporto più forte tra dirigenti e dipendenti. Quando i dipendenti pensano di essere ascoltati, è più probabile che condividano informazioni approfondite che possono fare la differenza con un singolo cliente o nell'intera organizzazione.
Poiché la soddisfazione e il coinvolgimento dei dipendenti sono fondamentali per il successo dell'organizzazione, offrire un'esperienza superiore ai dipendenti apporta vantaggi a tutti i membri dell'organizzazione, dal task worker al dirigente.
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