Si parla di forza lavoro distribuita quando un'azienda ha dipendenti che lavorano in luoghi diversi, come abitazioni e filiali. In passato, questo modello era detto "telelavoro". Ma la forza lavoro distribuita di oggi si è evoluta rapidamente verso ambienti più collaborativi, in parte a causa della pandemia di COVID-19 e in parte grazie alla disponibilità di una nuova generazione di strumenti specifici per la forza lavoro distribuita come Zoom. Una forza lavoro ubicata nello stesso luogo è l'opposto di una forza lavoro distribuita.

Le aziende con una forza lavoro distribuita possono avere lavoratori negli uffici tradizionali, venditori e dirigenti connessi con i loro dispositivi mobili e persone che lavorano in un'area di lavoro condivisa come Regus o We Work. A unirli sarà un insieme di strumenti software e di connettività che consentono loro di lavorare su progetti condivisi, organizzare riunioni ad hoc, programmare conference call e condividere senza problemi i documenti e le cartelle necessari per svolgere le loro mansioni.

Alcuni dei tanti strumenti di comunicazione e collaborazione utilizzati dalla forza lavoro distribuita sono:

• Strumenti per teleconferenze come Zoom, Skype, Microsoft Teams e WebEx
• Chat room, siano esse integrate negli strumenti attuali o chat standalone come FaceTime
• Condivisione di file basata su cloud come Dropbox
• Software per la condivisione di schermi e lavagne
• Sistemi di telefonia tradizionali

L'ambiente attuale ha costretto anche le aziende più piccole ad adottare una forza lavoro distribuita, nonostante la tradizionale co-locazione associata alle organizzazioni di queste dimensioni. Molte di esse hanno implementato soluzioni per l'ambiente di lavoro remoto per la prima volta e questo ha fatto aumentare la domanda di piattaforme di collaborazione e di altri strumenti per la forza lavoro distribuita.

La gestione della forza lavoro distribuita presenta nuove sfide. Mantenere i dipendenti concentrati sul lavoro senza ridurre la produttività è fondamentale per il successo continuo di un'azienda.

Le comunicazioni e la collaborazione sono la chiave di una gestione efficace. A causa della perdita di interazione personale, ogni team distribuito richiede diversi validi strumenti per le riunioni online in modo da mantenere i dipendenti connessi e coinvolti affinché continuino a sentire di avere un ruolo importante nell'organizzazione. Che si tratti di una chiamata su Zoom, una chat in Slack o di condividere i documenti su Google, la collaborazione e la comunicazione sono la linfa vitale di qualsiasi forza lavoro distribuita.

Altrettanto importante è garantire che i dipendenti siano sempre coinvolti e motivati a svolgere il proprio lavoro. Lavorare da soli da casa può avere un impatto psicologico sui dipendenti, quindi HR e dirigenti devono fare del loro meglio per incoraggiare e coinvolgere ogni dipendente tramite chat di reparto, newsletter e perfino gare o concorsi, come raccolte alimentari o giochi virtuali.

Non è possibile gestire ciò che non si vede, pertanto monitorare la produttività dei dipendenti comporta ulteriori sfide. Ci sono molti strumenti per monitorare il coinvolgimento dei dipendenti, controllare quello che visualizzano sui loro schermi e altrimenti garantire che lavorino effettivamente secondo i piani. Ecco alcuni suggerimenti per migliorare la gestione remota:

1. Fornire gli strumenti giusti per il successo dei dipendenti
2. Comunicare eventuali cambiamenti di responsabilità dovuti al lavoro da remoto
3. Fissare le scadenze e ricevere aggiornamenti periodici sulle attività, senza tuttavia esercitare un controllo eccessivo
4. Definire regole di base circa quando e come interagire tramite telefono, chat, videoconferenza, SMS, ecc.
5. Gestire, ovvero comunicare quotidianamente con i dipendenti
6. Tenere aggiornati i calendari: i dirigenti dovrebbero informare i dipendenti su quando sono disponibili per chattare o incontrarli
7. Creare fiducia. Costruire rapporti con i dipendenti attraverso incontri individuali
8. L'onestà e la trasparenza creano fiducia
9. Riconoscere e premiare singoli dipendenti e team come se lavorassero nello stesso posto per preservare la cultura aziendale
10. Offrire opportunità di formazione che possono portare alla crescita professionale

Le aziende con una forza lavoro distribuita offrono vantaggi ai dipendenti e alla stessa organizzazione nei seguenti modi:

• Riduzione degli uffici: ciò può consentire di risparmiare sui costi degli immobili e di scalare senza problemi quando si aggiungono dipendenti, poiché non è necessario trovare uno spazio fisico dove collocarli.
• Maggiore produttività: le ricerche indicano che i dipendenti connessi da casa lavorano più ore rispetto ai dipendenti in co-locazione.
• Espansione delle aree geografiche delle assunzioni: se i dipendenti lavorano da casa, possono trovarsi praticamente ovunque. I responsabili dei processi di selezione e assunzione possono cercare e trovare i talenti giusti in un'area geografica molto più grande.

I vantaggi per i dipendenti includono:

• Orario di lavoro flessibile, che favorisce un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata, in quanto permette di andare a prendere i bambini a scuola o di preparare il pranzo.
• Eliminazione dei tempi per gli spostamenti, che consente di risparmiare diverse ore ogni settimana, di risparmiare i soldi per i trasporti e di ridurre l'usura dei veicoli.
• Aumento della produttività personale, perché i dipendenti motivati lavorano di più e più velocemente. Secondo i dati di un recente studio, più della metà dei dipendenti sarebbe pronta a fare straordinari pur lavorando in modo distribuito.