Che cos'è la forza di lavoro distribuita?

Si parla di forza lavoro distribuita quando un'azienda ha dipendenti che lavorano in luoghi diversi, come abitazioni e filiali. In passato, questo modello era detto "telelavoro". Ma la forza lavoro distribuita di oggi si è evoluta rapidamente verso ambienti più collaborativi, in parte a causa della pandemia di COVID-19 e in parte grazie alla disponibilità di una nuova generazione di strumenti specifici per la forza lavoro distribuita come Zoom. Una forza lavoro ubicata nello stesso luogo è l'opposto di una forza lavoro distribuita.

Le aziende con una forza lavoro distribuita possono avere lavoratori negli uffici tradizionali, venditori e dirigenti connessi con i loro dispositivi mobili e persone che lavorano in un'area di lavoro condivisa come Regus o We Work. A unirli sarà un insieme di strumenti software e di connettività che consentono loro di lavorare su progetti condivisi, organizzare riunioni ad hoc, programmare conference call e condividere senza problemi i documenti e le cartelle necessari per svolgere le loro mansioni.

Alcuni dei tanti strumenti di comunicazione e collaborazione utilizzati dalla forza lavoro distribuita sono:

  • Strumenti per teleconferenze come Zoom, Skype, Microsoft Teams e WebEx
  • Chat room, siano esse integrate negli strumenti attuali o chat standalone come FaceTime
  • Condivisione di file basata su cloud come Dropbox
  • Software per la condivisione di schermi e lavagne
  • Sistemi di telefonia tradizionali

L'ambiente attuale ha costretto anche le aziende più piccole ad adottare una forza lavoro distribuita, nonostante la tradizionale co-locazione associata alle organizzazioni di queste dimensioni. Molte di esse hanno implementato soluzioni per l'ambiente di lavoro remoto per la prima volta e questo ha fatto aumentare la domanda di piattaforme di collaborazione e di altri strumenti per la forza lavoro distribuita.

Anywhere Workspace For Dummies

Retrospettiva sul 2020 - La pandemia fa scattare un campanello d'allarme

Come si gestisce una forza lavoro distribuita?

La gestione della forza lavoro distribuita presenta nuove sfide. Mantenere i dipendenti concentrati sul lavoro senza ridurre la produttività è fondamentale per il successo continuo di un'azienda.

Le comunicazioni e la collaborazione sono la chiave di una gestione efficace. A causa della perdita di interazione personale, ogni team distribuito richiede diversi validi strumenti per le riunioni online in modo da mantenere i dipendenti connessi e coinvolti affinché continuino a sentire di avere un ruolo importante nell'organizzazione. Che si tratti di una chiamata su Zoom, una chat in Slack o di condividere i documenti su Google, la collaborazione e la comunicazione sono la linfa vitale di qualsiasi forza lavoro distribuita.

Altrettanto importante è garantire che i dipendenti siano sempre coinvolti e motivati a svolgere il proprio lavoro. Lavorare da soli da casa può avere un impatto psicologico sui dipendenti, quindi HR e dirigenti devono fare del loro meglio per incoraggiare e coinvolgere ogni dipendente tramite chat di reparto, newsletter e perfino gare o concorsi, come raccolte alimentari o giochi virtuali.

Non è possibile gestire ciò che non si vede, pertanto monitorare la produttività dei dipendenti comporta ulteriori sfide. Ci sono molti strumenti per monitorare il coinvolgimento dei dipendenti, controllare quello che visualizzano sui loro schermi e altrimenti garantire che lavorino effettivamente secondo i piani. Ecco alcuni suggerimenti per migliorare la gestione remota:

  1. Fornire gli strumenti giusti per il successo dei dipendenti
  2. Comunicare eventuali cambiamenti di responsabilità dovuti al lavoro da remoto
  3. Fissare le scadenze e ricevere aggiornamenti periodici sulle attività, senza tuttavia esercitare un controllo eccessivo
  4. Definire regole di base circa quando e come interagire tramite telefono, chat, videoconferenza, SMS, ecc.
  5. Gestire, ovvero comunicare quotidianamente con i dipendenti
  6. Tenere aggiornati i calendari: i dirigenti dovrebbero informare i dipendenti su quando sono disponibili per chattare o incontrarli
  7. Creare fiducia. Costruire rapporti con i dipendenti attraverso incontri individuali
  8. L'onestà e la trasparenza creano fiducia
  9. Riconoscere e premiare singoli dipendenti e team come se lavorassero nello stesso posto per preservare la cultura aziendale
  10. Offrire opportunità di formazione che possono portare alla crescita professionale

Vantaggi della forza lavoro distribuita

Le aziende con una forza lavoro distribuita offrono vantaggi ai dipendenti e alla stessa organizzazione nei seguenti modi:

  • Riduzione degli uffici: ciò può consentire di risparmiare sui costi degli immobili e di scalare senza problemi quando si aggiungono dipendenti, poiché non è necessario trovare uno spazio fisico dove collocarli.
  • Maggiore produttività: le ricerche indicano che i dipendenti connessi da casa lavorano più ore rispetto ai dipendenti in co-locazione.
  • Espansione delle aree geografiche delle assunzioni: se i dipendenti lavorano da casa, possono trovarsi praticamente ovunque. I responsabili dei processi di selezione e assunzione possono cercare e trovare i talenti giusti in un'area geografica molto più grande.

I vantaggi per i dipendenti includono:

  • Orario di lavoro flessibile, che favorisce un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata, in quanto permette di andare a prendere i bambini a scuola o di preparare il pranzo.
  • Eliminazione dei tempi per gli spostamenti, che consente di risparmiare diverse ore ogni settimana, di risparmiare i soldi per i trasporti e di ridurre l'usura dei veicoli.
  • Aumento della produttività personale, perché i dipendenti motivati lavorano di più e più velocemente. Secondo i dati di un recente studio, più della metà dei dipendenti sarebbe pronta a fare straordinari pur lavorando in modo distribuito.

Sfide aziendali di una forza lavoro distribuita

La sicurezza informatica rappresenta un enorme rischio per la forza lavoro distribuita. I dipendenti che un tempo lavoravano in un ambiente di rete affidabile su computer e smartphone forniti dall'azienda si connettono oggi da qualunque posizione, nella migliore delle ipotesi utilizzando apparecchiature per ufficio su una rete domestica dotata di VPN e, nella peggiore delle ipotesi, da uno smartphone o un tablet di loro proprietà su una connessione Wi-Fi non sicura in un luogo pubblico. Si è anche aggiunto poi il rischio di accesso alle risorse aziendali utilizzando i dati di accesso disponibili su dispositivi smarriti o rubati. Le aziende devono quindi adottare un piano di gestione dei dispositivi mobili.

L'impossibilità a incontrarsi di persona può avere un impatto negativo sulle prestazioni e sul morale. La maggior parte dei dipendenti apprezza la compagnia dei colleghi, sia quando lavorano insieme in una sala conferenze sia quando prendono partecipano a un evento aziendale per festeggiare un successo. Inoltre, molti dipendenti e manager interagiscono meglio di persona e risentono dalle mancanza di interazioni personali. Essere connessi è l'unico modo per superare queste sfide, così come avere gli strumenti giusti è l'unico modo per interagire con i colleghi e con i manager.

Poiché i problemi aziendali, normativi e di governance cambiano piuttosto di frequente, è importante pianificare la formazione sulla compliance su base periodica. Oltre alla normale formazione relativa alle HR, è importante offrire formazione sulle best practice per la sicurezza informatica, le prescrizioni normative come PCI, HIPAA, GDPR, ecc., utilizzando un mix di sessioni di formazione tradizionale e di microapprendimento per soddisfare le esigenze dei diversi soggetti coinvolti.

La gestione rappresenta sempre una sfida e una forza lavoro distribuita può prestarsi alla microgestione dei progetti dei dipendenti. Tuttavia, garantire l'autonomia dei dipendenti e premiarli quando rispettano le scadenze senza doverli controllare di continuo aumenta la fiducia in se stessi dei lavoratori e dei manager. È importante lasciare ai dipendenti lo spazio necessario per lavorare e crescere pur continuando a gestirli.

Differenza tra forza lavoro distribuita e lavoro da casa

Una forza lavoro distribuita è definita come più dipendenti che lavorano in sedi diverse, come uffici remoti, sedi centrali, abitazioni o direttamente sul campo. Ciò non esclude la presenza di team in sede, ma prevede che i lavoratori siano ubicati in luoghi diversi invece che sotto lo stesso tetto.

Il lavoro da casa, come il nome stesso indica, prevede invece che un dipendente utilizzi la sua abitazione come sede di lavoro principale. Un dipendente che lavora da casa può anche far parte di un team in co-locazione che solitamente lavora in una singola struttura oppure di una forza lavoro distribuita geograficamente.

L'espressione "lavoro da casa" in genere si riferisce a un singolo soggetto, mentre per "forza lavoro distribuita" si intende una strategia che riguarda l'intera azienda e che coinvolge molti o tutti i dipendenti.

 

Soluzioni e prodotti correlati

Soluzioni per il lavoro da remoto

Connetti la forza lavoro distribuita con soluzioni per il lavoro da remoto

Soluzioni Anywhere Workspace

Consenti ai dipendenti di lavorare in modo distribuito garantendo esperienze sicure e senza intoppi.

Esperienza soddisfacente e produttività assicurate

Supporta una forza lavoro remota agile con un accesso continuo e sicuro.