L'approccio remote-first è una strategia aziendale che rende il lavoro da remoto l'opzione principale per tutti i dipendenti o per la maggior parte di essi. Per definizione, remote-first significa che solo poche persone (o addirittura nessuna) lavorano in uno stesso ufficio. I dipendenti sono invece ubicati in altri luoghi, come la loro casa o uno spazio di co-working.

Pur non essendo una novità in sé, l'approccio remote-first ha iniziato a ricevere molta più attenzione a causa della pandemia di COVID-19, che ha costretto tantissime aziende ad adattare rapidamente le loro operation per dover gestire tutti o quasi tutti i dipendenti che si sono trovati a dover lavorare da casa.

A differenza delle organizzazioni completamente distribuite o esclusivamente remote, le aziende remote-first gestiscono comunque un ambiente di lavoro fisico a disposizione dei dipendenti che hanno bisogno di un ufficio tradizionale o che preferiscono un ufficio tradizionale alla loro abitazione. Tuttavia, la maggior parte delle persone in un team remoto lavora più spesso da casa o da un'altra posizione al di fuori della sede aziendale.

Queste aziende creano una cultura remote-first che considera il lavoro da remoto la norma piuttosto che l'eccezione da applicare solo in determinate circostanze. Anche quando i membri di team remoti si trovano in un luogo di lavoro aziendale, lavorano utilizzando gli stessi strumenti e gli stessi processi di cui si avvalgono quando si trovano altrove.

Un numero crescente di aziende sta pensando di diventare definitivamente remote-first dopo aver scoperto i vantaggi del modello di lavoro da remoto durante la crisi di COVID-19.

In un'azienda remote-first, lavorare al di fuori del Workspace principale o della sede aziendale è la modalità di lavoro predefinita e non un'eccezione o una pratica occasionale.

In un'azienda remote-friendly, invece, ad alcuni dipendenti è consentito lavorare fuori sede per vari motivi, pur continuando a svolgere la maggior parte delle operation quotidiane di persona in azienda. Un'azienda remote-friendly può consentire ai dipendenti di lavorare da remoto alcuni giorni a settimana oppure può assumere personale remoto per ruoli specifici, anche se questo non rappresenta la modalità di lavoro principale dell'organizzazione. In un ambiente remote-friendly, ad esempio, una persona che lavora da casa un giorno alla settimana può collegarsi a una sala conferenze dove la maggior parte degli altri dipendenti è riunita di persona.

Le aziende remote-first, invece, adattano le loro operation per garantire un'esperienza dei dipendenti coerente, indipendentemente da dove la persona lavora. Nell'esempio precedente della riunione, in un'azienda remote-first tutti i dipendenti sarebbero connessi tramite uno strumento di videoconferenza, anche se alcuni di loro si trovano fisicamente nella sala dove si tiene la riunione. In questo modo tutti i partecipanti possono ascoltare e vedere gli altri allo stesso modo. In generale, un'azienda remote-first considera la forza lavoro completamente remota e organizza le operation in modo da funzionare in modo coerente ed efficace indipendentemente dalla posizione dei dipendenti.

Un'azienda remote-friendly consente ai dipendenti di lavorare al di fuori della sede aziendale almeno per una parte del tempo, mentre un'azienda remote-first presuppone che i dipendenti lavorino sempre lontano dalla sede aziendale.

Le aziende adottano l'approccio remote-first per supportare diversi obiettivi aziendali a breve e lungo termine, quali Business Continuity, assunzione e fidelizzazione dei talenti migliori, risparmi economici, benessere dei dipendenti e flessibilità e adattabilità a lungo termine. Anche se alcune aziende e alcuni settori richiedono ovviamente ancora un certo grado di interazione di persona, per altre organizzazioni la cultura aziendale e le tecnologie moderne hanno reso il modo di lavorare remote-first facilmente adottabile (e in alcuni casi preferibile).

Le aziende diventano in genere remote-first perché vedono in questo approccio dei vantaggi evidenti, quali i seguenti.

• Risparmi sui costi: uno dei vantaggi più citati dell'approccio remote-first è la possibilità per le organizzazioni di ridurre il loro footprint fisico. Soprattutto le grandi aziende possono così ridurre notevolmente la spesa per gli uffici. Un'organizzazione con 5.000 dipendenti, ad esempio, può prendere in locazione o acquistare locali più piccoli se ritiene che solo il 20% del personale lavorerà in sede in un dato momento. Alcune aziende potrebbero poi ridurre il budget per le retribuzioni se assumono persone che vivono in aree dove il costo della vita è più basso.
• Un pool di talenti più ampio: in un ambiente remote-first, i selezionatori e i responsabili delle assunzioni possono raggiungere un pool molto più ampio di potenziali dipendenti. Questo può essere un vantaggio importante per attrarre e fidelizzare i migliori talenti e particolarmente vero per i ruoli per i quali mancano candidati qualificati a livello locali e meno esigenti in termini di retribuzione, com'è il caso per alcuni ruoli IT specializzati.
• Maggiore soddisfazione dei dipendenti: i dipendenti remote-first indicano spesso miglioramenti nella percezione complessiva del lavoro. Ridurre o eliminare i tempi di spostamento e i costi di trasporto è un buon esempio di come gli ambienti remote-first possono migliorare la qualità della vita.
• Flessibilità a lungo termine: in generale, la tecnologia remote-first consente a un'azienda di crescere (o ridimensionarsi) senza doversi preoccupare dei vincoli dettati dai propri spazi fisici. Un'organizzazione in forte crescita non ha bisogno di aggiungere continuamente nuovi uffici e attrezzature per stare al passo con le assunzioni. Inoltre, le aziende possono adattarsi più prontamente alle mutevoli condizioni senza preoccuparsi di sprecare gli investimenti effettuati per l'infrastruttura fisica. Allo stesso modo, l'approccio remote-first è un vantaggio per la pianificazione della Business Continuity, perché le aziende hanno già gli strumenti e la cultura necessari per raggiungere con successo i loro obiettivi aziendali anche quando i dipendenti non possono accedere a una sede centrale o al luogo di lavoro.

Gli strumenti remote-first includono software e piattaforme per il lavoro da remoto che consentono alle persone di lavorare ovunque desiderino. Sono le applicazioni software solitamente distribuite "as a-Service" (SaaS) su Internet. Le applicazioni SaaS possono fornire desktop remoti, strumenti di chat, Digital Workspace, condivisioni di file e storage, funzionalità di videoconferenza e altri strumenti per riunioni virtuali, applicazioni per la gestione dei progetti e strumenti per una varietà di esigenze specifiche del settore o dell'azienda. Indipendentemente dal loro scopo, gli strumenti remote-first hanno un comune denominatore: consentono alle persone di svolgere il loro lavoro quotidiano in modo efficace ovunque si trovino.