Una forza lavoro remota è un gruppo di dipendenti dell'azienda che lavora perlopiù in un luogo diverso dall'ufficio tradizionale. Sebbene non sia stato definito un numero minimo, con questa locuzione si indica solitamente che alcuni o molti dipendenti lavorano da una posizione remota. In alcune aziende, tutti i dipendenti lavorano da remoto, un approccio a volte indicato come "remote-only". In altre, invece, la maggior parte dei dipendenti lavora principalmente da un'altra posizione, mentre alcuni continuano a recarsi regolarmente nella sede aziendale. Questo approccio è detto "remote-first".

La gestione della forza lavoro remota consente di orientare e gestire i dipendenti remoti in modo efficace. In genere, è una combinazione di comunicazioni, processi e tecnologie appositamente progettati per gestire una forza lavoro remota produttiva. Le aziende che investono di più nella gestione della forza lavoro remota spesso offrono anche una formazione completa sugli argomenti riguardanti il lavoro da remoto, sia per i dirigenti sia per i dipendenti.

Se ben organizzato, il lavoro da remoto può essere estremamente produttivo. Ecco alcuni suggerimenti e best practice per gestire in modo efficace una forza lavoro remota:

• Definire aspettative e linee guida chiare. Anche se è consigliabile evitare di controllare in modo ossessivo i dipendenti, è meglio indicare loro in modo chiaro le aspettative in termini di piani di lavoro, obiettivi, monitoraggio delle prestazioni e altri aspetti importanti del loro lavoro.
• Definire controlli periodici. Creare opportunità per i singoli dipendenti e per i team di avere un confronto periodico per condividere aggiornamenti, domande e dubbi. Questi incontri possono essere quotidiani o anche meno frequenti, a seconda della cultura e delle esigenze del team.
• Parlare, ma anche ascoltare. È importante che le comunicazioni siano multi-direzionali; non dobbiamo solo condividere aggiornamenti od ordini, ma anche ascoltare i membri del team e invitarli a dare un feedback su tutti gli aspetti dell'esperienza di lavoro da remoto. Chiedere loro di tanto in tanto come vanno le cose in generale, non solo per aggiornamenti sui progetti.
• Investire nella tecnologia. Prendere delle scorciatoie con l'infrastruttura e gli strumenti digitali di cui i team remoti hanno bisogno per lavorare causerà inevitabilmente dei problemi. È importante offrire ai lavoratori remoti strumenti dinamici e facili da usare per incontrarsi, condividere informazioni e tutti gli altri aspetti della loro routine quotidiana, ma è altrettanto importante verificare che queste tecnologie siano ben progettate non solo per il web, ma anche per i dispositivi mobili.
• Riconoscere i risultati raggiunti. Assicurarsi di dare il giusto riconoscimento ai buoni risultati. È un errore comune dimenticare l'importanza di premiare i traguardi raggiunti dai singoli e dai team quando le persone non lavorano fisicamente nello stesso luogo.
• Trovare il tempo per l'interazione sociale. Anche una forza lavoro remota può avere occasioni per incontrarsi al di fuori del lavoro: è facile organizzare giochi o aperitivi virtuali, ad esempio, sulle stesse piattaforme utilizzate per lavorare.
• Fidarsi delle persone. La gestione della forza lavoro remota si basa sulla fiducia. Quando i dipendenti ritengono che i loro manager mettono in dubbio il loro impegno o li controllano o spiano virtualmente, le loro prestazioni diminuiscono. È preferibile concentrarsi più sui risultati che sul tempo trascorso alla scrivania.