Che cos'è la forza lavoro remota?
Una forza lavoro remota è un gruppo di dipendenti dell'azienda che lavora perlopiù in un luogo diverso dall'ufficio tradizionale. Sebbene non sia stato definito un numero minimo, con questa locuzione si indica solitamente che alcuni o molti dipendenti lavorano da una posizione remota. In alcune aziende, tutti i dipendenti lavorano da remoto, un approccio a volte indicato come "remote-only". In altre, invece, la maggior parte dei dipendenti lavora principalmente da un'altra posizione, mentre alcuni continuano a recarsi regolarmente nella sede aziendale. Questo approccio è detto "remote-first".
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Che cos'è la gestione della forza lavoro remota?
La gestione della forza lavoro remota consente di orientare e gestire i dipendenti remoti in modo efficace. In genere, è una combinazione di comunicazioni, processi e tecnologie appositamente progettati per gestire una forza lavoro remota produttiva. Le aziende che investono di più nella gestione della forza lavoro remota spesso offrono anche una formazione completa sugli argomenti riguardanti il lavoro da remoto, sia per i dirigenti sia per i dipendenti.
Best practice per la gestione dei dipendenti remoti
Se ben organizzato, il lavoro da remoto può essere estremamente produttivo. Ecco alcuni suggerimenti e best practice per gestire in modo efficace una forza lavoro remota:
- Definire aspettative e linee guida chiare. Anche se è consigliabile evitare di controllare in modo ossessivo i dipendenti, è meglio indicare loro in modo chiaro le aspettative in termini di piani di lavoro, obiettivi, monitoraggio delle prestazioni e altri aspetti importanti del loro lavoro.
- Definire controlli periodici. Creare opportunità per i singoli dipendenti e per i team di avere un confronto periodico per condividere aggiornamenti, domande e dubbi. Questi incontri possono essere quotidiani o anche meno frequenti, a seconda della cultura e delle esigenze del team.
- Parlare, ma anche ascoltare. È importante che le comunicazioni siano multi-direzionali; non dobbiamo solo condividere aggiornamenti od ordini, ma anche ascoltare i membri del team e invitarli a dare un feedback su tutti gli aspetti dell'esperienza di lavoro da remoto. Chiedere loro di tanto in tanto come vanno le cose in generale, non solo per aggiornamenti sui progetti.
- Investire nella tecnologia. Prendere delle scorciatoie con l'infrastruttura e gli strumenti digitali di cui i team remoti hanno bisogno per lavorare causerà inevitabilmente dei problemi. È importante offrire ai lavoratori remoti strumenti dinamici e facili da usare per incontrarsi, condividere informazioni e tutti gli altri aspetti della loro routine quotidiana, ma è altrettanto importante verificare che queste tecnologie siano ben progettate non solo per il web, ma anche per i dispositivi mobili.
- Riconoscere i risultati raggiunti. Assicurarsi di dare il giusto riconoscimento ai buoni risultati. È un errore comune dimenticare l'importanza di premiare i traguardi raggiunti dai singoli e dai team quando le persone non lavorano fisicamente nello stesso luogo.
- Trovare il tempo per l'interazione sociale. Anche una forza lavoro remota può avere occasioni per incontrarsi al di fuori del lavoro: è facile organizzare giochi o aperitivi virtuali, ad esempio, sulle stesse piattaforme utilizzate per lavorare.
- Fidarsi delle persone. La gestione della forza lavoro remota si basa sulla fiducia. Quando i dipendenti ritengono che i loro manager mettono in dubbio il loro impegno o li controllano o spiano virtualmente, le loro prestazioni diminuiscono. È preferibile concentrarsi più sui risultati che sul tempo trascorso alla scrivania.
Quali sono le sfide legate alla gestione di un team remoto?
Molte delle sfide legate alla gestione dei dipendenti remoti scaturiscono dalla mancanza di interazione fisica di persona. Questo può rendere più difficile per team leader e altri "avere il polso della situazione" e cogliere segnali di allarme di problemi comuni della forza lavoro, come morale basso, stress, conflitti interpersonali, comunicazione errata o assente.
Altre sfide comuni alla gestione della forza lavoro da remoto sono:
- Distrazione. I lavoratori remoti sono più soggetti a interruzioni o altre distrazioni nella loro routine quotidiana, soprattutto se lavorano da casa, come la presenza di bambini o familiari nello stesso ambiente, la necessità di svolgere attività o lavori domestici, rumori provenienti dalla strada e molte altre possibili fonti di distrazione.
- Isolamento. Alcuni lavoratori remoti riferiscono di avere problemi di isolamento sociale, che può avere diverse ripercussioni negative. Anche quando le persone non si sentono isolate, la separazione fisica degli altri membri del team può rendere più difficile promuovere una cultura collaborativa e sana.
- Comunicazione. Sono diversi i problemi di comunicazione da evitare, tra cui: comunicazione eccessiva (ad esempio, controllo continuo dello stato di un progetto), problemi di comunicazione o esclusione (anche occasionale) di un ciclo di condivisione delle informazioni.
Anche problemi tecnologici come connessioni Internet scadenti (o interruzione della connessione) possono creare problemi di gestione della forza lavoro remota.
Quali sono gli strumenti migliori per gestire un dipendente remoto?
- Comunicazione. Anche se l'e-mail rimane uno strumento di riferimento nel mondo aziendale, i team remoti utilizzano quasi sempre altri canali di comunicazione nell'arco della giornata, come app di chat (Slack, ad esempio) e app di collaborazione sui social media.
- Riunioni. Sebbene siano una forma di comunicazione, gli strumenti per riunioni efficaci rappresentano una categoria a parte. Includono gli strumenti per videoconferenze, presentazioni virtuali, lavagne e altro ancora.
- Gestione e monitoraggio dei progetti. I team virtuali hanno bisogno di modi per visualizzare e aggiornare le attività e i traguardi chiave in modo condivisibile e facile da usare.
- Condivisione e storage dei file. I team remoti hanno bisogno di modi efficienti e sicuri per condividere e archiviare documenti e altri tipi di file.
Quali sono i vantaggi della gestione di una forza lavoro remota?
La gestione dei dipendenti remoti può portare ad avere team più flessibili e dinamici che non sono legati a una posizione fisica specifica per svolgere il loro lavoro. Questo approccio permette di assumere e creare team con persone dislocate in ogni parte del mondo. Ciò può aumentare la soddisfazione e la fidelizzazione dei dipendenti, quando si assumono persone che preferiscono lavorare da remoto piuttosto che nell'ufficio tradizionale. Gli strumenti tecnologici moderni consentono inoltre di gestire la forza lavoro remota con maggiore successo rispetto al passato.
Qual è la differenza tra una forza lavoro remota e una forza lavoro mobile?
Le locuzioni "forza lavoro remota" e "forza lavoro mobile", pur essendo collegate, hanno un significato ben diverso. Una forza lavoro mobile è un tipo particolare di forza lavoro remota, ma di solito è formata da un gruppo di dipendenti che lavorano solitamente sul campo o in luoghi diversi.
Si tratta, ad esempio, dei tecnici dell'assistenza che lavorano perlopiù presso i clienti, come abitazioni o locali commerciali. La gestione della forza lavoro mobile è una branca della gestione della forza lavoro remota dedicata in modo specifico alla gestione di team di dipendenti mobili. Questo riflette anche il fatto che molti dipendenti mobili o sul campo possono lavorare esclusivamente lontano dalla sede aziendale grazie a un mix di infrastruttura, dispositivi e applicazioni mobili.
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