デジタルワークスペースとは

企業によって要件は異なるため、各企業は、安全なデジタルワークスペースに向けてそれぞれの道を進む必要があります。ただし、組織がデジタルワークスペース戦略を構築する際に考慮すべき一般的なガイドラインがあります。

まず、現在のデジタルワークスペースのフットプリントを評価します。現在利用されているシステムの長所と短所を見極めることも目標にすべきです。この評価は全社規模で実施する必要があります。多くの場合は、従業員へのアンケートを最初に行い、現在使用しているツール、現在のソフトウェアに対する意見、仕事のワークフローを改善する方法、職務遂行の妨げとなっている問題などについて把握します。デジタルワークスペースは、そのような問題を取り除いて従業員の仕事とコミュニケーションを容易にすることに焦点を当てる必要があります。

評価の完了後、組織全体のビジネス部門と IT 部門のリーダーを巻き込み、共通の目標や、導入に関する明確なビジョンについて合意を得ることが重要です。明確でシンプルな目標に向かって全員が取り組む状況を作らなければ、従業員からの全社的な賛同を得られる可能性は狭まり、特に、この変革のメリットを理解していない従業員の協力は望めないでしょう。また、経営陣は迅速な導入に対する支持を周知するとともに、組織のあらゆる層から賛同を得られるように働きかける必要があります。

次に、デジタルワークスペースはコミュニケーションとコラボレーションの向上に重点を置いているため、これらもデジタルワークスペース戦略を展開するうえで重要な要素になります。プロジェクト管理チームは、メッセージング、イントラネット、Wiki、全社的なソーシャル メディア ツールなどを活用して、デジタルワークスペースの進展状況を従業員に伝える必要があります。これらのコミュニケーションは、従業員がどこからどのようなデバイスを使用して社内コミュニケーションにアクセスするかに関係なく、すべて利用できる必要があります。また、従業員へのコミュニケーションでは、そのプロセスについて十分な透明性を確保し、デジタルワークスペースへの取り組みで組織がどのような段階にあるのか、どのような問題や障害が発見されて解決されたのか、全従業員がどのようにして一丸となり共通の目標に向かっているのかを明示することが不可欠です。

最後に、既存の従業員のためにも、新入社員のオンボーディングのためにも、新しいデジタルワークスペースに関する適切なトレーニングを用意する必要があります。変化は常に負担を伴うため、多くの従業員は、どのようなメリットがあるかわかっていても、新しい職場環境に対して警戒心を抱くでしょう。ツールについて、またそのツールが選ばれた理由について必要なインサイトを提供する堅実なトレーニング プログラムを確立することで、従業員は、なぜこのような変化が重要なのかを合理的に考え、学習を進めながら理解を深めることができます。トレーニングや付随するドキュメントは、既存の従業員が不安を解消し、新入社員が初日から能力を発揮するのに役立ちます。

デジタルワークスペースにより、組織は深い人間関係と強固な文化を構築して、生産性の向上、業績全体の向上、従業員ロイヤルティの向上を実現できます。従業員はこの新しいデジタル体験のなかで職務に取り組み、会社変革の中心的な役割を自ら果たすことになります。

デジタルワークスペースのコラボレーションおよびコミュニケーション ツールは、経営陣にとっても、組織全体の従業員から問題を聞き出し、従業員との強固な関係を築くうえで大いに役立ちます。従業員の声が会社に届くことが周知されれば、特定の顧客や組織全体に変化をもたらすようなインサイトを従業員から得られる可能性も高くなります。

従業員の満足度とエンゲージメントは組織の成功に不可欠であるため、優れた従業員体験を提供することは、タスク ワーカーから経営陣まで、組織内のすべての人に利益をもたらします。