分散した仕事環境とは


分散した仕事環境は、企業が自宅やサテライト オフィスなどの複数の場所で働く従業員を抱えている場合を指すと言われています。現在の分散した仕事環境は、これまで在宅勤務と呼ばれていましたが、新型コロナウイルス感染症のパンデミックを一因として、さらには Zoom のような分散した仕事環境向けの新世代ツールによって、より連携を強めた環境へと急速に進化しました。分散された環境で働く従業員の逆の状態が、同じ場所で働く従業員です。

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分散した仕事環境を導入している企業は、従来のオフィスで働く従業員に加えて、移動の多いセールス担当者や経営陣など、Regus や WeWork などの共有ワークスペースで働く従業員を採用できます。そうした企業のすべてが共通して備えているものは、プロジェクトの共同作業、臨時のオンライン ミーティングの開催、電話会議のスケジューリング、および職務を遂行するために必要なドキュメントやフォルダのシームレスな共有を可能にする一連のソフトウェアと接続ツールです。

分散した仕事環境で使用されている多くのコミュニケーション ツールとコラボレーション ツールには、次のようなものがあります。

  • 電話会議ツール(Zoom、Skype、Microsoft Teams、WebEx など)
  • チャット ルーム:既存のツールに統合されたチャット、または FaceTime のようなスタンドアロンのチャット
  • クラウドベースのファイル共有(Dropbox など)
  • ホワイトボードと画面共有ソフトウェア
  • 従来の電話通信

同じ場所で働くこと連想される小規模の企業も、現在の状況によって、分散した仕事環境を採用する必要に迫られました。このため、リモート ワークスペース ソリューションを初めて採用する企業も多く、コラボレーション プラットフォームや分散した仕事環境向けのその他のツールに対する需要が急増しました。

 

分散した仕事環境の管理方法

分散した仕事環境の管理には新たな課題があります。従業員を業務のタスクに集中させて、生産性を維持することは、ビジネスの継続的な成功に不可欠です。

管理の鍵は、コミュニケーションとコラボレーションです。対面でのやり取りが失われるため、分散しているすべてのチームでは、従業員のつながりやエンゲージメントを維持し、従業員が組織内で重要な役割を果たしていると常に感じられるように、一連の堅牢なデジタル ミーティング ツールが必要とされます。Zoom による会議、Slack のチャンネル、Google ドキュメントの共有のいずれを使用するかにかかわらず、コラボレーションとコミュニケーションはすべての分散した仕事環境にとって不可欠です。

それと同じくらい重要なのは、従業員のエンゲージメントと業務の遂行に対する意欲を維持することです。自宅で 1 人で仕事をしていると従業員に心理的な影響が生じることがあるため、人事部門や経営陣は各従業員と積極的に交流し、部門のチャット、ニュースレター、さらには地域のフード バンクへの募金やオンラインの市民マラソンのようなコンテストを通じて、従業員どうしの交流を促す必要があります。

見えないものは管理ができないため、従業員の生産性を監視することにはさらなる課題があります。従業員エンゲージメントを監視したり、従業員の画面に表示されている内容を監視したり、計画どおりに作業が実行されていることを確認したりするためのツールは多数あります。リモート管理を改善するためのヒントは次のとおりです。

  1. 従業員が成功するために適切なツールを提供する。
  2. テレワークに起因する責任の変化を伝える。
  3. 期限を設定してタスクの進捗状況を定期的に確認し、細かく管理しない。
  4. 電話、チャット、ビデオ会議、テキスト メッセージなどを使用して、いつ、どのようにやり取りするかについての基本ルールを設定する。
  5. 管理を徹底し、従業員と毎日コミュニケーションを取る。
  6. カレンダーを最新の状態に保ち、いつならチャットやミーティングに参加できるかを従業員に知らせる。
  7. 信頼関係を築き、1 対 1 のミーティングを通して各従業員と関係を構築する。
  8. 率直さと透明性によって信頼を築く。
  9. 同じ場所で働いているときのように、個人やチームを評価してインセンティブを与え、企業文化を維持する。
  10. 職務上の成長につながるトレーニングや教育の機会を提供する。

 

分散した仕事環境のメリット

分散した仕事環境を導入する企業は、従業員にとってメリットがありますが、組織にとっても次のようなメリットがあります。

  • オフィス ペース要件の軽減:不動産コストを削減でき、従業員が追加された場合でも、従業員用のスペースを慌てて探す必要がなく、シームレスに拡張できます。
  • 生産性の向上:調査によると、同じ場所で働く従業員よりも在宅勤務の従業員は多くの時間を費やしています
  • 採用地域の拡大:すべての従業員が在宅勤務であれば、自宅がどこにあっても構いません。採用担当者は、より広範な地域から人材を募集して、適切な人材を見つけることができます。

従業員にとっては次のようなメリットがあります。

  • フレックス タイム:仕事と生活(子供の食事の準備や学校の出迎えなど)のバランスを改善できます。
  • 通勤時間の解消:1 週間に何時間も節約でき、自動車の損傷を減らし、通勤コストを削減することができます。
  • 個人の生産性の向上:意欲的な従業員はより多くの仕事をより迅速に行うことができます。最近の調査によると、従業員の半数以上が、分散した環境で働けるなら残業しても構わないと回答しました。

 

分散した仕事環境のビジネス上の課題とは

サイバーセキュリティは、分散した仕事環境にとって大きなリスクです。従業員は、これまでは会社が支給したコンピューターやスマートフォンを使用して信頼性の高いネットワーク環境で作業していましたが、現在はあらゆる場所から作業するようになりました。VPN を備えた自宅のネットワーク上でオフィス機器を使用して作業していればよいですが、最悪の場合、近所のコーヒー ショップで安全でない Wi-Fi 接続を使用して、従業員所有のスマートフォンやタブレットで作業することもあります。また、紛失したデバイスや盗難にあったデバイスに、企業リソースにアクセスできるログイン情報が含まれているかもしれません。企業は、モバイル デバイス管理計画を採用する必要があります。

対面で会えないことがパフォーマンスや士気に悪影響を与える可能性があります。ほとんどの従業員は、会議室で一緒に仕事をしたり、金曜日の午後のイベントで一週間の疲れをほぐしたりするなど、同僚との交流から喜びを得ます。また、多くの従業員やマネージャは対面の方が親しく関わることができ、そのような対面での定期的なやり取りを懐かしんでいます。これらの課題を克服するには、接続性が重要になります。それこそが同僚どうしのやり取りやマネージャと従業員の話し合いに適切なツールとなります。

ビジネス、ガバナンス、および規制上の課題は頻繁に変化するため、コンプライアンス トレーニングを定期的に計画します。通常の人事関連のトレーニングに加えて、サイバーセキュリティのベスト プラクティス、および PCI、HIPAA、GDPR などの政府指令も対象に含め、マイクロラーニングと従来のトレーニング セッションを組み合わせて、さまざまな関係者のニーズに対応します。

管理とは常に難しいものですが、分散した仕事環境では従業員のプロジェクトを細かく管理する傾向があるかもしれません。しかし、1 時間ごとに確認するのではなく、従業員の自律性を認め、期限を守ることにインセンティブを与えることで、従業員とマネージャの両方が安心感を得られます。作業と成長への余地を残しながら、従業員を管理します。

 

分散した仕事環境と在宅勤務との違いとは

分散した仕事環境には、リモート オフィス、本社の施設、オフィスとしての自宅、または現場など、さまざまな場所で作業する複数の従業員が含まれます。オンサイト チームを排除するものではなく、従業員が 1 つ屋根の下ではなく複数の場所にいることを示しています。

在宅勤務とは、従業員が働く主な場所が自宅であることを示しているに過ぎません。在宅勤務の従業員は、通常は 1 つの施設で働く集合チームの 1 人であることも、地理的に分散した環境で働く従業員の 1 人であることもあります。

一般的に、在宅勤務は個人を指して用いられますが、分散した仕事環境は多くまたはすべての従業員を対象として企業全体の戦略を指して用いられます。

分散した仕事環境に関連する VMware の製品、ソリューション、リソース

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チームで仕事を行うために同じ場所にいる必要はなくなりましたが、分散した仕事環境を正しく構築するには、チームの働く場所や働き方を再考する必要があります。