分散した業務環境とは
分散した業務環境とは、企業が自宅やサテライト オフィスなど複数の場所で働く従業員を抱えている状態をいいます。現在の分散した業務環境は、これまで在宅勤務と呼ばれていましたが、新型コロナウイルス感染症のパンデミックを一因として、さらには Zoom のような分散した業務環境向けの新世代ツールによって、より連携を強めた環境へと急速に進化しました。分散した業務環境の逆が、コロケーション環境です。
分散した業務環境を導入している企業では、従来のオフィスで働く従業員に加えて、移動の多いセールス担当者や経営陣など、Regus や WeWork のような共有ワークスペースで働く従業員も雇用できます。そうした企業のすべてが共通して備えているものは、プロジェクトの共同作業、臨時のオンライン ミーティングの開催、電話会議のスケジューリング、職務を遂行するために必要なドキュメントやフォルダのシームレスな共有などを可能にする、一連のソフトウェアや接続ツールです。
分散した業務環境で使用されている多くのコミュニケーション ツールやコラボレーション ツールのなかには、次のようなものがあります。
- 電話会議ツール（Zoom、Skype、Microsoft Teams、WebEx など）
- チャット ルーム：既存のツールに統合されたチャット、または FaceTime のようなスタンドアロンのチャット
- クラウドベースのファイル共有（Dropbox など）
- ホワイトボードと画面共有ソフトウェア
- 従来の電話通信
小規模な企業には従来コロケーション環境がつきものですが、そうした小規模企業も現在の状況によって、分散した業務環境を導入することを余儀なくされました。そのため多くの企業が初めてリモート ワークスペース ソリューションを採用することになり、コラボレーション プラットフォームやその他の分散した業務環境向けツールに対する需要が急増しました。
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分散した業務環境の管理方法
分散した業務環境の管理には新たな課題があります。従業員を業務のタスクに集中させて、生産性を維持することは、ビジネスの継続的な成功に不可欠です。
管理の鍵は、コミュニケーションとコラボレーションです。対面でのやり取りが失われるため、分散しているすべてのチームでは、従業員のつながりやエンゲージメントを維持し、従業員が組織内で重要な役割を果たしていると常に感じられるように、一連の堅牢なデジタル ミーティング ツールが必要とされます。Zoom による会議、Slack のチャンネル、Google ドキュメントの共有のいずれを使用するかにかかわらず、コラボレーションとコミュニケーションはすべての分散した業務環境にとって不可欠です。
またそれと同等に重要なのは、従業員のエンゲージメントと業務遂行への意欲を維持することです。自宅で 1 人で仕事をしていると従業員に心理的な影響が生じることがあるため、人事部門や経営陣は各従業員と積極的に交流し、部門のチャット、ニュースレター、さらには地域のフード バンクへの募金やオンラインの市民マラソンのようなコンテストを通じて、従業員どうしの交流を促す必要があります。
見えないものは管理ができないため、従業員の生産性を監視することで、新たな課題がもたらされます。従業員エンゲージメントを監視したり、従業員の画面に表示されている内容を監視したり、計画どおりに作業が実行されていることを確認したりするためのツールは多数あります。リモート管理を改善するためのヒントは次のとおりです。
- 従業員が成功するために適切なツールを提供する。
- テレワークによって職務が変更になる場合は必ず連絡する。
- 期限を設定してタスクの進捗状況を定期的に確認し、細かく管理しない。
- 電話、チャット、ビデオ会議、テキスト メッセージなどを使用して、いつ、どのようにやり取りするかについての基本ルールを設定する。
- 管理を徹底し、従業員と毎日コミュニケーションを取る。
- カレンダーを最新の状態に保ち、いつならチャットやミーティングに参加できるかを従業員に知らせる。
- 信頼関係を築き、1 対 1 のミーティングを通して各従業員と関係を構築する。
- 率直さと透明性によって信頼を築く。
- 同じ場所で働いているときのように、個人やチームを評価してインセンティブを与え、企業文化を維持する。
- 職務上の成長につながるトレーニングや教育の機会を提供する。
分散した業務環境のメリット
企業が分散した業務環境を導入すると、従業員にとってだけでなく組織にとっても次のようなメリットがあります。
- オフィス スペース要件の軽減：不動産コストを削減できるほか、新たな従業員が加わった場合にも慌ててスペースを探す必要がなく、シームレスに拡張を行うことができます。
- 生産性の向上：調査によると、在宅勤務の従業員はコロケーション環境の従業員よりも多くの時間を業務に費やしています。
- 採用地域の拡大：すべての従業員が在宅勤務であれば、自宅がどこにあっても構いません。採用担当者は、より広範な地域から人材を募集して、適切な人材を見つけることができます。
従業員にとっては次のようなメリットがあります。
- フレックス タイム：仕事と生活（子供の食事の準備や学校の出迎えなど）のバランスを改善できます。
- 通勤時間の解消：1 週間に何時間も節約でき、自動車の損傷を減らし、通勤コストを削減することができます。
- 個人の生産性の向上：意欲的な従業員はより多くの仕事をより迅速に行うことができます。最近の調査によると、従業員の半数以上が、分散した環境で働けるなら残業しても構わないと回答しました。
分散した業務環境のビジネス上の課題とは
サイバーセキュリティは分散した業務環境に大きなリスクをもたらします。従業員はこれまで、会社が支給したコンピューターやスマートフォンを使用して、信頼性の高いネットワーク環境で作業していましたが、現在はあらゆる場所から作業するようになっています。VPN を備えた自宅のネットワーク上でオフィス機器を使用して作業している場合はまだよいとして、最悪の場合は近所のコーヒー ショップから安全でない Wi-Fi 接続を使用して、個人所有のスマートフォンやタブレットで作業していることもあります。また、紛失したデバイスや盗難にあったデバイスに、企業リソースにアクセスできるログイン情報が含まれているかもしれません。企業はモバイル デバイス管理計画を採用する必要があります。
対面で会えないことが、パフォーマンスや士気に悪影響を与える可能性もあります。ほとんどの従業員は、会議室で一緒に仕事をしたり、金曜日の午後のイベントで一週間の疲れをほぐしたりするなど、同僚との交流を楽しみます。また多くの従業員やマネージャは、対面のほうが親しく関わることができ、そのような対面での定期的なやり取りを懐かしんでいます。こうした課題を克服するには、接続性が重要になるだけでなく、同僚同士のやり取りやマネージャと従業員の話し合いのための適切なツールも必要になります。
ビジネス、ガバナンス、および規制上の課題は頻繁に変化するため、コンプライアンス トレーニングを定期的に計画する必要があります。通常の人事関連のトレーニングに加えて、サイバーセキュリティのベスト プラクティス、および PCI、HIPAA、GDPR などの政府指令も対象に含め、マイクロラーニングと従来のトレーニング セッションを組み合わせて、さまざまな関係者のニーズに対応するようにします。
管理は常に難しいものであり、分散した業務環境では従業員のプロジェクトが細かく管理される傾向があります。しかし、1 時間ごとに確認するのではなく、従業員の自律性を認め、期限を守ることにインセンティブを与えることで、従業員とマネージャの両方が安心感を得られます。従業員には作業と成長のための余裕を与えつつ、管理を行う必要があります。
分散した業務環境と在宅勤務との違いとは
分散した業務環境では、リモート オフィス、本社の施設、オフィスとしての自宅、現場など、さまざまな場所で従業員が作業を行います。オンサイト チームも例外ではありません。これは単に、従業員が 1 つ屋根の下でなく複数の場所にいるということを意味します。
在宅勤務とは、従業員が働く主な場所が自宅であることを意味するに過ぎません。在宅勤務の従業員は、通常は 1 つの施設で働く集合チームの 1 人であることも、地理的に分散した環境で働く従業員の 1 人であることもあります。
一般的に在宅勤務は個人が行うものですが、分散した業務環境での勤務は、多数またはすべての従業員を対象とした企業全体の戦略になります。
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