分散した業務環境とは

分散した業務環境とは、企業が自宅やサテライト オフィスなど複数の場所で働く従業員を抱えている状態をいいます。現在の分散した業務環境は、これまで在宅勤務と呼ばれていましたが、新型コロナウイルス感染症のパンデミックを一因として、さらには Zoom のような分散した業務環境向けの新世代ツールによって、より連携を強めた環境へと急速に進化しました。分散した業務環境の逆が、コロケーション環境です。

分散した業務環境を導入している企業では、従来のオフィスで働く従業員に加えて、移動の多いセールス担当者や経営陣など、Regus や WeWork のような共有ワークスペースで働く従業員も雇用できます。そうした企業のすべてが共通して備えているものは、プロジェクトの共同作業、臨時のオンライン ミーティングの開催、電話会議のスケジューリング、職務を遂行するために必要なドキュメントやフォルダのシームレスな共有などを可能にする、一連のソフトウェアや接続ツールです。

分散した業務環境で使用されている多くのコミュニケーション ツールやコラボレーション ツールのなかには、次のようなものがあります。

• 電話会議ツール（Zoom、Skype、Microsoft Teams、WebEx など）
• チャット ルーム：既存のツールに統合されたチャット、または FaceTime のようなスタンドアロンのチャット
• クラウドベースのファイル共有（Dropbox など）
• ホワイトボードと画面共有ソフトウェア
• 従来の電話通信

小規模な企業には従来コロケーション環境がつきものですが、そうした小規模企業も現在の状況によって、分散した業務環境を導入することを余儀なくされました。そのため多くの企業が初めてリモート ワークスペース ソリューションを採用することになり、コラボレーション プラットフォームやその他の分散した業務環境向けツールに対する需要が急増しました。

分散した業務環境の管理には新たな課題があります。従業員を業務のタスクに集中させて、生産性を維持することは、ビジネスの継続的な成功に不可欠です。

管理の鍵は、コミュニケーションとコラボレーションです。対面でのやり取りが失われるため、分散しているすべてのチームでは、従業員のつながりやエンゲージメントを維持し、従業員が組織内で重要な役割を果たしていると常に感じられるように、一連の堅牢なデジタル ミーティング ツールが必要とされます。Zoom による会議、Slack のチャンネル、Google ドキュメントの共有のいずれを使用するかにかかわらず、コラボレーションとコミュニケーションはすべての分散した業務環境にとって不可欠です。

またそれと同等に重要なのは、従業員のエンゲージメントと業務遂行への意欲を維持することです。自宅で 1 人で仕事をしていると従業員に心理的な影響が生じることがあるため、人事部門や経営陣は各従業員と積極的に交流し、部門のチャット、ニュースレター、さらには地域のフード バンクへの募金やオンラインの市民マラソンのようなコンテストを通じて、従業員どうしの交流を促す必要があります。

見えないものは管理ができないため、従業員の生産性を監視することで、新たな課題がもたらされます。従業員エンゲージメントを監視したり、従業員の画面に表示されている内容を監視したり、計画どおりに作業が実行されていることを確認したりするためのツールは多数あります。リモート管理を改善するためのヒントは次のとおりです。

1. 従業員が成功するために適切なツールを提供する。
2. テレワークによって職務が変更になる場合は必ず連絡する。
3. 期限を設定してタスクの進捗状況を定期的に確認し、細かく管理しない。
4. 電話、チャット、ビデオ会議、テキスト メッセージなどを使用して、いつ、どのようにやり取りするかについての基本ルールを設定する。
5. 管理を徹底し、従業員と毎日コミュニケーションを取る。
6. カレンダーを最新の状態に保ち、いつならチャットやミーティングに参加できるかを従業員に知らせる。
7. 信頼関係を築き、1 対 1 のミーティングを通して各従業員と関係を構築する。
8. 率直さと透明性によって信頼を築く。
9. 同じ場所で働いているときのように、個人やチームを評価してインセンティブを与え、企業文化を維持する。
10. 職務上の成長につながるトレーニングや教育の機会を提供する。

企業が分散した業務環境を導入すると、従業員にとってだけでなく組織にとっても次のようなメリットがあります。

• オフィス スペース要件の軽減：不動産コストを削減できるほか、新たな従業員が加わった場合にも慌ててスペースを探す必要がなく、シームレスに拡張を行うことができます。
• 生産性の向上：調査によると、在宅勤務の従業員はコロケーション環境の従業員よりも多くの時間を業務に費やしています。
• 採用地域の拡大：すべての従業員が在宅勤務であれば、自宅がどこにあっても構いません。採用担当者は、より広範な地域から人材を募集して、適切な人材を見つけることができます。

従業員にとっては次のようなメリットがあります。

• フレックス タイム：仕事と生活（子供の食事の準備や学校の出迎えなど）のバランスを改善できます。
• 通勤時間の解消：1 週間に何時間も節約でき、自動車の損傷を減らし、通勤コストを削減することができます。
• 個人の生産性の向上：意欲的な従業員はより多くの仕事をより迅速に行うことができます。最近の調査によると、従業員の半数以上が、分散した環境で働けるなら残業しても構わないと回答しました。