분산된 인력이란?
분산된 인력은 기업이 집과 위성 사무실을 포함한 여러 위치에서 일하는 직원을 활용하는 경우 분산된 인력이 존재한다고 말합니다. 기존에 재택 근무라고도 했던 오늘날의 분산된 인력은 부분적으로는 코로나19 팬데믹의 영향과 Zoom과 같은 차세대 분산된 인력 툴에 힘입어 더욱 협업적인 환경으로 빠르게 발전해 왔습니다. 코로케이션된 인력은 분산된 인력의 반대입니다.
분산된 인력 회사는 Regus 또는 We Work와 같은 공유 업무 공간에서 일하는 기존 사무실 직원, 모바일 영업 직원, 임원을 고용할 수 있습니다. 이들 모두의 공통점은 소프트웨어 및 연결 툴 그룹을 사용한다는 점입니다. 이를 통해 공유 프로젝트를 진행하고, 임시 회의를 진행하고, 화상 회의 일정을 잡고, 업무 수행에 필요한 문서와 폴더를 원활하게 공유할 수 있습니다.
분산된 인력이 활용하는 다양한 커뮤니케이션 및 공동 작업 툴은 다음과 같습니다.
- Zoom, Skype, Microsoft Teams, WebEx와 같은 화상 회의 툴
- 채팅방 - 기존 툴에 통합되거나 FaceTime과 같은 독립 실행형 채팅
- Dropbox와 같은 클라우드 기반 파일 공유
- 화이트보드 및 화면 공유 소프트웨어
- 기존 전화 통신
소규모 기업과 관련된 기존의 코로케이션에도 불구하고 현재 환경에서는 소규모 기업도 분산된 인력을 도입해야 합니다. 이로 인해 많은 조직이 처음으로 원격 근무지 솔루션을 도입했으며 공동 작업 플랫폼 및 기타 분산된 인력 툴에 대한 수요가 급증했습니다.
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분산된 인력 관리 방법
분산된 인력 관리는 새로운 당면 과제를 제시합니다. 직원이 비즈니스 작업에 집중하고 생산성을 유지하는 것은 비즈니스의 지속적인 성공에 매우 중요합니다.
관리의 핵심은 커뮤니케이션과 공동 작업입니다. 대면 상호 작용이 없기 때문에 모든 분산된 팀은 직원이 조직 내에서 중요한 역할을 수행한다고 느끼도록 하기 위해 직원의 소통과 참여를 유지하기 위한 견고한 일련의 디지털 회의 툴이 필요합니다. Zoom 통화, Slack 채널 또는 Google 문서 공유 등을 통해 공동 작업 및 커뮤니케이션하는 것은 모든 분산된 인력의 생명선입니다.
이와 마찬가지로 업무를 수행하기 위한 직원의 참여와 동기 부여 역시 중요합니다. 홀로 재택 근무하는 것은 직원에게 심리적 영향을 미칠 수 있으므로 HR 팀 및 관리 팀이 모든 직원과 소통하고 부서별 채팅, 뉴스 레터, 심지어는 지역 푸드 뱅크를 위한 모금 행사 또는 가상 펀 런(fun run) 등의 대회를 통해 서로 소통하도록 장려해야 합니다.
보이지 않는 것을 관리할 수 없기 때문에 직원 생산성을 모니터링할 때 추가적인 문제가 발생합니다. 직원 참여를 모니터링하고, 화면에 표시되는 내용을 모니터링하고, 계획에 따라 작업을 실제로 수행하는지 확인하는 데 사용할 수 있는 다양한 툴이 있습니다. 다음은 원격 관리를 개선하기 위한 몇 가지 팁입니다.
- 직원의 성공을 위한 올바른 툴을 제공합니다.
- 원격 근무로 인한 책임 변경 사항을 전달합니다.
- 마감일을 정하고 작업에 관해 정기적인 업데이트를 받지만 너무 세세하게 관리하지 않습니다.
- 전화, 채팅, 화상 회의, 문자 등을 통해 상호 작용하는 시기와 방법에 대한 기본 규칙을 설정합니다.
- 관리하십시오! 실제로 직원들과 매일 소통합니다.
- 캘린더를 최신 상태로 유지하여 채팅 또는 미팅이 가능한 시간을 직원에게 알립니다.
- 신뢰를 형성합니다. 일대일 미팅을 통해 각 직원과 관계를 구축합니다.
- 정직과 투명성으로 신뢰를 구축합니다.
- 회사 문화를 유지하기 위해 개인과 팀이 동일한 위치에서 일하는 것처럼 인식하고 보상합니다.
- 직업 성장으로 이어질 수 있는 훈련 및 교육 기회를 제공합니다.
분산된 인력의 이점
분산된 인력 회사는 직원에게 혜택을 제공하고 조직에도 다음과 같은 방식으로 혜택을 제공합니다.
- 필요한 사무실 공간 감소로 인해 공간을 찾는 데 어려움이 없으므로 부동산 비용을 절감하고 직원이 늘어남에 따라 필요한 확장을 원활하게 수행할 수 있습니다.
- 생산성 증가. 연구 결과에 따르면 코로케이션된 직원에 비해 재택 근무하는 직원이 업무에 시간을 더 많이 할애하는 것으로 나타났습니다.
- 고용 지역 확장. 모든 직원이 재택 근무를 한다면 집이 어디든 상관 없습니다. 채용 담당자는 광범위한 지역에서 적합한 인재를 찾을 수 있습니다.
직원은 다음과 같은 혜택을 얻을 수 있습니다.
- 유연한 근무 시간으로 아이들을 위해 식사를 준비하거나 아이들 하교 시간에 맞춰 데리러 가는 등 더 나은 일과 삶의 균형을 확보할 수 있습니다.
- 출퇴근 시간 제거로 주당 더 많은 시간을 확보할 수 있고 차량 마모가 줄고 통근 비용을 절감할 수 있습니다.
- 개인 생산성 향상은 동기 부여가 된 직원이 더 많은 작업을 더 빠르게 처리하기 때문입니다.최근 연구에 따르면 직원의 절반 이상이 분산된 방식으로 일하면서 초과 근무를 하는 것이 좋다고 답했습니다.
분산된 인력의 비즈니스 당면 과제
분산된 인력의 사이버 보안 리스크가 커졌습니다. 회사에서 발급한 컴퓨터와 스마트폰으로 신뢰할 수 있는 네트워크 환경에서 작업하던 직원은 이제 VPN이 설치된 홈 네트워크에서 사무용 장비를 활용하여 거의 모든 위치에서 작업하고, 최악의 경우 로컬 커피 숍의 안전하지 않은 Wi-Fi에 연결된 직원 소유의 스마트폰 또는 태블릿으로 작업할 수 있게 되었습니다. 또한 분실 또는 도난당한 기기에는 기업 리소스에 액세스할 수 있는 로그인 정보가 들어 있을 수 있습니다. 회사는 모바일 기기 관리 계획을 도입해야 합니다.
직접 대면을 할 수 없는 업무 환경은 성과와 사기에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 대부분의 직원은 회의실에서 함께 일하거나 금요일 오후 이벤트를 통해 성공적인 한 주를 마무리하는 등 동료와 함께 일하는 것을 즐깁니다. 또한 많은 직원과 관리자가 직접 대면했을 때 더 원활한 소통이 이루어지고 정기적인 대면 상호 작용을 그리워합니다. 동료 간 상호 작용과 관리자와 직원 간 논의에 적합한 툴과 마찬가지로 이러한 당면 과제를 극복하기 위해서는 연결성이 중요합니다.
비즈니스, 거버넌스 및 규제 문제는 자주 변경되므로 정기적으로 규정 준수 교육을 계획해야 합니다. 다양한 구성원의 요구 사항을 충족하기 위해 마이크로 학습과 기존 교육 세션을 결합하여, 일반적인 HR 관련 교육 외에도 사이버 보안에 대한 모범 사례, PCI, HIPAA, GDPR 등과 같은 정부 요구 사항을 교육해야 합니다.
관리는 항상 어려운 문제입니다. 분산된 인력은 직원 프로젝트를 세부적으로 관리하는 데 도움이 될 수 있습니다. 하지만 직원에게 자율권을 부여하고 매시간 확인하지 않으며 마감일 준수에 대한 보상을 제공하면 직원과 관리자 모두의 신뢰를 높일 수 있습니다. 직원을 관리함과 동시에 업무를 수행하고 성장할 수 있는 여지를 제공해야 합니다.
분산된 인력과 “재택 근무”의 차이점
분산된 인력에는 원격 근무지, 본사 시설, 홈 오피스 또는 현장 등 다양한 위치에서 근무하는 여러 직원이 포함됩니다. 현장 팀을 배제하는 개념이 아니고 근무자가 단일 공간이 아닌 여러 위치에 있음을 의미합니다.
재택 근무는 말 그대로 직원의 주 업무 공간이 집인 경우를 의미합니다. 재택 근무 직원은 일반적으로 단일 시설에서 일하는 코로케이션 팀의 일원이거나 아니면 지리적으로 분산된 인력의 일원일 수 있습니다.
재택 근무는 일반적으로 개인을 의미하는 반면, 분산된 인력 근무는 여러 또는 모든 직원을 포괄하는 비즈니스 전반의 전략입니다.
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