1. 強化協同作業：在雲端儲存資料夾內共用檔案和資料，可讓團隊成員即時共用內容。許多雲端儲存供應商都允許多名使用者同時更新檔案，以利即時進行編輯和協同作業。有些雲端儲存供應商為傳送大型檔案提供了出色的替代方案：只需分享連結，就能即時存取大型檔案和資料夾。
2. 無所不在的存取：雲端儲存通常相當易於使用，可透過直覺的使用者介面，藉由拖放來執行上傳和下載。只要透過寬頻連線連接網際網路，使用者就能在任何地點使用任何裝置，存取其雲端式資料。
3. 安全性：雲端儲存供應商可提供層層堆砌的資料安全性。首先，資料通常會複寫至多個可用區域，以避免發生故障。此外，資料通常會進行加密，以防範未經授權的資料存取，因此，即使雲端供應商的伺服器遭到入侵，也無需擔心。
4. 節省成本：雲端儲存免除了在地端保留伺服器、儲存空間和網路裝置的必要性，還可將儲存管理作業外包給雲端供應商。企業無需使用人力和資源來管理基礎架構生命週期，也不必擔憂上述裝置的作業系統更新。使用者和企業不僅享有可預測的每月支出，更不用煩惱管理作業。
5. 自動備份：使用雲端儲存資料夾進行所有資料儲存作業，所有資料都會自動備份，進而讓使用者和企業從中受惠。雖然許多雲端儲存供應商會在本機的實體磁碟機中建立資料夾，以供離線存取之用，但寫入雲端儲存資料夾的資料會自動上傳至雲端供應商的伺服器，以防資料因使用者裝置故障而遺失。
6. 多裝置同步處理：只要裝置已開機並連接網際網路，在單一裝置上建立的檔案，就能與使用相同雲端儲存帳戶的其他裝置進行同步。舉例來說，使用者只需在出差前啟動其筆記型電腦，就能自動將桌上型電腦上建立的檔案同步至所選資料夾。凡是在筆記型電腦上進行的任何變更，都將自動同步回桌上型電腦。
7. 延展性：如果使用者或企業需求發生變化，雲端儲存也可在需要時，透過虛擬方式立即佈建所需的儲存空間，以做出因應。完全無需購買新的儲存裝置或伺服器。

雲端儲存之所以在過去幾年的日益普及化，背後存在著兩大主因。第一，雲端儲存供應商可提供「已將資料安全備份」所帶來的安心感，因此，如果本機電腦發生故障，使用者資料將安全地存放在雲端供應商處。許多雲端儲存供應商皆有提供相關功能，可擷取使用者意外刪除的資料，並選擇取得指定檔案的舊有版本。

第二，雲端儲存能提供可移植性和便利性。將資料儲存至雲端中，就能隨時隨地透過絕大多數的裝置加以存取。使用者可透過機場 Kiosk、辦公室桌面平台，或家中的智慧型手機，以存取其雲端儲存空間。只要提供正確的使用者帳戶資訊，就無需擔心。

雲端儲存空間會存放在連接網際網路的伺服器上。通常，使用者資料會寫入多部伺服器，以進行備援，並防範資料因發生故障而遺失。雲端儲存的使用者會透過網際網路連線，並使用網頁入口網站、雲端儲存應用程式或 API，存取其雲端儲存空間。因此，如果要上傳和下載大量的資料，請務必備妥足夠的頻寬 (和網路備援機制)，以支援企業的雲端儲存存取。

請留意，從供應商下載資料時，部分雲端儲存供應商會向使用者收取流出費用；因此，請務必瞭解設定雲端據點所涉及的各項費用。

使用者一旦建立好帳戶，就能透過下列方式佈建雲端儲存：

寫入其裝置上的雲端儲存資料夾

使用網頁介面，並針對所使用的儲存空間交易付費

透過每月收取相同費用的訂閱服務使用

視需要而定，依照雲端供應商來動態佈建

雲端儲存包含兩大主要類型

公有雲儲存

許多第三方都會透過「即服務」的形式，提供公有雲儲存。AWS、Google 和 Microsoft Azure 等超大規模雲端供應商，皆有提供企業專用的雲端儲存，而 Google、Dropbox、Box、Apple iDrive、Microsoft OneDrive 和其他許多公司，則提供了適用於個人和企業的訂閱式雲端儲存服務。

地端 (私有)

地端的私有雲儲存，會透過執行儲存佈建軟體的網路附加儲存裝置或伺服器提供。這些私有雲方案的運作方式與雲端供應商相同，可提供以資料夾形式顯示的虛擬儲存集區，以供連線使用者存取。

私有雲和公有雲儲存的主要差異，在於由哪一方負責維護和升級基礎架構。若為公有雲儲存，雲端供應商就需承擔上述責任。若為地端儲存，則終端使用者企業需負責進行維護和升級。通常，企業若注重安全性，或是基於治理或法規需求，而需要將儲存保留在地端，就會採用私有雲儲存模式。