什麼是數位工作區？
數位工作區會用來指稱傳統工作區演變至今的虛擬化、現代化版本。數位工作區體驗可提供個人化、以角色為基礎的服務，以及各項必備的資料、應用程式和協同作業工具，好讓員工能隨時隨地使用任何裝置遠端作業。為了達到上述目的，數位工作區會使用行動化服務和數位化技術來因應使用者活動，以協助提高員工參與度。
研究公司 Gartner 表示：「數位工作區可提供嶄新且更有效的工作方式、提高員工參與度和靈活性，並運用消費者導向的方法和技術。」
在 2009 年，Digital Workplace Group 公司創辦人 Paul Miller 提出了「數位工作區」一詞，以描述工作區技術的廣大商業網路。隨著工作區自然演進，數位工作區策略也納入多項技術和工具，以實現業務目標，包括：
數位工作區轉型需依照每個企業的實際需求來量身打造，同時大力聚焦於整體的使用者和員工體驗。數位工作區體驗應將溝通和協同作業予以簡化，同時提供集中化中心，讓員工能隨時隨地使用任何裝置存取資料，並執行業務職能。
調整環境，為未來做好準備的遠端工作
《遠端工作新時代：分散各地的員工趨勢調查》(The New Remote Work Era: Trends in the Distributed Workforce)
數位工作區可提供哪些優勢？
- 促進協同作業和溝通：數位工作區應用程式可鼓勵並簡化員工之間的水平溝通，以及員工和管理階層之間的垂直溝通。這有助於溝通原先難以傳達的想法。訊息工具可讓員工快速採取行動，而員工之間的意見回饋，將有助於提高士氣和員工滿意度。
- 提升效能：新的數位工具有助於識別關鍵績效指標，進而協助改善使用數位工作區工具的外部使用者和員工使用者體驗。
- 增加彈性：彈性的工作環境和工作時間，可提高員工對自身工作體驗的滿意度、協助其建立更出色的工作和生活平衡，並前後調整工作時間，以便在最周全的準備下執行工作。如此一來，就能讓夜貓子或早起的鳥兒充分運用其工作日。
- 提高生產力和效率：數位工作區可讓員工實現事半功倍之效，而輕鬆的協同作業和溝通方式，往往能鼓勵員工透過即時合作以完成工作，而非在等候電子郵件往返下，白白浪費數天時間。使用簡單且方便使用的工具來處理簡單的 IT 請求 (例如重設密碼)，也可減輕 IT 的負擔，繼而釋出更多技術資源，以進行生產力更高的工作。
- 降低營運成本：使用具備互動式白板的虛擬會議來取代實際出差，可大幅減少全年度的交票、旅館、餐飲、租車和其他支出。減少現場員工的數量，也有助於降低每月的不動產、電力和空調費用。此外，採用代管服務或軟體即服務所提供的數位工作區平台，可望削減地端伺服器、儲存裝置，以及操作上述項目所必備的 IT 資源。
- 增加營收：研究顯示，採用數位工作區策略可協助企業降低成本並提高生產力，繼而大幅帶動營收成長。
- 改善員工的使用者體驗：高度參與的員工，可善加利用社群媒體個人資料、名錄、活動摘要和協同作業工具，以進行溝通和合作，如此即可在員工之間建立更強大的聯繫，同時為所有員工營造「家庭」般的氛圍；無論員工隸屬哪個企業職等，都可受惠。使用者體驗獲得提升後，離職率也會為之降低，如此一來，就能減少訓練新進員工或填補流失技能的所需時間，從而提高獲利。
- 強化客戶經驗：員工滿意度越高，就越能帶領品牌邁向成功，而且，員工若在乎自身所處的職場，勢必會將這份熱忱傳達給自身接觸的客戶。
為何需要使用數位工作區？
工作已不再侷限於單一地點。全球疫情迫使管理團隊開始採用智慧型手機，並接連引發排山倒海的變化。鑑於遠端辦公的員工不斷增加，企業顯然需要重建職場環境，以提高員工參與度、鼓勵協同作業，並促進溝通。為了實現上述目標，企業紛紛著手採用安全的數位工作區策略。良好的數位工作區可藉助於技術和工具之力，賦予員工更多能力，而這些技術和工具則能免除設立昂貴辦公空間的必要性，藉此降低整體營運成本。
如何實作數位工作區？
每家企業的需求不盡相同，因此，勢必需要依循各自的路徑，以朝著安全的數位工作區邁進。不過，在擬定數位工作區策略時，企業應將下列幾項指引納入考量。
首先，請評估現行的數位工作區。請務必判斷既有系統的優點和缺點。這項評估的範圍應涵蓋企業整體，而且通常會從員工調查著手，以掌握目前使用的工具、員工對現有軟體有何意見、哪些行動有助於改善員工的工作流程，以及目前面臨哪些阻礙。數位工作區應著重排除這些障礙，並協助員工更輕鬆地完成工作，且進行溝通。
完成評估後，請務必邀請企業內的業務和 IT 團隊主管實地參與，以便為採用作業建立共同目標和明確願景。如果無法讓眾人達成共識，並建立明確且簡單扼要的目標，勢必難以爭取每位企業員工的支持，特別是不瞭解此一轉型可帶來哪些優勢的員工。此外，高階主管必須對快速採用表達支持，而管理團隊也應確保各層級的企業員工都能大力支持相關作業。
接著，鑑於數位工作區會著重改善溝通和協同作業，在推動數位工作區策略時，請務必將這些項目列為重要關鍵。專案管理應實踐自身的承諾，並利用訊息、內部網路、Wiki 和企業社交媒體工具，向員工傳達數位工作區的推展狀態。上述所有溝通內容都應傳達給所有員工，無論對方位於何處，或使用何種裝置存取企業通訊。此外，對員工的溝通流程應講求公開透明，並強調企業正如何邁向數位工作區、過程中發現和處理了哪些問題或麻煩，以及眾人應如何攜手實現共通的目標。
最後，請務必安排適當的新數位工作區訓練，此舉不僅能嘉惠現有員工，還可協助新進員工順利上線。無論新的工作環境可望提供哪些優勢，變化總是會帶來壓力，而許多員工都會對此帶有戒心。扎實的訓練計畫可提供必備的工具洞悉，並說明當初採用這些工具的原因，繼而協助員工瞭解這些變化為何如此重要，同時提高學習期間的安心感。訓練及其衍生的說明文件，有助於減輕現有員工的恐懼感，並協助新進員工自到職的第一天起，就能更有效地發揮成效。
數位工作區會對員工體驗帶來哪些影響？
數位工作區可協助企業建立更深入的職場關係，以及更強大的職場文化，從而提高生產力、提升整體業務成效，並強化對公司的忠誠度。這個嶄新的數位化體驗將與員工各項工作職能層層連結，亦即，此一企業轉型將以員工為中心。
數位工作區中的協同作業和通訊工具，可大幅增強管理階層對企業員工問題的傾聽能力，並在管理階層和員工之間營造更強大的關係。如果員工認為公司有傾聽他們的心聲，就更有可能分享自身掌握的洞悉，進而對單一客戶或企業整體發揮影響力。
由於員工滿意度和參與度為主導企業成敗的重要關鍵，提供出色的員工體驗，可望嘉惠企業內的每一份子；從任務工作者到管理團隊，都能受惠。
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