什麼是遠端工作?


遠端工作是一種工作模式,可讓員工在雇主中央辦公室以外的場所完成工作。這些場所可包含員工住家、共同工作空間或其他共享空間、私人辦公室,或是位於傳統企業辦公室建築或園區以外的任何地點。

為何遠端工作如此熱門?

遠端工作如此熱門的原因之一,在於可為員工和雇主帶來諸多優勢。此外,新冠肺炎 (COVID-19) 疫情爆發,迫使許多組織需要迅速從傳統的面對面工作環境轉換為完整的遠端工作模式,繼而確保員工的健康和安全,這也讓遠端工作再次成為眾所矚目的焦點。

遠端工作可提供眾多優勢,包括縮短或免除通勤時間、招募和聘用優勢,以及提升生產力,正因如此,其熱門度始終居高不下。

虛擬機

《支援在家工作措施以確保業務續航力的重要考量》(Key Considerations to Supporting Work-at-Home Directives for Business Continuity)

深入瞭解 

遠端工作如何運作?

遠端工作需要仰賴適當的文化、流程和技術,以協助虛擬團隊於任何地點順利完成工作。從文化方面來看,若要成功推動遠端工作,就需要假設人員或團隊將採用遠端工作做為其型態。儘管這項策略沒有任何藍圖可供參照,成功的遠端工作模式往往具備幾項共通點,包括:

  • 強大且可靠的連線:虛擬團隊相當倚重快速的網際網路,以及可密集使用的行動技術。
  • 通訊和協同作業工具:遠端工作者需要通力合作,而合作型態也應如同眾人「齊聚一堂」一樣。若要達成此一目的,就須仰賴高品質的應用程式和技術平台,以因應聊天室、視訊會議、檔案共用、遠端桌面平台和其他一般業務需求。
  • 健全的工作文化:高成效的虛擬團隊,往往會以信任和團隊工作等文化為基礎,且經常著重於結果,而非「面對面時間」或待在辦公室內的時數。而有利推動遠端工作的文化,也少不了能給予適當支援的管理階層,除了對遠端工作模式深具信心之外,還應化身強大的後盾,以協助個人和團隊的透過此一工作型態善盡其責。

遠端工作可提供哪些優勢?

相較於傳統的現場作業模式,遠端工作可提供多項明確優勢,因而備受個人或組織青睞,當中包括:

  • 縮短或面除通勤時間:遠端工作者 (特別是選擇在家工作者) 大多傾向節省往返工作地點的時間。這表示,遠端工作者每週可藉此重新獲得大量的私人生活時間。畢竟,如果員工的單程通勤時間為 30 分鐘,選擇在家工作後,每週就能省下 5 小時的通勤時間,以及附加的交通成本。

  • 強化業務續航力:虛擬團隊往往具備更高適應力,因為團隊成員不需要齊聚一堂,就能各盡其職。此一適應力有助於提高業務續航力的規劃能力,特別在遭遇任何意外或緊急狀況,而導致員工突然無法前來辦公室工作時。

  • 減少企業辦公室空間需求:大規模運用遠端工作模式的組織,通常可縮減實體辦公室空間,進而節省成本並提高長期彈性。

  • 招募和聘用優勢:招募遠端員工有助於大幅擴充人資經理的潛在候選人才庫,畢竟對方不必位於當地,公司也無需負擔昂貴的搬遷補助。對於當地勞工市場競爭激烈,或面臨特定技能短缺的招募人員或招募經理而言,遠端工作無疑提供了一大利基。

遠端工作的最佳實踐方式

雖然遠端工作並不存在所謂的「理想」方式,依舊可透過幾項最佳實踐方式來奠定成功契機,當中包括:

  • 明確的指引和政策:若要培育信任的文化,就需透過健全的方式瞭解各項期望,包括:某人是否應在特定時段或每天花費多少時間「位於辦公室中」(或可於線上通訊)?如何評估績效?哪些裝置和應用程式已核准用於業務用途上?諸如此類。

  • 建立團隊意識:虛擬團隊與一般團隊無異。經理有責任建立樂於合作、溝通且共存共榮的團隊,其職責會包含在情況允許時偶爾進行會談 (例如休憩放鬆或社交場合),以及採取其他措施 (例如慶祝個人或團隊的成果)。

  • 採用先進技術:遠端團隊成效良好的公司,大多會投資購置員工完成工作所需的技術。這包括遠端桌面平台和行動裝置、高速寬頻、可靠且易於使用的應用程式,以及其他業務相關需求。

遠端工作面臨的挑戰

遠端工作若未採取最佳實踐方式和基本原則,問題勢必會逐一浮上檯面,繼而衍生下列挑戰:

  • 消耗生產力:如果沒有明確的指引和政策,員工可能會喪失動機且生產力下滑。

  • 缺乏信任和管理不當:如果欠缺信任,或無法透過虛擬方式進行觀察並確保員工善盡其職,就有可能產生不安並降低士氣。

  • 技術不可靠:不適當的工具和技術可能會扼殺虛擬團隊的生產力和士氣。寬頻連線不良、應用程式不穩定和硬體過時等因素,都會讓人感到受挫,並大幅削減成果。

  • 遠端員工喪失工作熱忱:最後一項挑戰,則會發生在員工或雇主並非出於自願或策略,卻被迫遠端工作的情況。畢竟,遠端工作型態僅適用於願意發揮其優勢的人員和組織。

遠端工作和在家工作有何不同?

在家工作是一種遠端工作形式,而兩者無法完全互通。原因在於:遠端工作並未限定工作地點;採用遠端工作形式,僅代表員工鮮少前往傳統辦公室完成工作。遠端員工的日常型態,就是在辦公室以外的其他某些地點工作,而該地點包含但不限於住家。

此外,「在家工作」也可用來指稱臨時或頻率較低的遠端工作形式。這類型的情況可能包含:員工基於短期的孩童照護需求,需要臨時在家工作一到兩天,但在其他時候,則會照常前往公司辦公室上班。這種工作形式有時也稱為「遠距通勤」或「遠距工作」。遠端工作者絕大多數 (或所有) 時間會於公司以外的地點工作,相較之下,遠距通勤或遠距工作者也會定期前往傳統辦公室工作。

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